Muutosprosessi Quinyx-työvoimanhallintajärjestelmässä
Putkonen, Outi (2020)
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202005077627
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202005077627
Tiivistelmä
Opinnäytetyö Muutosprosessi Quinyx-työvoimanhallintajärjestelmässä käsittelee konfigurointimuutoksia tulkinnallisen työaikajärjestelmän, Quinyxin, tuotantoympäristössä niissä tilanteissa, joissa työaikajärjestelmä on tilattu SaaS-palveluna (Software as a Service) ja järjestelmä on jo tuotannossa. Quinyx tulkitsee kirjattua työaikaa reaaliaikaisesti ja tuottaa automaattisesti palkka-aineistoa huomioiden lisät, ylityöt ja poissaolot työntekijän kirjausten perusteella. Tuotannossa olevaan järjestelmään tehtävillä muutoksilla on merkittäviä taloudellisia ja henkilöstöhallinnollisia seurauksia, joten muutoksissa korostuvat selkeä prosessi, toimittajan ja asiakkaan kommunikaatio sekä muutosjohtaminen.
Tämä päättötyö on toiminnallinen opinnäyte, jonka tavoitteena on kehittää Quinyx-työvoimahallintajärjestelmän muutosprosessia keskittyen erityisesti prosessin sujuvuuteen ja roolien selkeyttämiseen parantaen palvelun laatua. Työ tähtää asiakkaan tarpeet ja toimintatavat huomioivaan hallittuun muutokseen sekä virheiden vähentämiseen toimintamalleja yhtenäistämällä ja dokumentointia parantamalla. Päättötyön lopputuloksena syntyi näihin tavoitteisiin vastaava produkti, joka koostuu muutosprosessin prosessikuvauksesta, muutosdokumentista ja asiakasmateriaalista.
Työ tehtiin toimeksiantona Azets Insight Oy:lle. Produktia hyödynnetään Azets Technology Finland -osaston työaikajärjestelmätiimin työkaluna. Työ toteutettiin pääosin 1.12.2019–31.1.2020 työaikatiimin kehittämisprojektina. Päättötyössä sovellettiin monitieteellistä näkökulmaa. Kehittämishanke projektoitiin, mikä tarkoitti muutosjohtamisen yhdistämistä projektin johtamiseen. Lisäksi asiakaslähtöisessä kehittämisessä hyödynnettiin palvelumuotoilun menetelmiä. Tietoperusta kerättiin työpajatyöskentelyllä, ja pääasiallisina menetelminä olivat aivoriihi sekä ishikawan kalanruotokaavio.
Työ valmistui tilaajan asettamassa aikataulussa, ja työn tilaaja oli tyytyväinen kehittämishankkeessa tuotettuihin asiakirjoihin, jotka otettiin käyttöön välittömästi. Uudet työkalut saavuttivat asetetut tavoitteet parantaen asiakaspalvelua ja vahvistaen toimeksiantajan asiakaslähtöistä palvelulupausta. Lisäksi produktin eri osat tehostavat tiimin työtä yhtenäistäen toimintamalleja.
Lisäksi kehittämishankkeella oli suuri merkitys tiimin ammatti-identiteetin sekä kilpailuedun hahmottamisen kannalta. Tiimille kirkastui, että keskeinen kilpailuetu syntyy osaavalla, asiakkaan toimintaympäristöt ja työehtosopimukset tuntevalla palvelulla, joka pohjautuu jatkuvaan kehittämiseen. Keskeisessä asemassa on myös strateginen osaaminen: projektijohtamisen sekä muutosjohtamisen yhdistäminen sopivassa suhteessa muutosprosessin aikana.
Tämä päättötyö on toiminnallinen opinnäyte, jonka tavoitteena on kehittää Quinyx-työvoimahallintajärjestelmän muutosprosessia keskittyen erityisesti prosessin sujuvuuteen ja roolien selkeyttämiseen parantaen palvelun laatua. Työ tähtää asiakkaan tarpeet ja toimintatavat huomioivaan hallittuun muutokseen sekä virheiden vähentämiseen toimintamalleja yhtenäistämällä ja dokumentointia parantamalla. Päättötyön lopputuloksena syntyi näihin tavoitteisiin vastaava produkti, joka koostuu muutosprosessin prosessikuvauksesta, muutosdokumentista ja asiakasmateriaalista.
Työ tehtiin toimeksiantona Azets Insight Oy:lle. Produktia hyödynnetään Azets Technology Finland -osaston työaikajärjestelmätiimin työkaluna. Työ toteutettiin pääosin 1.12.2019–31.1.2020 työaikatiimin kehittämisprojektina. Päättötyössä sovellettiin monitieteellistä näkökulmaa. Kehittämishanke projektoitiin, mikä tarkoitti muutosjohtamisen yhdistämistä projektin johtamiseen. Lisäksi asiakaslähtöisessä kehittämisessä hyödynnettiin palvelumuotoilun menetelmiä. Tietoperusta kerättiin työpajatyöskentelyllä, ja pääasiallisina menetelminä olivat aivoriihi sekä ishikawan kalanruotokaavio.
Työ valmistui tilaajan asettamassa aikataulussa, ja työn tilaaja oli tyytyväinen kehittämishankkeessa tuotettuihin asiakirjoihin, jotka otettiin käyttöön välittömästi. Uudet työkalut saavuttivat asetetut tavoitteet parantaen asiakaspalvelua ja vahvistaen toimeksiantajan asiakaslähtöistä palvelulupausta. Lisäksi produktin eri osat tehostavat tiimin työtä yhtenäistäen toimintamalleja.
Lisäksi kehittämishankkeella oli suuri merkitys tiimin ammatti-identiteetin sekä kilpailuedun hahmottamisen kannalta. Tiimille kirkastui, että keskeinen kilpailuetu syntyy osaavalla, asiakkaan toimintaympäristöt ja työehtosopimukset tuntevalla palvelulla, joka pohjautuu jatkuvaan kehittämiseen. Keskeisessä asemassa on myös strateginen osaaminen: projektijohtamisen sekä muutosjohtamisen yhdistäminen sopivassa suhteessa muutosprosessin aikana.