SuomiAreenan Kansalaistorin rakennus- ja purkuprosessien kuvaaminen
Melanen, Sara (2021)
Melanen, Sara
2021
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021052410802
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021052410802
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön aiheena oli SuomiAreenan Kansalaistorin tapahtuma-alueen rakennus- ja purkuprosessien kuvaaminen. Kansalaistori järjestettiin ensimmäisen kerran vuonna 2008. Systemaattista mallia Kansalaistorin järjestämiselle ei ollut toteutettu ennen tätä opinnäytetyötä. Laajuutensa vuoksi opinnäytetyö rajattiin koskemaan rakennus- ja purkuvaiheita. Kehittämistehtävän tarkoituksena oli selvittää kyseisten vaiheiden nykytila ja luoda selkeät prosessikaaviot tapahtumajärjestämisen tueksi. Toimeksiantajana toimi Porin kaupunki.
Kehittämistehtävä toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä, jonka tuotoksena olivat prosessikaaviot ohjeineen. Aineistonkeruumenetelminä käytettiin työpajoja ja konsultaatioita, joissa oli teemahaastattelun piirteitä. Työpajoja järjestettiin yhteensä kolme alkuvuodesta 2021. Työpajojen fasilitointien suunnittelussa käytettiin apuna alan kirjallisuutta ja sisällöllisesti niissä luotiin vuosikello, kartoitettiin Kansalaistorin rakennus- ja purkuprosessien nykytila sekä analysoitiin ja parannettiin prosesseja. Konsultaatiot, joissa kerättiin puuttuvia tietoja ja varmistettiin asioita, pidettiin työpajojen jälkeen maaliskuun ja huhtikuun lopussa 2021. Sekä työpajoihin että konsultaatioihin osallistuivat vaihtelevilla kokoonpanoilla Porin kaupungin SuomiAreena-ydintiimin henkilöstöä, jota olivat tapahtumatuottaja, tapahtumasuunnittelija, logistiikkapäällikkö ja tapahtuma-asiantuntija.
Tuloksista huomattiin, että erityisesti henkilöresurssien, vastuunjaon ja systemaattisuuden puute ovat suuria ongelmia prosesseissa. Näihin asioihin pyrittiin keskittymään prosessien kuvaamisia tehdessä. Tavoitteena oli, että systemaattisen työkalun avulla Kansalaistorin rakennus- ja purkuvaiheiden parissa työskentelevien prosessinhallinta helpottuu ja vastuut selkiytyvät. The topic of this thesis was to describe the construction and dismantling processes of the SuomiAreena’s Kansalaistori (Citizens Square) event area. The Kansalaistori was first organized in 2008. A systematic model for organizing the Kansalaistori had not been implemented before this thesis. The thesis was limited to include construction and dismantling phases due to large scope of Kansalaistori event. The intention of this development case was to find out the current situation of the particular phases and to create clear process flow charts to support organizing the event. This work was commissioned by the City of Pori.
The development task was accomplished as a functional thesis, and the output of which was process flow charts with instructions. Workshops and consultations with features of a thematic interview were used as data collection methods. A total three workshops were organized from the beginning of 2021. The literature in the field was used to help design the facilitations of the workshops. In the workshops an annual planning cycle was created, the current state of Kansalaistori construction and dismantling processes was surveyed, analyzed and improved. Consultations, in which missing information was collected and gathered data was confirmed, were held after the workshops at the end of March and April 2021. Both workshops and consultations were attended in various configurations by staff from the City of Pori’s SuomiAreena core team, including event producer, event planner, logistics manager and event specialist.
The results showed that the lack of human resources, division of responsibilities and systematicity in particular are major problems in the processes. Efforts were made to focus on these issues when modeling the processes. The aim was that with the help of a systematic tool, the process management and responsibilities of those working in the construction and dismantling phases of Kansalaistori would be clear, improved and efficient.
Kehittämistehtävä toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä, jonka tuotoksena olivat prosessikaaviot ohjeineen. Aineistonkeruumenetelminä käytettiin työpajoja ja konsultaatioita, joissa oli teemahaastattelun piirteitä. Työpajoja järjestettiin yhteensä kolme alkuvuodesta 2021. Työpajojen fasilitointien suunnittelussa käytettiin apuna alan kirjallisuutta ja sisällöllisesti niissä luotiin vuosikello, kartoitettiin Kansalaistorin rakennus- ja purkuprosessien nykytila sekä analysoitiin ja parannettiin prosesseja. Konsultaatiot, joissa kerättiin puuttuvia tietoja ja varmistettiin asioita, pidettiin työpajojen jälkeen maaliskuun ja huhtikuun lopussa 2021. Sekä työpajoihin että konsultaatioihin osallistuivat vaihtelevilla kokoonpanoilla Porin kaupungin SuomiAreena-ydintiimin henkilöstöä, jota olivat tapahtumatuottaja, tapahtumasuunnittelija, logistiikkapäällikkö ja tapahtuma-asiantuntija.
Tuloksista huomattiin, että erityisesti henkilöresurssien, vastuunjaon ja systemaattisuuden puute ovat suuria ongelmia prosesseissa. Näihin asioihin pyrittiin keskittymään prosessien kuvaamisia tehdessä. Tavoitteena oli, että systemaattisen työkalun avulla Kansalaistorin rakennus- ja purkuvaiheiden parissa työskentelevien prosessinhallinta helpottuu ja vastuut selkiytyvät.
The development task was accomplished as a functional thesis, and the output of which was process flow charts with instructions. Workshops and consultations with features of a thematic interview were used as data collection methods. A total three workshops were organized from the beginning of 2021. The literature in the field was used to help design the facilitations of the workshops. In the workshops an annual planning cycle was created, the current state of Kansalaistori construction and dismantling processes was surveyed, analyzed and improved. Consultations, in which missing information was collected and gathered data was confirmed, were held after the workshops at the end of March and April 2021. Both workshops and consultations were attended in various configurations by staff from the City of Pori’s SuomiAreena core team, including event producer, event planner, logistics manager and event specialist.
The results showed that the lack of human resources, division of responsibilities and systematicity in particular are major problems in the processes. Efforts were made to focus on these issues when modeling the processes. The aim was that with the help of a systematic tool, the process management and responsibilities of those working in the construction and dismantling phases of Kansalaistori would be clear, improved and efficient.