Taloushallinnon järjestelmämuutoksen toteutus
Kuitunen, Jenni (2020)
Kuitunen, Jenni
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202003304167
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202003304167
Tiivistelmä
Opinnäytetyön päätutkimusaiheena oli selvittää, mitkä ovat onnistuneen taloushallinnon järjestelmämuutosprojektin avaintekijät. Tutkimuksessa selvitettiin myös, mitä tulee ottaa huomioon uuden järjestelmän valinnassa ja kustomoinnissa. Tutkimus tehtiin toimeksiantajalle. Toimeksiantajayritys aloitti järjestelmämuutoksen, jotta he voisivat uuden järjestelmän avulla ottaa käyttöön ostolaskujen automaattitäsmäytyksen, jossa järjestelmä täsmää laskun automaattisesti oikeaan tilaukseen sekä vastaanottoon ja tiliöi laskun. Tutkimuksessa selvitettiin tästä syystä myös automaattitäsmäytyksen onnistumisen kriteerit. Automaattitäsmäytyksen käyttöönottaminen vähentäisi manuaalisen työn määrä ja säästäisi työntekijöiden aikaa rutiinitehtävien suorittamiselta.
Opinnäytetyön teoriaosuudessa käsiteltiin taloushallinnon digitalisaatiota ja ERP-toteutuksien eri vaiheita. Teoreettinen viitekehys muodostettiin tekemällä kirjallisuuskatsaus, johon kerättiin aineistoa aiheista kirjoitetuista tutkimuspapereista.
Tutkimus oli luonteeltaan kvantitatiivinen ja tutkimusmenetelmänä käytettiin toimintatutkimusta. Aineistonkeruumenetelmänä käytettiin pääasiassa osallistuvaa havainnointia. Tämän lisäksi aineistoa kerättiin tiimipalavereista sekä ohjelmistotoimittajien kanssa pidetyistä testauspalavereista.
Tutkimuksen tuloksena saatiin selville, että projektin huolellinen suunnittelu ja aikataulun luominen ovat erittäin tärkeitä projektin onnistumisen kannalta. Projektin eri vaiheet on selvitettävä yksityiskohtaisesti suunnitelmaa varten. Automaattitäsmäytyksen onnistumiseksi on selvitettävä ohjelmistotoimittajan kanssa, miten tiedon periytyminen toimii järjestelmässä ja mitkä parametrit vaikuttavat ostolaskujen automaattiseen tiliöintiin. Lisäksi toimittajien kanssa on sovittava, että laskuille tallennetaan kaikki tarvittavat tiedot oikeilla tunnisteilla, jotta tiedon poiminta laskuilta onnistuu. The main objective of the study was to discover the key factors for a successful implementation of new financial systems. The secondary objective was to discover what needs to be taken into account when choosing and customizing new software and what are the requirements for automatic purchase invoice processing. The study was done for a client. The client had begun the implementation of new financial systems in order to begin processing purchase invoices automatically, which would decrease the number of manual tasks and save time from routine tasks.
The theoretical part defines the main concepts of the thesis. The two main concepts are ERP implementation and automatic invoice processing. The material was mainly gathered from various research papers.
The study was qualitative and operational research was used as a research method. The data for the study was gathered through participatory observation. Additional data was also gathered from team meetings and from meetings with the software providers.
As a result, it was discovered that careful planning and scheduling are extremely important. Even the smallest phases of the project must be taken to account in the project plan. In order to enable automatic invoice processing the company must discover what is the data inheritance hierarchy in the system and what parameters affect invoice posting. In addition, the company has to work with vendors to ensure that purchase invoices contain all necessary information with the correct tags in order for the information to be extracted to the system.
Opinnäytetyön teoriaosuudessa käsiteltiin taloushallinnon digitalisaatiota ja ERP-toteutuksien eri vaiheita. Teoreettinen viitekehys muodostettiin tekemällä kirjallisuuskatsaus, johon kerättiin aineistoa aiheista kirjoitetuista tutkimuspapereista.
Tutkimus oli luonteeltaan kvantitatiivinen ja tutkimusmenetelmänä käytettiin toimintatutkimusta. Aineistonkeruumenetelmänä käytettiin pääasiassa osallistuvaa havainnointia. Tämän lisäksi aineistoa kerättiin tiimipalavereista sekä ohjelmistotoimittajien kanssa pidetyistä testauspalavereista.
Tutkimuksen tuloksena saatiin selville, että projektin huolellinen suunnittelu ja aikataulun luominen ovat erittäin tärkeitä projektin onnistumisen kannalta. Projektin eri vaiheet on selvitettävä yksityiskohtaisesti suunnitelmaa varten. Automaattitäsmäytyksen onnistumiseksi on selvitettävä ohjelmistotoimittajan kanssa, miten tiedon periytyminen toimii järjestelmässä ja mitkä parametrit vaikuttavat ostolaskujen automaattiseen tiliöintiin. Lisäksi toimittajien kanssa on sovittava, että laskuille tallennetaan kaikki tarvittavat tiedot oikeilla tunnisteilla, jotta tiedon poiminta laskuilta onnistuu.
The theoretical part defines the main concepts of the thesis. The two main concepts are ERP implementation and automatic invoice processing. The material was mainly gathered from various research papers.
The study was qualitative and operational research was used as a research method. The data for the study was gathered through participatory observation. Additional data was also gathered from team meetings and from meetings with the software providers.
As a result, it was discovered that careful planning and scheduling are extremely important. Even the smallest phases of the project must be taken to account in the project plan. In order to enable automatic invoice processing the company must discover what is the data inheritance hierarchy in the system and what parameters affect invoice posting. In addition, the company has to work with vendors to ensure that purchase invoices contain all necessary information with the correct tags in order for the information to be extracted to the system.