Skillnader i affärskulturen - Hur påverkas förhandlingar mellan Finland och Japan?
Luotonen, Katja (2017)
Luotonen, Katja
Yrkeshögskolan Arcada
2017
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017112918736
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017112918736
Tiivistelmä
Examensarbetet studerar hur skillnader i affärskulturen påverkar förhandlingar mellan Finland och Japan. För att lyckas med att göra affärer i ett land som Japan med så annorlunda kultur måste man studera landets affärskultur och sätt att förhandla. Syftet med arbetet är att det ska hjälpa företag att förstå skillnaderna och utmaningarna för att kunna förbereda sig och på så sätt öka möjligheterna att lyckas och minska riskerna att misslyckas i förhandlingar med japaner. För att nå resultatet studerar jag finsk och japansk kultur och affärskultur och jämför länderna utgående från Hofstedes kulturdimensioner. Arbetet fokuserar på kulturens inverkan på förhandlingar, och går därför inte in på kultur från olika områden i Japan. Arbetet går inte heller in på hur man upprätthåller affärsrelationen, utan håller sig till förhandlingarna och att göra den första affären. Dock nämns en del om kundbetjäningen och logistiken som förväntas av japanerna. För litteraturdelen av arbetet studerade jag Hofstedes teori om kulturdimensioner samt annan relevant litteratur. De viktigaste källorna är Hofstedes teori, hans bok ”Organisationer och kulturer”, Lehtipuus bok ”Kulttuuriälykäs viestijä Aasiassa” samt Fintras bok ”Kulttuureja ja kohtaamisia: Aasia”. Arbetet går igenom vad kultur är, finsk och japansk affärskultur, hur japansk kultur utvecklats, vad interkulturell kommunikation är och vad man måste veta om förhandlingar i Japan. Som forskningsmetod för den empiriska delen av arbetet gjordes tre kvalitativa semi-strukturerade intervjuer. Denna metod passar bäst för att få veta de intervjuades erfarenheter och åsikter om ämnesområdet. Frågor för att bekräfta Hofstedes teori om kulturdimensioner ställdes också. Intervjuerna gav mycket data som till stor dels stämde överens med teoridelen av arbetet. Resultatet visar att Japan är ett utmanande land att göra affärer i. Man behöver tid, pengar och tålamod. Kommunikationen är väldigt indirekt så man måste kunna läsa mellan raderna. En del av den finländska kulturen orsakar utmaningar då man kommunicerar i Japan, som deras sätt att ivrigt gå rakt på sak och säga det de tänker. Nivån på kundbetjäningen som förväntas är betydligt högre än annanstans. Man ska prata japanska under förhandlingarna, man kan inte använda sig av en tolk då de troligtvis inte har branschens ordförråd, och att lära sig språket visar att kunden är viktig för dig. Vid kvalitetsproblem är det bra att skicka en högre chef till Japan för att visa att problemet tas på allvar och att kunden är betydelsefull. Beslut fattas ej under möten, utan efteråt. Den man argumenterar med under mötet är inte den som fattar beslutet; Han som fattar beslutet sitter tyst, lyssnar och iakttar. Testning av produkter kan ta ett år. Det kan ta tre till fem år innan man får affärerna gjorda i Japan, så det är mycket långsamt. Resultatet stämmer överens med teorin bra, dock kan detta bero på att de intervjuade är från större och äldre företag. Hofstedes teori om kulturdimensioner stämmer också främst överens med äldre konservativa företag. Den positiva bilden japanerna har av Finland hjälper oss i Japan, men man behöver förbereda sig väl för att klara sig. Genom att lyssna, ha tålamod och tänka innan man säger något kommer man långt. This thesis studies how the differences in business culture affects negotiations between Finland and Japan. To succeed in business in a country with a very different culture compared to Finland one must study the culture and the way negotiations are done. The purpose of this thesis is to help companies to understand the differences and the challenges to prepare well and increase their chances in succeeding and lowering their risk to fail in negotiations with the Japanese. To reach the result I studied the Finnish and the Japanese culture and business culture and compare the both countries using Hofstede’s cultural dimension theory. The thesis focuses on how culture affects negotiations, thus does not go into how culture differs in different areas in Japan. The thesis does not go into how you keep the business relationship and focuses more on the negotiations of the first deal, but some things on customer service and logistics are mentioned on what the Japanese are expecting. I have studied Hofstede’s theory of cultural dimensions for the literature part of the thesis as well as other relevant literature. The most important sources for the thesis are Hofstede’s theory, his book “Organisationer och kulturer”, Lehtipuu’s book “Kulttuuriälykäs viestijä Aasiassa” and Fintra’s book “Kulttuureja ja kohtaamisia: Aasia”. The thesis goes through what culture is, Finnish and Japanese business culture, how Japanese culture has evolved and what intercultural communication is and what one needs to know of negotiations in Japan. For the empirical part of the study I chose to do three qualitative semi-structured interviews. This method works well to get to know the interviewees view and experiences of the subject. Questions that confirmed Hofstede’s theory of cultural dimensions were also asked. The interviews gave a lot of data that to a large extent was in line with the literature part of the thesis. The results show that Japan is a challenging country to do business in. One needs money, time, and patience. The communication is very subtle and indirect compared to the Finnish communication, one must be able to read between the lines. A part of the Finnish culture that causes problem is their way to eagerly go straight into business and be quite blunt in saying what they are thinking. The level of customer service expected is also a lot higher than elsewhere. During negotiations the language spoken is Japanese; translators usually do not know the vocabulary of the industry and by speaking Japanese you show respect and that you are taking the customer seriously. It is very good to send a higher ranked leader to Japan when there have been quality issues, this also shows that the matter is taken seriously, and the customer is important. Decisions are not made during meetings, and the one you are talking and negotiating matters with is not the person who is making the decision, he who makes the decision is most likely sitting silently, listening, and observing how and what you are saying. The product testing can take up to a year, and it can take from three to five years to do the first deal. The results correspond with the theory for the most parts, although this could be because the interviewees are from bigger and more conservative companies and Hofstede’s cultural dimensions also correspond better with older conservative companies. The positive picture the Japanese have of Finland helps Finnish companies in Japan, but they must prepare themselves to do well. By listening, having patience, and thinking before saying you get a long way.