Asianhallintajärjestelmän käytön tukeminen : Metsähallituksessa
Yliruka, Marja (2013)
Yliruka, Marja
Mikkelin ammattikorkeakoulu
2013
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013053012023
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013053012023
Tiivistelmä
Tässä opinnäytetyössä tutkitaan, miksi Metsähallituksessa on asianhallintajärjestelmä ja miten sen käyttäjiä käytössä tuetaan. Valtion liikelaitos Metsähallituksessa on otettu helmikuussa 2013 käyttöön uusi Innofactor Oyj:n toimittama Dynasty 360 -asianhallintajärjestelmä, jota käytetään organisaation toiminnan kannalta keskeisen tiedon hallinnoinnissa. Metsähallituksen toiminnan kehittämiseen liittyvä järjestelmähankinta on toteutettu projektityönä. Kaksivaiheisessa projektissa on meneillään ensimmäinen vaihe.
Tarvetta asianhallintajärjestelmän käytölle tarkastellaan Metsähallituksen oman toiminnan, lakien, ohjeiden, suositusten ja standardien perusteella. Käyttäjien halukkuutta käyttää uutta tietojärjestelmää käsitellään motivoitumiskysymyksenä.
Opinnäytetyössä esitellään ne keinot, joilla käyttöoikeuksiltaan erilaisia käyttäjiä perehdytetään Metsä-hallituksessa asianhallintajärjestelmän käyttöön. Perehdyttämistilaisuuksia on järjestetty koko kevään 2013 ajan. Osallistujien mielipiteitä mitattiin pienimuotoisella sähköpostitse toteutetulla kyselytutkimuksella.
Tutkimuksessa saatu palaute on varsin rakentavaa. Kritiikki kohdistuu pääosin etäyhteyksin järjestettävien perehdyttämistilaisuuksien heterogeenisiin osallistujaryhmiin. Osallistujat toivovat kohderyhmien parempaa huomioon ottamista perehdyttämistilaisuuksissa ja selkeän, kullekin ryhmälle sopivan aiherungon laatimista.
Asianhallintajärjestelmän käytön tukeminen monipuolisesti ohjeiden, avusteiden, havainnollisten videoiden ja ryhmien tai henkilökohtaisen perehdyttämisen avulla on tärkeää. Mahdollisimman laadukkaalla perehdyttämisellä pyritään yhtenäistämään ja tehostamaan tietoon ja asianhallintajärjestelmään liittyviä toimintatapoja. Tiedonhallinnan kehittäminen on strategialähtöistä ja johdon tukemaa.
Uuden asianhallintajärjestelmän avulla Metsähallituksessa edetään kohti SÄHKE2-normin mukaista tietojen sähköistä arkistointia ja sähköistä asiointia. Tiedonhallinnan toimintatapojen tehostamisen, nykyaikaisen tiedonohjaussuunnitelman laatimisen ja tiedonohjausjärjestelmän käyttöönoton jälkeen Metsähallitus tulee olemaan sähköisessä tietojen hallinnan kehityksessä pitkällä.
Tarvetta asianhallintajärjestelmän käytölle tarkastellaan Metsähallituksen oman toiminnan, lakien, ohjeiden, suositusten ja standardien perusteella. Käyttäjien halukkuutta käyttää uutta tietojärjestelmää käsitellään motivoitumiskysymyksenä.
Opinnäytetyössä esitellään ne keinot, joilla käyttöoikeuksiltaan erilaisia käyttäjiä perehdytetään Metsä-hallituksessa asianhallintajärjestelmän käyttöön. Perehdyttämistilaisuuksia on järjestetty koko kevään 2013 ajan. Osallistujien mielipiteitä mitattiin pienimuotoisella sähköpostitse toteutetulla kyselytutkimuksella.
Tutkimuksessa saatu palaute on varsin rakentavaa. Kritiikki kohdistuu pääosin etäyhteyksin järjestettävien perehdyttämistilaisuuksien heterogeenisiin osallistujaryhmiin. Osallistujat toivovat kohderyhmien parempaa huomioon ottamista perehdyttämistilaisuuksissa ja selkeän, kullekin ryhmälle sopivan aiherungon laatimista.
Asianhallintajärjestelmän käytön tukeminen monipuolisesti ohjeiden, avusteiden, havainnollisten videoiden ja ryhmien tai henkilökohtaisen perehdyttämisen avulla on tärkeää. Mahdollisimman laadukkaalla perehdyttämisellä pyritään yhtenäistämään ja tehostamaan tietoon ja asianhallintajärjestelmään liittyviä toimintatapoja. Tiedonhallinnan kehittäminen on strategialähtöistä ja johdon tukemaa.
Uuden asianhallintajärjestelmän avulla Metsähallituksessa edetään kohti SÄHKE2-normin mukaista tietojen sähköistä arkistointia ja sähköistä asiointia. Tiedonhallinnan toimintatapojen tehostamisen, nykyaikaisen tiedonohjaussuunnitelman laatimisen ja tiedonohjausjärjestelmän käyttöönoton jälkeen Metsähallitus tulee olemaan sähköisessä tietojen hallinnan kehityksessä pitkällä.