Ostolaskuprosessin tehostaminen: case: Kuntayhtymä X
Liukkonen, Joonas (2021)
Liukkonen, Joonas
2021
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021121626549
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021121626549
Tiivistelmä
Ostolaskujen käsittely on useimmille organisaatioille eniten resursseja vievä taloushallinnonprosessi, minkä vuoksi sen tehostamisesta saadaan usein merkittäviä hyötyjä organisaatiolle. Ostolaskuprosessi on monivaiheinen kokonaisuus, jota on pyritty automatisoimaan enenevässä määrin. Automatisoinnin avulla ostolaskuprosessin mekaanisista ja toistuvista työvaiheista saadaan vapautettua työntekijöiden aikaa haasteellisimpiin työtehtäviin. Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi kuntayhtymä X. Toimeksiannon tarkoituksena oli perehtyä kuntayhtymä X:n ostolaskuprosessiin ja selvittää, onko heidän ostolaskuprosessissaan tarpeettomia tai toisaalta turhan tarkkoja työvaiheita. Tavoitteena oli tunnistaa prosessista vaiheita, jotka hidastavat ostolaskujen käsittelyä tai toisaalta vaiheita, jotka luovat turhia kuluja tuottamatta merkittävää hyötyä itse prosessille. Opinnäytetyön lopputuloksena oli tarkoitus tuottaa toimeksiantajalle käytännön ehdotuksia ja ideoita, kuinka organisaatiossa voitaisiin kehittää ostolaskuprosessia kustannustehokkaammaksi. Kehitysehdotuksia tuottaessa tuli myös huomioida sisäisen valvonnan vaatimukset. Tämä opinnäytetyö oli tutkimuksellinen kehittämistyö ja tutkimusmenetelmänä tapaustutkimus. Tutkimukseni tapauksena oli toimeksiantajayrityksen ostolaskuprosessi ja varsinaisina tiedonkeruumenetelminä käytettiin teemahaastattelun tyyppistä haastattelumuotoa, luonnollisten tilanteiden seurantaa ja analysointia, yhteisöllistä ideointimenetelmää ja valmiita aineistoja. Toimeksiantajan konkreettisina toiveina opinnäytetyön osalta oli selvittää laskujen käsittelyyn kohdistuvaa työmäärää ja selvittää, vaikuttaako laskun arvo sen käyttökustannuksiin. Kuntayhtymä X:n ostolaskuprosessi oli pääpiirteittäin toimiva kokonaisuus ja järjestelmien avulla prosessia on automatisoitu jo hyvin pitkälle. Laskutusohjelma Rondoa ja sen tekoälyominaisuutta olisi mahdollista kuitenkin hyödyntää enemmän jatkossa. Oletustiliöintien, kokoomalaskujen ja ostotilausten hyödyntämine sekä
sopimuslaskujen automatisointi tehostaisivat kuntayhtymä X:n ostolaskuprosessia merkittävästi.
sopimuslaskujen automatisointi tehostaisivat kuntayhtymä X:n ostolaskuprosessia merkittävästi.