Indirect spend management optimization enabled by an e-business solution implementation
Korpivaara, Sofia (2017)
Diplomityö
Korpivaara, Sofia
2017
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201702201785
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201702201785
Tiivistelmä
Indirect purchasing manages purchases which are not directly contributed to the company’s end products. To manage better this varying area of purchases, e-business tools, such as e-sourcing and e-procurement solutions, have become more typical.
This research examines Indirect Purchasing department in Wärtsilä which has recently implemented these tools. The case company manages indirect purchases with the Category Management model. The first target for this research was to evaluate the current model and vision the optimal model for the era in which the e-business tools are fully in use. Another target was to plan a roadmap for the model implementation.
Due to the problem complexity, the thesis contained qualitative and quantitative research. The spend analysis was done for identifying spend suitable for the e-business solutions while interviews were to discover limitations and possibilities for the creation of the new model. Based on the results the future model and implementation plan were created.
The results indicate that the e-business tools make the purchasing function more process oriented and it does not necessarily have to change the structure how the products and services are managed. However, applying strategic sourcing tools, such as Power Matrix, helps in creating strategic categories and selecting purchasing areas most probably applicable to these e-business tools.
In the new model, Category Management was developed by applying both strategic tools and classification standard. Additionally, a separate process organization was needed to be established. Epäsuorat hankinnat ovat sellaisia materiaaliostoja ja palveluja, jotka eivät tule osaksi lopputuotetta. Viime aikoina näiden hankintojen ohjaamisessa ovat yleistyneet erilaiset verkkoliiketoiminnan kilpailutus- ja hankintaratkaisut.
Tässä diplomityössä tutkittiin Wärtsilän Indirect Purchasing osastoa, joka on äskettäin ottanut käyttöön vastaavia työkaluja. Epäsuoria hankintoja ohjataan kategoriajohtamisen mallilla, joka ei ole täysin yhteensopiva uusien ratkaisujen kanssa. Työn tärkeimpänä tavoitteena oli arvioida kategoriajohtamista ja suunnitella uusi malli hankintojen ohjaamiseen kun sähköiset ratkaisut ovat käytössä. Toinen tavoite työlle oli ehdottaa ratkaisua mallin implementointiin.
Työssä käytettiin sekä laadullista että numeerista lähestymistapaa ongelman moniulotteisuuden takia. Ensin toteutettiin data-analyysi arvioimaan hankintoja, joita voidaan tulevaisuudessa ohjata uusilla työkaluilla. Tämän lisäksi tehtiin haastatteluja antamaan näkökulmaa uuden mallin luontiin. Analyysin ja haastattelujen pohjalta luotiin uusi epäsuorien hankintojen ohjaamisen malli.
Tutkimuksessa havaittiin, että sähköiset ratkaisut saavat hankintaorganisaation kiinnittämään aiempaa enemmän huomiota prosesseihin. Nämä työkalut eivät suoraan haastaneet kategoriajohtamisen mallia. Strategisen hankinnan työkalujen, kuten Power Matrixin, käyttöönottamisen havaittiin helpottavan erottelemaan hankintoja, jotka ovat todennäköisimmin soveltuvia uusilla työkaluilla ohjattaviksi.
Ratkaisussa kehitettiin kategoriajohtamista hyödyntämällä hankintojen luokittelustandardia sekä strategisen hankinnan teorioita. Näiden lisäksi ehdotuksessa eroteltiin prosessit omaksi kokonaisuudekseen, jolloin saatiin muodostettua yrityksessä toteutuskelpoinen malli.
This research examines Indirect Purchasing department in Wärtsilä which has recently implemented these tools. The case company manages indirect purchases with the Category Management model. The first target for this research was to evaluate the current model and vision the optimal model for the era in which the e-business tools are fully in use. Another target was to plan a roadmap for the model implementation.
Due to the problem complexity, the thesis contained qualitative and quantitative research. The spend analysis was done for identifying spend suitable for the e-business solutions while interviews were to discover limitations and possibilities for the creation of the new model. Based on the results the future model and implementation plan were created.
The results indicate that the e-business tools make the purchasing function more process oriented and it does not necessarily have to change the structure how the products and services are managed. However, applying strategic sourcing tools, such as Power Matrix, helps in creating strategic categories and selecting purchasing areas most probably applicable to these e-business tools.
In the new model, Category Management was developed by applying both strategic tools and classification standard. Additionally, a separate process organization was needed to be established.
Tässä diplomityössä tutkittiin Wärtsilän Indirect Purchasing osastoa, joka on äskettäin ottanut käyttöön vastaavia työkaluja. Epäsuoria hankintoja ohjataan kategoriajohtamisen mallilla, joka ei ole täysin yhteensopiva uusien ratkaisujen kanssa. Työn tärkeimpänä tavoitteena oli arvioida kategoriajohtamista ja suunnitella uusi malli hankintojen ohjaamiseen kun sähköiset ratkaisut ovat käytössä. Toinen tavoite työlle oli ehdottaa ratkaisua mallin implementointiin.
Työssä käytettiin sekä laadullista että numeerista lähestymistapaa ongelman moniulotteisuuden takia. Ensin toteutettiin data-analyysi arvioimaan hankintoja, joita voidaan tulevaisuudessa ohjata uusilla työkaluilla. Tämän lisäksi tehtiin haastatteluja antamaan näkökulmaa uuden mallin luontiin. Analyysin ja haastattelujen pohjalta luotiin uusi epäsuorien hankintojen ohjaamisen malli.
Tutkimuksessa havaittiin, että sähköiset ratkaisut saavat hankintaorganisaation kiinnittämään aiempaa enemmän huomiota prosesseihin. Nämä työkalut eivät suoraan haastaneet kategoriajohtamisen mallia. Strategisen hankinnan työkalujen, kuten Power Matrixin, käyttöönottamisen havaittiin helpottavan erottelemaan hankintoja, jotka ovat todennäköisimmin soveltuvia uusilla työkaluilla ohjattaviksi.
Ratkaisussa kehitettiin kategoriajohtamista hyödyntämällä hankintojen luokittelustandardia sekä strategisen hankinnan teorioita. Näiden lisäksi ehdotuksessa eroteltiin prosessit omaksi kokonaisuudekseen, jolloin saatiin muodostettua yrityksessä toteutuskelpoinen malli.