Projektien asiakirjallisen tiedon sähköinen talteenotto : Projektirahoituksen hakeminen, raportoinnin ja talteenoton kehittäminen sähköisessä muodossa, kunnanliikelaitoksessa
Ollikainen, Hannele (2010)
Avaa tiedosto
Lataukset:
Ollikainen, Hannele
Mikkelin ammattikorkeakoulu
2010
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2010113016472
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2010113016472
Tiivistelmä
Tässä opinnäytetyössä kehitetään kunnan liikelaitoksen projektien asiakirjallisen tiedon sähköistä talteenottoa. Projektityön asiakirjallisen tiedon säilyttäminen ja raportointi on koettu työlääksi. Nykyiset ohjelmat ja talousjärjestelmä eivät keskustele keskenään, mikä aiheuttaa saman tiedon kirjaamista useaan eri järjestelmään. Sähköinen asiakirjojen talteenotto tehostaa projektitoimintaa ja tuo kustannussäästöjä sekä tuo laatua projektien ohjaukseen ja raportointiin.
Projektin eri vaiheissa syntyvät asiakirjat tulee olla arkistoitu tietyllä tavalla ja kirjanpidon asiakirjojen tulee olla aukottomasti jäljitettävissä. Lisäksi projekteja rahoittavat tahot ohjeistavat projektien myöntämisen yhteydessä raportoinnille vaatimukset. Projekteissa syntyvä asiakirjallinen tieto jaetaan itse asiakirjoihin ja metatietoon. Metatieto liitetään asiakirjan yhteyteen, joka ohjaa sen elinkaarta. Metatiedon mallinnus sähköiseen arkistointiin siirryttäessä tulee tehdä samanaikaisesti kaikille yrityksessä syntyville asiakirjoille.
Projektin hallintaohjelma sopii asiakirjojen talteenottoon sellaiseen yritykseen, jolla on paljon yhtäaikaisia projekteja. Keskisuuri yritys pärjää laajentamalla käytössä olevaa toimisto-ohjelmistopakettia ja hankkimalla lisäosia projektiohjaukseen. Eriaikaisesti hankittuja järjestelmiä ja ohjelmia voidaan hyödyntää verkkotoimintaympäristössä. Oppimisalustojen käyttö luo yhteisen toimintaympäristön yrityksen muiden järjestelmien kanssa.
Kunnan liikelaitokselle kehitetyn toimintamallin avulla voidaan siirtyä asiakirjojen sähköiseen talteenottoon. Mallissa hyödynnetään olemassa olevia toimisto-ohjelmia, jotka laajennetaan projektinhallintaohjelmalla. Verkkokäyttöisellä oppimisalustalla yhdistetään olemassa olevat ohjelmat ja asiakirjojen talteenotto. Näin mahdollistetaan reaaliaikainen taloudenseuranta ja saadaan jaettua tietoa projektin kaikille osapuolille.
Projektin eri vaiheissa syntyvät asiakirjat tulee olla arkistoitu tietyllä tavalla ja kirjanpidon asiakirjojen tulee olla aukottomasti jäljitettävissä. Lisäksi projekteja rahoittavat tahot ohjeistavat projektien myöntämisen yhteydessä raportoinnille vaatimukset. Projekteissa syntyvä asiakirjallinen tieto jaetaan itse asiakirjoihin ja metatietoon. Metatieto liitetään asiakirjan yhteyteen, joka ohjaa sen elinkaarta. Metatiedon mallinnus sähköiseen arkistointiin siirryttäessä tulee tehdä samanaikaisesti kaikille yrityksessä syntyville asiakirjoille.
Projektin hallintaohjelma sopii asiakirjojen talteenottoon sellaiseen yritykseen, jolla on paljon yhtäaikaisia projekteja. Keskisuuri yritys pärjää laajentamalla käytössä olevaa toimisto-ohjelmistopakettia ja hankkimalla lisäosia projektiohjaukseen. Eriaikaisesti hankittuja järjestelmiä ja ohjelmia voidaan hyödyntää verkkotoimintaympäristössä. Oppimisalustojen käyttö luo yhteisen toimintaympäristön yrityksen muiden järjestelmien kanssa.
Kunnan liikelaitokselle kehitetyn toimintamallin avulla voidaan siirtyä asiakirjojen sähköiseen talteenottoon. Mallissa hyödynnetään olemassa olevia toimisto-ohjelmia, jotka laajennetaan projektinhallintaohjelmalla. Verkkokäyttöisellä oppimisalustalla yhdistetään olemassa olevat ohjelmat ja asiakirjojen talteenotto. Näin mahdollistetaan reaaliaikainen taloudenseuranta ja saadaan jaettua tietoa projektin kaikille osapuolille.