Poliklinikkatoiminnan analyysi ja optimointi etävastaanottotoiminnassa
Kontio, Elma (2021)
Diplomityö
Kontio, Elma
2021
School of Engineering Science, Tuotantotalous
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2021092847308
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2021092847308
Tiivistelmä
Tämän diplomityön tarkoituksena on ollut tuottaa selvitys HUS:n Peijaksen ortopedian poliklinikalla suoritetun tuotantotapamuutoksen ja etävastaanottojen implementoinnin vaikutusten arvioinnista. Työ on tehty yhteistyössä HUS:n Lean-kehittämisyksikön sekä Tukielin- ja plastiikkakirurgian tulosyksikön (TuPla) kanssa. Diplomityön päämääränä on ollut tuottaa tietoa poliklinikkaprosessien tuotantotapamuutoksen arvioinnin ja digitaalisten hankkeiden tueksi. Tähän on pyritty esittelemällä ajankohtainen ja relevantti teoria niin palveluiden tuottamisen, terveydenhuollon prosessien kehittämisen kuin Lean-ajattelun hyödyntämisestä terveydenhuollossa. Tämän lisäksi työssä on tehty kattava tutkimus ja tiedonkeruu muutosprosessin arvioimiseksi hyödyntämällä mitattua dataa hoitoprosessin nykytilasta, isoa asiakaspalautteiden tietomassaa sekä suorittamalla eri ammattiryhmille haastattelututkimuksia. Lisäksi työssä suoritettiin usean viikon mittainen havainnointitutkimus Peijaksen sairaalan ortopedian poliklinikalla.
Työn tuloksista käy ilmi, että digitalisaation hyödyntäminen osana hoitoprosessia on onnistunut hyvin ammattilaisten sekä asiakkaiden näkökulmasta. Eri toimijat, kuten organisaatio, ammattilaiset ja asiakkaat, voivat saavuttaa digitalisaation avulla hyötyä ja sen avulla voidaan mahdollistaa joustavampi hoitoprosessi. Ammattilaiset kokevat joustavuuden lisääntyneen hoitotyössä ja potilaat puolestaan kokevat saavansa yhtä laadukasta hoitoa vähemmällä vaivalla. Molemmat osapuolet toivovat etävastaanottojen mahdollisuuksien lisäämistä entisestään tulevaisuudessa. Kehityskohteina tunnistettiin, että hoitoprosessi on tärkeä hioa sellaiseksi, että sairaalan puolelta epäselvien tilanteiden mahdollisuus on hyvin pieni ja samalla toiminta olisi vakiintunutta joka vaiheessa hoitoprosessia. Lisäksi ohjeistukset sekä yhteydenottokeinot asiakkaalle tulisi olla joka vaiheessa selkeät ja ymmärrettävät. Eri ammattilaisten osallistumista muutoksen tekemiseen ja muutosprosessiin sekä heidän näkemyksiensä huomioimiseen täytyy kiinnittää lisää huomiota tulevaisuudessa osana hoitoprosessin kehittämistyötä.
Diplomityön tutkimustulosten avulla luotiin uuden prosessin käyttöönottomalli, jota voidaan hyödyntää tulevaisuudessa muutos- ja kehitysprosesseissa. Se kokoaa yhteen näkökulmat, joiden avulla uusien prosessien käyttöönotto voidaan toteuttaa mahdollisimman jouhevasti ja eri toimijoiden näkemykset huomioiden. Tätä käyttöönottomallia voidaan hyödyntää jokaisessa erikoissairaanhoidon muutosprosessissa erikoisalasta riippumatta. Malli on luotu tueksi ja työkaluksi, jonka avulla voidaan varmistaa muutosprosessin onnistuminen sekä onnistunut käyttöönotto. The purpose of this master's thesis has been to produce a study on the impact assessment of the change in production methods and the implementation of remote appointments carried out at HUS's Peijas orthopedics outpatient clinic. This thesis has been done in collaboration with HUS's Lean development unit and Musculoskeletal and Plastic Surgery unit (TuPla). The aim of the thesis has been to produce information to support the evaluation of the production change in outpatient clinic processes and digital projects. This has been achieved by presenting a relevant theory of the utilization of services, the development of health care processes and the utilization of Lean thinking in health care. In addition, a comprehensive study and data collection has been conducted to assess the change process by utilizing measured data on the current state of the treatment process, a large amount of customer feedback data, and conducting interview surveys for various professional groups. In addition, a multi-week observational study was performed at the Peijas hospital orthopedics outpatient clinic.
