Sähköisen arkistoinnin käyttöönotto ja ostolaskujen kierrätyksen tehostaminen : ohjekirja työntekijöille
Ylä-Sulkava, Panu (2013)
Ylä-Sulkava, Panu
Seinäjoen ammattikorkeakoulu
2013
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013121821685
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013121821685
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää tilitoimisto Kaks-tilit Oy:n rutiineja sähköisen taloushallinnon avulla. Tähän tarpeeseen laadittiin ohjekirja ostolaskujen kierrätyksestä ja sähköisestä arkistoinnista. Liitteenä olevat ohjekirjat kehitettiin Kak-tilit Oy:n työntekijöiden avuksi.
Työn teoriaosuus muodostui luvuista kaksi ja kolme. Luvussa kaksi käsiteltiin taloushallinnon muodostumista. Sen jälkeen siirryttiin sähköisen taloushallinnon tilanteen määrittelyyn ja perusteisiin. Luvussa kolme käsiteltiin työn tärkeimpiä käsitteitä eli verkkolaskua, ostolaskun kierrätystä ja sähköistä arkistointia. Kolmannessa luvussa esiteltiin myös Fivaldi -ympäristöä.
Opinnäytetyö toteutettiin kehittämishankkeena. Osallistuvan havainnoin avulla tutustuttiin ostolaskujen kierrätykseen ja sähköiseen arkistoon. Tämän jälkeen ohjekirjat toteutettiin kokeilemalla kyseisten palvelujen toimintaa testiyrityksessä. Ohjekirjojen tekemisen apuna käytettiin Fivaldin luomia ohjekirjoja.
Toteutettuihin ohjekirjoihin oltiin kokonaisuudessaan tyytyväisiä. Ostolaskujen kierrätys ja sähköinen arkistointi eivät olleet käytössä tilitoimistossa kuin ainoastaan muutamilla yrityksillä. Näillä yrityksillä ei myöskään ollut käytössä kyseisten ohjelmien kaikki toiminnot. Ohjekirjat antoivat kuitenkin suuntaa sille, mitä ohjelmilla pystyttiin tekemään. Kun tiettyä toimintoa haluttiin hyödyntää, sen toimintaan voitiin perehtyä ohjekirjan avulla.
Työn teoriaosuus muodostui luvuista kaksi ja kolme. Luvussa kaksi käsiteltiin taloushallinnon muodostumista. Sen jälkeen siirryttiin sähköisen taloushallinnon tilanteen määrittelyyn ja perusteisiin. Luvussa kolme käsiteltiin työn tärkeimpiä käsitteitä eli verkkolaskua, ostolaskun kierrätystä ja sähköistä arkistointia. Kolmannessa luvussa esiteltiin myös Fivaldi -ympäristöä.
Opinnäytetyö toteutettiin kehittämishankkeena. Osallistuvan havainnoin avulla tutustuttiin ostolaskujen kierrätykseen ja sähköiseen arkistoon. Tämän jälkeen ohjekirjat toteutettiin kokeilemalla kyseisten palvelujen toimintaa testiyrityksessä. Ohjekirjojen tekemisen apuna käytettiin Fivaldin luomia ohjekirjoja.
Toteutettuihin ohjekirjoihin oltiin kokonaisuudessaan tyytyväisiä. Ostolaskujen kierrätys ja sähköinen arkistointi eivät olleet käytössä tilitoimistossa kuin ainoastaan muutamilla yrityksillä. Näillä yrityksillä ei myöskään ollut käytössä kyseisten ohjelmien kaikki toiminnot. Ohjekirjat antoivat kuitenkin suuntaa sille, mitä ohjelmilla pystyttiin tekemään. Kun tiettyä toimintoa haluttiin hyödyntää, sen toimintaan voitiin perehtyä ohjekirjan avulla.