"Siihen kuuluu kaikki" - Arkistotietopalvelun työnkuva ja tietämys kaupunkien keskusarkistoissa
Toivonen, Juha (2016)
Toivonen, Juha
2016
Informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median tutkinto-ohjelma - Degree Programme in Information Studies and Interactive Media
Informaatiotieteiden yksikkö - School of Information Sciences
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2016-05-25
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:uta-201605271698
https://urn.fi/URN:NBN:fi:uta-201605271698
Tiivistelmä
Tämä tutkielma käsittelee tietopalvelua, sen työnkuvaa ja siihen liittyvää tietämystä suomalaisissa kaupunkien keskusarkistoissa. Tutkimusaineisto koostuu kymmenen tietopalvelutehtävissä työskentelevän arkistoammattilaisen haastatteluista, joita käsitellään laadullisen sisällönanalyysin kautta.
Tutkimuksen tarkoituksena on ensinnäkin luoda yleiskuva päätearkistoissa tapahtuvan tietopalvelun työnkuvasta, eli siitä mitä kaikkea siihen koetaan sisältyvän ja mikä koetaan tietopalvelun tehtäväksi. Lisäksi pyritään saamaan tarkempi kuva tietopalveluun kohdistuneista muutoksista ja selvittämään, miten tietopalvelun nähdään suhteessa muihin arkistotyön osa-alueisiin. Tutkimuksen toinen keskeinen tavoite on tarkastella tietopalvelutyössä vaadittavaa tietämystä, jonka alueita pyritään tunnistamaan ja kategorisoimaan. Tietämyksen suhteen pyritään myös selvittämään tarkemmin, mitä kautta tietämys on omaksuttu ja miten tietopalveluun liittyvää tietämystä pyritään hallinnoimaan kohdeorganisaatioissa.
Tutkielman kohteena olleissa organisaatioissa tietopalvelua annettiin sekä paikanpäällä että etänä. Etänä annettu tietopalvelu vaikuttaisi kuitenkin olevan huomattavasti yleisempää ja etenkin sähköposti on paljon käytetty väylä. Ammatti- ja harrastetutkijoiden osuus käyttäjistä on melko vähäinen sillä kaupunginarkistojen keskeisen käyttäjäryhmän muodostava yksityishenkilöt. Tietopalvelun koettiin olevan selkeästi oma arkistotyön osa-alueensa, jolla oli kuitenkin yhteyksiä muuhunkin arkistotyöhön. Keskeisimmät tietopalvelussa tapahtuneet muutokset liittyivät tietotekniikan kehittymiseen ja tämän muutoksen odotettiin jatkuvan edelleen. Tietopalvelu vaikuttaisi kuitenkin säilyneen perusteiltaan melko muuttumattomana.
Arkistotietopalvelussa tarvitaan laajaa tietämystä. Keskeisimpiä tietämyksen lajeja ovat kokoelmien tuntemus, arkistoalan tietämys, oman organisaation ja sen historian tuntemus, historiallinen ja yhteiskunnallinen yleistietämys, asiakirja-aineistojen tulkintaan liittyvä tietämys ja niiden julkisuutta koskeva juridinen tietämys. Lisäksi vuorovaikutustaidot ja tietotekniset taidot vaikuttavat tietopalvelutapahtuman kulkuun ja tiedonhaun onnistumiseen. Tämä tietämys on suurimmaksi osaksi kokemusperäistä eli tehtävässä työskentelyn kautta opittua. Myös kokemus muusta arkistotyöstä kerryttää tietopalveluun liittyvää tietämystä. Koulutuksen merkitys tietämyksen muodostumisessa koettiin vähäisemmäksi, mutta toisaalta tärkeäksi yleissivistyksen kannalta. Tietopalveluun liittyvä tietämys on enimmäkseen hiljaista tietoa, eikä sen ylös kirjaamiseksi ole ryhdytty toimenpiteisiin. Tietämyksen siirtymistä tapahtuu enimmäkseen vapaamuotoisesti keskustellen ja keskeisimmässä asemassa se on henkilöstövaihdosten yhteydessä.
Tutkimuksen tarkoituksena on ensinnäkin luoda yleiskuva päätearkistoissa tapahtuvan tietopalvelun työnkuvasta, eli siitä mitä kaikkea siihen koetaan sisältyvän ja mikä koetaan tietopalvelun tehtäväksi. Lisäksi pyritään saamaan tarkempi kuva tietopalveluun kohdistuneista muutoksista ja selvittämään, miten tietopalvelun nähdään suhteessa muihin arkistotyön osa-alueisiin. Tutkimuksen toinen keskeinen tavoite on tarkastella tietopalvelutyössä vaadittavaa tietämystä, jonka alueita pyritään tunnistamaan ja kategorisoimaan. Tietämyksen suhteen pyritään myös selvittämään tarkemmin, mitä kautta tietämys on omaksuttu ja miten tietopalveluun liittyvää tietämystä pyritään hallinnoimaan kohdeorganisaatioissa.
Tutkielman kohteena olleissa organisaatioissa tietopalvelua annettiin sekä paikanpäällä että etänä. Etänä annettu tietopalvelu vaikuttaisi kuitenkin olevan huomattavasti yleisempää ja etenkin sähköposti on paljon käytetty väylä. Ammatti- ja harrastetutkijoiden osuus käyttäjistä on melko vähäinen sillä kaupunginarkistojen keskeisen käyttäjäryhmän muodostava yksityishenkilöt. Tietopalvelun koettiin olevan selkeästi oma arkistotyön osa-alueensa, jolla oli kuitenkin yhteyksiä muuhunkin arkistotyöhön. Keskeisimmät tietopalvelussa tapahtuneet muutokset liittyivät tietotekniikan kehittymiseen ja tämän muutoksen odotettiin jatkuvan edelleen. Tietopalvelu vaikuttaisi kuitenkin säilyneen perusteiltaan melko muuttumattomana.
Arkistotietopalvelussa tarvitaan laajaa tietämystä. Keskeisimpiä tietämyksen lajeja ovat kokoelmien tuntemus, arkistoalan tietämys, oman organisaation ja sen historian tuntemus, historiallinen ja yhteiskunnallinen yleistietämys, asiakirja-aineistojen tulkintaan liittyvä tietämys ja niiden julkisuutta koskeva juridinen tietämys. Lisäksi vuorovaikutustaidot ja tietotekniset taidot vaikuttavat tietopalvelutapahtuman kulkuun ja tiedonhaun onnistumiseen. Tämä tietämys on suurimmaksi osaksi kokemusperäistä eli tehtävässä työskentelyn kautta opittua. Myös kokemus muusta arkistotyöstä kerryttää tietopalveluun liittyvää tietämystä. Koulutuksen merkitys tietämyksen muodostumisessa koettiin vähäisemmäksi, mutta toisaalta tärkeäksi yleissivistyksen kannalta. Tietopalveluun liittyvä tietämys on enimmäkseen hiljaista tietoa, eikä sen ylös kirjaamiseksi ole ryhdytty toimenpiteisiin. Tietämyksen siirtymistä tapahtuu enimmäkseen vapaamuotoisesti keskustellen ja keskeisimmässä asemassa se on henkilöstövaihdosten yhteydessä.