Automaation edistyminen Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksessa: Case: asiakasvirasto
Vartiainen, Jasmira (2019)
Vartiainen, Jasmira
2019
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019112923457
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019112923457
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia automaation edistymistä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksessa. Taustana on valtion hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelma, joka uudistaa toimintamalleja ja tietojärjestelmäratkaisuja. Palkeiden vastuulla olevan Handi-palvelun tavoitteena on tehostaa laskuautomaatiota. Opinnäytetyöni keskittyi tarkastelemaan, kuinka Handi-palvelun käyttöönotto on vaikuttanut automaation edistymiseen case-virastossa.
Tutkimusmenetelmänä käytettiin kvantitatiivista tutkimusta ja opinnäytetyössä oli myös tapaustutkimuksen piirteitä, sillä tarkastelun kohteeksi otettiin yksi Palkeiden asiakasvirasto. Tutkimusaineistoa kerättiin valtionhallinnon mittaritietoja kuvaavista raporteista, Palkeiden sisäisistä materiaaleista sekä Handi-palvelusta. Numeerisen aineiston pohjalta analysoitiin case-viraston automaation edistymistä vuodesta 2015 vuoteen 2019. Tulokset esitettiin havainnollistavien kuvaajien ja taulukoiden muodossa. Lisäksi haastattelulla kartoitettiin viraston edustajien kokemuksia Handi-palvelusta. Tietoperusta muodostui valtion taloushallinnosta, menojen käsittelystä, ostolaskuprosessista sekä valtion hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelman ja Handi-palvelun toiminnallisuuden kuvauksesta.
Tutkimustulokset osoittivat, että case-viraston automaatio on kehittynyt tarkasteluajanjaksona maltillisesti. Handi-palvelun käyttöönotolla pyritään kasvattamaan automaatiotasoa entistä tavoitteellisemmin. Vuonna 2019 kahden ensimmäisen kvartaalin osalta automaatiotaso on noussut, vaikka nopeaa kehitystä ei vielä tässä vaiheessa ole havaittavissa. Kaikkia toiminnallisuuksia ei ole saatu vielä täysipainoisesti käyttöön, joten Handi-palvelua kehitetään jatkuvasti käyttökokemuksien perusteella. Kokonaisvaltainen palvelun hyödyntäminen tulee odotettavasti edistämään automaatiotasoa jatkossa. The purpose of this thesis was to research the advancement in automation at the Finnish Government Shared Services Centre for Finance and HR. The background is the Digitalisation of state procurement program, which is reforming operating models and information systems solutions. The aim of the Handi service, for which Palkeet is responsible, is to enhance invoice automation. This thesis focused on how the introduction of the Handi service has affected the advancement in automation at the case agency.
Quantitative research was used as the research method and the thesis also had features of a case study, as one client agency of Palkeet was examined. The research data was collected from statistical reports of the central government administration, internal material of Palkeet and the Handi service. Numerical data was used to analyse the advancement of the automation in the case agency from 2015 to 2019. The results were presented in the form of illustrative charts and tables. In addition, the case agency’s experiences with the Handi service were surveyed through an interview. The theoretical framework consisted of the central government financial administration, expense processing, the process of purchase invoice, as well as a description of the Digitalisation of state procurement program and the functionality of the Handi service.
The results of the study showed that automation has developed in the case agency moderately during the analysis period. The instruction of the Handi service aims to increase the level of automation even more purposefully. In the first two quarters of 2019, the level of automation has increased, although rapid development is not observable at this stage. All functionalities have not yet been fully implemented, so the Handi service is constantly evolving based on the user experiences. Comprehensive utilisation of the service is expected to enhance the level of automation in the future.
Tutkimusmenetelmänä käytettiin kvantitatiivista tutkimusta ja opinnäytetyössä oli myös tapaustutkimuksen piirteitä, sillä tarkastelun kohteeksi otettiin yksi Palkeiden asiakasvirasto. Tutkimusaineistoa kerättiin valtionhallinnon mittaritietoja kuvaavista raporteista, Palkeiden sisäisistä materiaaleista sekä Handi-palvelusta. Numeerisen aineiston pohjalta analysoitiin case-viraston automaation edistymistä vuodesta 2015 vuoteen 2019. Tulokset esitettiin havainnollistavien kuvaajien ja taulukoiden muodossa. Lisäksi haastattelulla kartoitettiin viraston edustajien kokemuksia Handi-palvelusta. Tietoperusta muodostui valtion taloushallinnosta, menojen käsittelystä, ostolaskuprosessista sekä valtion hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelman ja Handi-palvelun toiminnallisuuden kuvauksesta.
Tutkimustulokset osoittivat, että case-viraston automaatio on kehittynyt tarkasteluajanjaksona maltillisesti. Handi-palvelun käyttöönotolla pyritään kasvattamaan automaatiotasoa entistä tavoitteellisemmin. Vuonna 2019 kahden ensimmäisen kvartaalin osalta automaatiotaso on noussut, vaikka nopeaa kehitystä ei vielä tässä vaiheessa ole havaittavissa. Kaikkia toiminnallisuuksia ei ole saatu vielä täysipainoisesti käyttöön, joten Handi-palvelua kehitetään jatkuvasti käyttökokemuksien perusteella. Kokonaisvaltainen palvelun hyödyntäminen tulee odotettavasti edistämään automaatiotasoa jatkossa.
Quantitative research was used as the research method and the thesis also had features of a case study, as one client agency of Palkeet was examined. The research data was collected from statistical reports of the central government administration, internal material of Palkeet and the Handi service. Numerical data was used to analyse the advancement of the automation in the case agency from 2015 to 2019. The results were presented in the form of illustrative charts and tables. In addition, the case agency’s experiences with the Handi service were surveyed through an interview. The theoretical framework consisted of the central government financial administration, expense processing, the process of purchase invoice, as well as a description of the Digitalisation of state procurement program and the functionality of the Handi service.
The results of the study showed that automation has developed in the case agency moderately during the analysis period. The instruction of the Handi service aims to increase the level of automation even more purposefully. In the first two quarters of 2019, the level of automation has increased, although rapid development is not observable at this stage. All functionalities have not yet been fully implemented, so the Handi service is constantly evolving based on the user experiences. Comprehensive utilisation of the service is expected to enhance the level of automation in the future.