Sujuvuutta työhön! Sähköisten ohjeiden tehokas käyttö Lohjan sairaalan naistentautien ja synnytysten yksikössä
Laine, Jaana (2016)
Laine, Jaana
Laurea-ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201602212469
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201602212469
Tiivistelmä
Opinnäytetyö toteutettiin kehittämistyönä Lohjan sairaalan synnytysten ja naistentautien yksikköön. Ennen kehittämistä ohjeita oli kansioissa, seinillä ja fläppitauluissa, osa intranetissä, henkilökunnan omissa tallenteissa ja sähköpostissa. Kehittämistyönä koottiin toimipisteittäin käytössä olevat hoito- ja potilasohjeet yhteiseen tietoverkkoon.
Päämääränä oli kehittää ja parantaa ohjeiden käytettävyyttä hoitotyössä tiedon keräämisen ja kokoamisen avulla. Tavoitteena oli ohjeiden kokoamisen lisäksi, että jokainen henkilökunnan jäsen osaa käyttää sähköisen järjestelmän ohjeita omassa työssään. Lähiesimiehet ja muutama henkilökunnan jäsen vastaa ohjeiden päivittämisestä ja muutoksista tiedottamisen alaisilleen. Tavoitteena oli, että kehittämistyön lopussa, ohjeista vastaavat henkilöt osaavat lisätä, muokata ja poistaa ohjeita.
Kehittämismenetelmänä käytettiin juurruttamista. Sen ensimmäinen vaihe on muutoksen merkityksen löytäminen. Ohjeiden kokoaminen sähköiseen järjestelmään on idea, joka oli tullut työntekijöiltä. Juurruttaminen sopi siis menetelmäksi erinomaisesti. Lean-menetelmien avulla rakennettiin ohjeista mahdollisimman visuaaliset ja helppokäyttöiset. Tiedon hankintamenetelmänä käytettiin teemahaastatteluja, joita tehtiin yksilö- ja ryhmähaastatteluina. Haastatteluun osallistui henkilökuntaa jokaisesta yksikön toimipisteestä.
Kehittämistyöllä saatiin ohjeiden käytettävyys, säilytys ja päivitys yhtenäistettyä joka toimipisteeseen ja siten nykyajan vaatimusten mukaisiksi. Henkilökohtaisten ohjeiden tallenteiden tärkeys väheni, koska ohjeet olivat koottuna yhteiseen tietoverkkoon intranettiin, joka on HUS:n yhteinen tietoverkko. Ohjeita voi intranettiin lisätä, poistaa ja päivittää.
Kehittämistyötä arvioitiin erillisellä kyselyllä, mittaamalla aikaa ohjeen löytämiseen ja laskemalla tietokoneen hiiren klikkauksia ohjeen etsimisessä. Tulosten perusteella ohjeiden hakeminen helpottui, henkilökunta alkoi käyttämään intranettiä aiempaa enemmän ja ohjeiden etsimisaikaa saatiin lyhemmäksi. Henkilökunta koki, että kehittämistyö oli tarpeellinen ja he olivat kaivanneet tällaista ”tietopankkia”.
Kehittämistyön jatkumiseksi on tärkeää, että kaikki ohjeisiin tulleet muutokset tehdään suoraan intranettiin, jotta käytössä ovat aina uusimmat ohjeet. Lähiesimiesten ja henkilökunnan, jotka tekevät muutoksia ohjeisiin, tukeminen ja ohjaaminen intranetin käytössä ovat jatkossakin tärkeää. Opinnäytetyön tekijä jatkaa vastuuhenkilönä ohjeiden ylläpidossa, sillä kehittämisympäristö on myös hänen työpaikkansa.
Päämääränä oli kehittää ja parantaa ohjeiden käytettävyyttä hoitotyössä tiedon keräämisen ja kokoamisen avulla. Tavoitteena oli ohjeiden kokoamisen lisäksi, että jokainen henkilökunnan jäsen osaa käyttää sähköisen järjestelmän ohjeita omassa työssään. Lähiesimiehet ja muutama henkilökunnan jäsen vastaa ohjeiden päivittämisestä ja muutoksista tiedottamisen alaisilleen. Tavoitteena oli, että kehittämistyön lopussa, ohjeista vastaavat henkilöt osaavat lisätä, muokata ja poistaa ohjeita.
Kehittämismenetelmänä käytettiin juurruttamista. Sen ensimmäinen vaihe on muutoksen merkityksen löytäminen. Ohjeiden kokoaminen sähköiseen järjestelmään on idea, joka oli tullut työntekijöiltä. Juurruttaminen sopi siis menetelmäksi erinomaisesti. Lean-menetelmien avulla rakennettiin ohjeista mahdollisimman visuaaliset ja helppokäyttöiset. Tiedon hankintamenetelmänä käytettiin teemahaastatteluja, joita tehtiin yksilö- ja ryhmähaastatteluina. Haastatteluun osallistui henkilökuntaa jokaisesta yksikön toimipisteestä.
Kehittämistyöllä saatiin ohjeiden käytettävyys, säilytys ja päivitys yhtenäistettyä joka toimipisteeseen ja siten nykyajan vaatimusten mukaisiksi. Henkilökohtaisten ohjeiden tallenteiden tärkeys väheni, koska ohjeet olivat koottuna yhteiseen tietoverkkoon intranettiin, joka on HUS:n yhteinen tietoverkko. Ohjeita voi intranettiin lisätä, poistaa ja päivittää.
Kehittämistyötä arvioitiin erillisellä kyselyllä, mittaamalla aikaa ohjeen löytämiseen ja laskemalla tietokoneen hiiren klikkauksia ohjeen etsimisessä. Tulosten perusteella ohjeiden hakeminen helpottui, henkilökunta alkoi käyttämään intranettiä aiempaa enemmän ja ohjeiden etsimisaikaa saatiin lyhemmäksi. Henkilökunta koki, että kehittämistyö oli tarpeellinen ja he olivat kaivanneet tällaista ”tietopankkia”.
Kehittämistyön jatkumiseksi on tärkeää, että kaikki ohjeisiin tulleet muutokset tehdään suoraan intranettiin, jotta käytössä ovat aina uusimmat ohjeet. Lähiesimiesten ja henkilökunnan, jotka tekevät muutoksia ohjeisiin, tukeminen ja ohjaaminen intranetin käytössä ovat jatkossakin tärkeää. Opinnäytetyön tekijä jatkaa vastuuhenkilönä ohjeiden ylläpidossa, sillä kehittämisympäristö on myös hänen työpaikkansa.