Ravintolapalveluiden ostolaskuprosessin tehostaminen
Siilin, Hanna (2013)
Siilin, Hanna
Metropolia Ammattikorkeakoulu
2013
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013053011839
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013053011839
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tarkoituksena oli tehostaa toimeksiantajan eli suomalaisen kiinteistöpalveluihin erikoistuneen yhtiön Suomen toimintojen ravintolapalveluostojen ostolaskuprosessia. Työn tavoitteeseen pyrittiin pääsemään tekemällä nykyisistä prosesseista nykytila-analyysi ja pureutumalla prosessianalyysissa havaittuihin kriittisiin kehityskohtiin.
Työ toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä yhteistyössä toimeksiantajan taloushallinnon, henkilöstöhallinnon, tuoteohjauksen ja ravintolakumppanien kanssa. Työssä käytettiin laadullisia tutkimusmenetelmiä. Aineisto kerättiin käyttämällä teemahaastattelua, avointa haastattelua, tutkijan henkilökohtaista havainnointia ja hiljaista tietoa. Työ perustui teoriaan prosessin kehittämisestä, tehokkuudesta, ostolaskuprosessista sekä viranomaismääräyksiin ravintoedusta ja elinkeinonharjoittajan edustusmenoista.
Ravintolaostot jaettiin neljään ryhmään: ulkoiset kokoustarjoiluostot, sisäiset kokoustarjoiluostot, ravintoedun lounasostot ja sisäiset ravintola- ja kahvilaostot. Ostoryhmistä tehtiin prosessikaaviot, joista todennettiin kriittiset kehityskohteet. Kehityskohteiden analysoinnissa todettiin prosesseilla olevan kaksi yhteistä tekijää, jotka määrittelevät ostolaskuprosessin tehokkaan läpimenon: laskuun tulee antaa ohjaustieto ostohetkellä ja ravintolan tulee laskuttaa ravintolapalvelutuotteet toimeksiantajayhtiön määrittelemällä tavalla ostoryhmittäin. Lisäksi ostoryhmien sisällä määritettiin yksityiskohtaisempia tekijöitä, jotka määrittävät ostolaskuprosessia. Työn lopputuotoksena tuotettiin ohje ravintolakumppaneille ravintola-palvelutuotteiden laskutukseen, ohje henkilökunnalle ravintolapalveluiden ostoon ja ohje ateriaedun lounasostojen raportoimiseksi palkanlaskentaan.
Jatkotoimenpiteiksi ehdotettiin toimeksiantajan käytössä olevan tilavarausjärjestelmän kehittämistä vastaamaan ostolaskuprosessin tehostamisen tarpeita. Lisäksi suositeltiin, että henkilökunnan ravintolapalveluiden ostojen ohjeesta jatkokehitettään toimeksiantajan ravintolapalveluiden ostopolitiikka.
Työ toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä yhteistyössä toimeksiantajan taloushallinnon, henkilöstöhallinnon, tuoteohjauksen ja ravintolakumppanien kanssa. Työssä käytettiin laadullisia tutkimusmenetelmiä. Aineisto kerättiin käyttämällä teemahaastattelua, avointa haastattelua, tutkijan henkilökohtaista havainnointia ja hiljaista tietoa. Työ perustui teoriaan prosessin kehittämisestä, tehokkuudesta, ostolaskuprosessista sekä viranomaismääräyksiin ravintoedusta ja elinkeinonharjoittajan edustusmenoista.
Ravintolaostot jaettiin neljään ryhmään: ulkoiset kokoustarjoiluostot, sisäiset kokoustarjoiluostot, ravintoedun lounasostot ja sisäiset ravintola- ja kahvilaostot. Ostoryhmistä tehtiin prosessikaaviot, joista todennettiin kriittiset kehityskohteet. Kehityskohteiden analysoinnissa todettiin prosesseilla olevan kaksi yhteistä tekijää, jotka määrittelevät ostolaskuprosessin tehokkaan läpimenon: laskuun tulee antaa ohjaustieto ostohetkellä ja ravintolan tulee laskuttaa ravintolapalvelutuotteet toimeksiantajayhtiön määrittelemällä tavalla ostoryhmittäin. Lisäksi ostoryhmien sisällä määritettiin yksityiskohtaisempia tekijöitä, jotka määrittävät ostolaskuprosessia. Työn lopputuotoksena tuotettiin ohje ravintolakumppaneille ravintola-palvelutuotteiden laskutukseen, ohje henkilökunnalle ravintolapalveluiden ostoon ja ohje ateriaedun lounasostojen raportoimiseksi palkanlaskentaan.
Jatkotoimenpiteiksi ehdotettiin toimeksiantajan käytössä olevan tilavarausjärjestelmän kehittämistä vastaamaan ostolaskuprosessin tehostamisen tarpeita. Lisäksi suositeltiin, että henkilökunnan ravintolapalveluiden ostojen ohjeesta jatkokehitettään toimeksiantajan ravintolapalveluiden ostopolitiikka.