Esiselvitys SAP OpenText -järjestelmän käyttöönotosta ostolaskuprosessissa : Case: Suuri prosessiteollisuuden yritys
Hyvönen, Heidi (2016)
Hyvönen, Heidi
Jyväskylän ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016061312884
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016061312884
Tiivistelmä
Kohdeyrityksessä oli huomattu taloushallinnon sähköistämisen mukanaan tuomat hyödyt mutta myös sen käyttöönoton haasteet. Yritysperheen Tanskan ja Saksan yksiköissä oli otettu sähköinen ostolaskujen käsittely käyttöön. Kohdeyrityksessä oli suunniteltu sähköisen ostolaskujen käsittelyohjelmiston integrointia SAP:in ERP-järjestelmään. Kohdeyritys halusi myös olla yritysperheen edelläkävijä verkkolaskujen vastaanottamisessa. Tutkimuksen tavoitteena oli kartoittaa mahdolliset ongelmakohdat ja muutostarpeet nykyprosesseissa sekä tarpeet järjestelmän räätälöintiin.
Teoreettisessa viitekehyksessä käsiteltiin ostoprosessia järjestelmäinformaation näkökulmasta ja ostolaskuprosessia kokonaisuudessaan. Sähköistä taloushallintoa käsiteltiin suuremman kokonaisuuden hahmottamiseksi. ERP-järjestelmiin tutustutaan yleisesti, ja SAP ERP -järjestelmää käsitellään tarkemmin.
Tutkimus toteutettiin case-tutkimuksena ja aineistonkeruumenetelminä hyödynnettiin dokumentteja ja teemahaastatteluja. Tutkimuksen ensimmäisessä vaiheessa tutustuttiin yrityksen prosessikuvauksiin ja järjestelmäohjeisiin. Toisessa vaiheessa suoritettiin teemahaastattelut ostoprosessin avainhenkilöille. Tämän jälkeen haastateltiin ostoreskontranhoitajaa ostolaskuprosessin mallintamiseksi. Viimeiseksi toteutettiin Tanskan yksikön haastattelu prosessien vertailemiseksi ja järjestelmän toiminnallisuuksien kartoittamiseksi.
Tutkimustuloksissa esiteltiin kohdeyrityksen nykyinen ostolaskuprosessi ja Tanskan yksikön ostolaskuprosessi. Johtopäätöksissä vertailtiin näiden eroja, minkä pohjalta määriteltiin prosessien muutostarpeet ja järjestelmän räätälöintitarpeet. Tutkimuksessa havaittiin, että ostoprosessissa ei ole muutostarpeita järjestelmäinformaation näkökulmasta. Sen sijaan ostolaskuprosessi vaati muutoksia ja järjestelmä räätälöintiä. Tuloksia voitaisiin hyödyntää rajallisesti vastaavissa ostolaskujen käsittelyprosessien sähköistämisprojekteissa.
Teoreettisessa viitekehyksessä käsiteltiin ostoprosessia järjestelmäinformaation näkökulmasta ja ostolaskuprosessia kokonaisuudessaan. Sähköistä taloushallintoa käsiteltiin suuremman kokonaisuuden hahmottamiseksi. ERP-järjestelmiin tutustutaan yleisesti, ja SAP ERP -järjestelmää käsitellään tarkemmin.
Tutkimus toteutettiin case-tutkimuksena ja aineistonkeruumenetelminä hyödynnettiin dokumentteja ja teemahaastatteluja. Tutkimuksen ensimmäisessä vaiheessa tutustuttiin yrityksen prosessikuvauksiin ja järjestelmäohjeisiin. Toisessa vaiheessa suoritettiin teemahaastattelut ostoprosessin avainhenkilöille. Tämän jälkeen haastateltiin ostoreskontranhoitajaa ostolaskuprosessin mallintamiseksi. Viimeiseksi toteutettiin Tanskan yksikön haastattelu prosessien vertailemiseksi ja järjestelmän toiminnallisuuksien kartoittamiseksi.
Tutkimustuloksissa esiteltiin kohdeyrityksen nykyinen ostolaskuprosessi ja Tanskan yksikön ostolaskuprosessi. Johtopäätöksissä vertailtiin näiden eroja, minkä pohjalta määriteltiin prosessien muutostarpeet ja järjestelmän räätälöintitarpeet. Tutkimuksessa havaittiin, että ostoprosessissa ei ole muutostarpeita järjestelmäinformaation näkökulmasta. Sen sijaan ostolaskuprosessi vaati muutoksia ja järjestelmä räätälöintiä. Tuloksia voitaisiin hyödyntää rajallisesti vastaavissa ostolaskujen käsittelyprosessien sähköistämisprojekteissa.