The results show that the utilization of digitalization as part of the care process has been successful from both the care professionals and clients’ point of view. Different actors, such as the organization, professionals, and clients, can benefit from digitalization and it enables a more flexible care process. Professionals experience increased flexibility in nursing, and patients, in turn, feel they receive the same quality of care with less effort. Both sides hope to increase the possibilities for remote reception in the future. As areas for development, it was identified that it is important to refine the treatment process in such a way that the possibility of unclear situations on the part of the hospital is very small and at the same time the operation would be well uniformed at every stage of the treatment process. In addition, the instructions related to contacting the customer should always be clear and understandable. The involvement of different professionals in the change process, as well as taking their views into account, needs more attention as part of the treatment process development.
This research results were used to create a new process implementation framework that can be utilized in the future change and development processes. It brings together perspectives that allow the implementation of new processes to be implemented as smoothly as possible and taking into account the views of different actors. This framework can be utilized in every change process, regardless of the area of specialty. The framework has been created as a tool to ensure the success and successful implementation of the change process.
Työn tuloksista käy ilmi, että digitalisaation hyödyntäminen osana hoitoprosessia on onnistunut hyvin ammattilaisten sekä asiakkaiden näkökulmasta. Eri toimijat, kuten organisaatio, ammattilaiset ja asiakkaat, voivat saavuttaa digitalisaation avulla hyötyä ja sen avulla voidaan mahdollistaa joustavampi hoitoprosessi. Ammattilaiset kokevat joustavuuden lisääntyneen hoitotyössä ja potilaat puolestaan kokevat saavansa yhtä laadukasta hoitoa vähemmällä vaivalla. Molemmat osapuolet toivovat etävastaanottojen mahdollisuuksien lisäämistä entisestään tulevaisuudessa. Kehityskohteina tunnistettiin, että hoitoprosessi on tärkeä hioa sellaiseksi, että sairaalan puolelta epäselvien tilanteiden mahdollisuus on hyvin pieni ja samalla toiminta olisi vakiintunutta joka vaiheessa hoitoprosessia. Lisäksi ohjeistukset sekä yhteydenottokeinot asiakkaalle tulisi olla joka vaiheessa selkeät ja ymmärrettävät. Eri ammattilaisten osallistumista muutoksen tekemiseen ja muutosprosessiin sekä heidän näkemyksiensä huomioimiseen täytyy kiinnittää lisää huomiota tulevaisuudessa osana hoitoprosessin kehittämistyötä.
Diplomityön tutkimustulosten avulla luotiin uuden prosessin käyttöönottomalli, jota voidaan hyödyntää tulevaisuudessa muutos- ja kehitysprosesseissa. Se kokoaa yhteen näkökulmat, joiden avulla uusien prosessien käyttöönotto voidaan toteuttaa mahdollisimman jouhevasti ja eri toimijoiden näkemykset huomioiden. Tätä käyttöönottomallia voidaan hyödyntää jokaisessa erikoissairaanhoidon muutosprosessissa erikoisalasta riippumatta. Malli on luotu tueksi ja työkaluksi, jonka avulla voidaan varmistaa muutosprosessin onnistuminen sekä onnistunut käyttöönotto.
The results show that the utilization of digitalization as part of the care process has been successful from both the care professionals and clients’ point of view. Different actors, such as the organization, professionals, and clients, can benefit from digitalization and it enables a more flexible care process. Professionals experience increased flexibility in nursing, and patients, in turn, feel they receive the same quality of care with less effort. Both sides hope to increase the possibilities for remote reception in the future. As areas for development, it was identified that it is important to refine the treatment process in such a way that the possibility of unclear situations on the part of the hospital is very small and at the same time the operation would be well uniformed at every stage of the treatment process. In addition, the instructions related to contacting the customer should always be clear and understandable. The involvement of different professionals in the change process, as well as taking their views into account, needs more attention as part of the treatment process development.
This research results were used to create a new process implementation framework that can be utilized in the future change and development processes. It brings together perspectives that allow the implementation of new processes to be implemented as smoothly as possible and taking into account the views of different actors. This framework can be utilized in every change process, regardless of the area of specialty. The framework has been created as a tool to ensure the success and successful implementation of the change process.