Dokumenttien hallinnan kehittäminen huoltotoiminnassa
Karttunen, Tino (2023)
Diplomityö
Karttunen, Tino
2023
School of Engineering Science, Tuotantotalous
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2023032232789
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2023032232789
Tiivistelmä
Tämän tutkimuksen taustalla oli kohdeorganisaation tarve kehittää omaa dokumenttien hallintaansa ja tuoda lean-ajattelua enemmän osaksi organisaation toimintaa. Tutkimuksen päätavoitteena oli luoda kohdeorganisaatiolle dokumenttien hallintaprosessi. Tutkimuksen päätavoitteen saavuttamiseksi toteutettiin tutkimukselle asetetut osatavoitteet.
Tutkimus on kvalitatiivinen ja sisältää kirjallisuuskatsauksen sekä empiriaosuuden. Tutkimuksen kirjallisuuskatsauksessa käsiteltiin dokumenttien hallinnan teoriaa sekä lean-ajattelun teoriaa. Tämän jälkeen empiriaosuudessa kartoitettiin dokumenttien hallinnan nykytila haastatteluiden avulla. Empiriaosuus jatkui haastatteluiden pohjalta luomalla prosessiaihio dokumenttien hallintaprosessista, jota testattiin pilotin avulla. Tämän jälkeen arvioitiin pilotti ja esitettiin prosessin kehityskohdat. Pilotin jälkeen prosessista luotiin prosessikaavio ja toimintaohjeet.
Luotu dokumenttien hallintaprosessi perustuu lean 5S-työkaluun, joka loi prosessille selkeän rungon. 5S-työkalun myötä prosessi tuo läpinäkyvyyttä dokumenttien hallintaan. 5S-työkalun standardisoinnin ja ylläpidon avulla dokumenttien hallinta selkeytyi. Lean-ajattelun jatkuva parantaminen tuotiin prosessin avulla esiin kohdeorganisaatiossa.
Tutkimuksen tuloksena luotiin dokumenttien hallintaprosessi, joka toimii alkukartoituksena lean-ajattelun hyödyntämiseen kohdeorganisaation dokumenttien hallintaan. Prosessin myötä lean-ajattelua saatiin tuotua enemmän esiin kohdeorganisaatiossa. Tutkimuksen johtopäätöksissä käsitellään tarvittavia jatkotoimenpiteitä, joita tulee selvittää ennen prosessin implementoinnin aloittamista. The background of this thesis was the target organization's need to develop its own document management and to bring lean thinking more into the organization's operations. The main goal of the thesis was to create a document management process for the target organization. To achieve the main goal of the thesis, the sub-goals set for the thesis were executed.
The thesis is qualitative and includes a literature review and an empirical part. The literature review of the thesis discussed the theory of document management and the theory of lean thinking. After that, the empirical part mapped the current state of document management through interviews. Based on the interviews, a process blank was created for the document management process, which was tested with the help of a pilot. After this, the pilot was evaluated and the development points of the process were presented. After the pilot, a process diagram and operating instructions were created for the process.
The created document management process is based on the lean 5S, which creates a clear framework for the process. With the 5S, the process brings transparency to document management. With the help of the standardization and sustain of the 5S, document management became clearer. Continuous improvement of lean thinking has been brought up in the target organization through the process.
As a result of the thesis, a document management process was created, which serves as an initial mapping for utilizing lean thinking for the target organization's document management. Through the process, lean thinking was brought out more in the target organization. The conclusions of the thesis discuss the necessary follow-up measures, which must be determined before starting the implementation of the process.
Tutkimus on kvalitatiivinen ja sisältää kirjallisuuskatsauksen sekä empiriaosuuden. Tutkimuksen kirjallisuuskatsauksessa käsiteltiin dokumenttien hallinnan teoriaa sekä lean-ajattelun teoriaa. Tämän jälkeen empiriaosuudessa kartoitettiin dokumenttien hallinnan nykytila haastatteluiden avulla. Empiriaosuus jatkui haastatteluiden pohjalta luomalla prosessiaihio dokumenttien hallintaprosessista, jota testattiin pilotin avulla. Tämän jälkeen arvioitiin pilotti ja esitettiin prosessin kehityskohdat. Pilotin jälkeen prosessista luotiin prosessikaavio ja toimintaohjeet.
Luotu dokumenttien hallintaprosessi perustuu lean 5S-työkaluun, joka loi prosessille selkeän rungon. 5S-työkalun myötä prosessi tuo läpinäkyvyyttä dokumenttien hallintaan. 5S-työkalun standardisoinnin ja ylläpidon avulla dokumenttien hallinta selkeytyi. Lean-ajattelun jatkuva parantaminen tuotiin prosessin avulla esiin kohdeorganisaatiossa.
Tutkimuksen tuloksena luotiin dokumenttien hallintaprosessi, joka toimii alkukartoituksena lean-ajattelun hyödyntämiseen kohdeorganisaation dokumenttien hallintaan. Prosessin myötä lean-ajattelua saatiin tuotua enemmän esiin kohdeorganisaatiossa. Tutkimuksen johtopäätöksissä käsitellään tarvittavia jatkotoimenpiteitä, joita tulee selvittää ennen prosessin implementoinnin aloittamista.
The thesis is qualitative and includes a literature review and an empirical part. The literature review of the thesis discussed the theory of document management and the theory of lean thinking. After that, the empirical part mapped the current state of document management through interviews. Based on the interviews, a process blank was created for the document management process, which was tested with the help of a pilot. After this, the pilot was evaluated and the development points of the process were presented. After the pilot, a process diagram and operating instructions were created for the process.
The created document management process is based on the lean 5S, which creates a clear framework for the process. With the 5S, the process brings transparency to document management. With the help of the standardization and sustain of the 5S, document management became clearer. Continuous improvement of lean thinking has been brought up in the target organization through the process.
As a result of the thesis, a document management process was created, which serves as an initial mapping for utilizing lean thinking for the target organization's document management. Through the process, lean thinking was brought out more in the target organization. The conclusions of the thesis discuss the necessary follow-up measures, which must be determined before starting the implementation of the process.