Toimintajärjestelmäohjelmiston viitekehys ja valinta organisaatiossa : case Väylävirasto
Segerman, Johan (2022)
Diplomityö
Segerman, Johan
2022
School of Engineering Science, Tuotantotalous
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe202201041128
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe202201041128
Tiivistelmä
Organisaatioiden tavoitteiden saavuttamiseen ja toiminnan parantamiseen on monia keinoja ja työkaluja. Organisaatiot voivat ottaa käyttöön toiminta- ja johtamisjärjestelmiä toiminnan tueksi. Järjestelmien toteutus voi tapahtua erillisen ohjelmiston avulla.
Tässä työssä on tarkoituksena selvittää, mitä ovat toimintajärjestelmäksi tarkoitetut ohjelmistot ja miten lähestyä kyseisen ohjelmiston valintaa. Tutkimuksen alkuun on tarpeen selvittää yleisesti toiminta- ja johtamisjärjestelmien teoriaa. Tämän jälkeen selvitetään ohjelmistojen hankinnan ja valinnan prosessin kulkua sekä tärkeitä tekijöitä, kuten valintamalli päätöksentekoa varten. Teoriaosuuden jälkeen tehdään markkinakartoitus, jonka avulla saadaan käsitys todellisista ratkaisuista. Markkinakartoitusta hyödynnetään Väylävirastolle tehtävään selvitykseen, jossa etsitään sopivia ohjelmistoja vaatimuksiin verraten. Ohjelmistoja verrataan teorian avulla valitulla menetelmällä, jotta saadaan tutkittua menetelmän toimivuutta ohjelmiston valinnassa.
Järjestelmiä voi olla eri osakokonaisuuksiin, kuten laatu-, ympäristö- ja työturvallisuusasioihin tai yksittäisiä, useita eri järjestelmiä integroivia kokonaisuuksia. Toiminta- ja johtamisjärjestelmillä on tarkoitus jalkauttaa strategiaa, auttaa johtamista sekä tuoda organisaation menettelyt ja tavat yhteen paikkaan. Ohjelmistoilla järjestelmä voidaan toteuttaa digitaalisesti, jolloin tiedon löytäminen ja muokkaaminen voidaan tehdä helpommaksi. Ohjelmistot sisältävät toimintoja prosessien, tekstisisältöjen, dokumenttien ja laadun hallintaan.
Ohjelmistojen valinnassa on tärkeää selkeä tavoite, monipuolinen tiimi, yhteisesti ymmärretyt vaatimukset sekä vertailumalli. Vertailumalliksi valikoitui Choosing by Advantages -menetelmä, joka on selkeä käyttää ja siitä on helposti havaittavissa eri vaihtoehtojen hyödyt. Tutkimuksen perusteella mallin käyttö olisi helpompaa, jos vertailtavat ominaisuudet olisivat määrällisiä. There are many ways and means to achieve the goals and improve the performance of organizations. Organizations can implement management systems to support operations. The systems can be implemented using separate software.
The purpose of this work is to find out what are software intended as a integrated management system and how to approach the selection of that software. At the beginning of the thesis, it is necessary to clarify the theory of management systems. This is followed by an examination of the process of software acquisition and selection as well as critical factors of such as selection model for decision making. After the theoretical part, a market survey is carried out, which gives a view of the real solutions. The market survey will be utilized in a report for Finnish Transport Infrastructure Agency, where purpose is to find suitable software compared to requirements. The software is compared with the chosen method from the theoretical part in order to study the functionality of the method in software selection.
There can be systems for different sub-entities, such as quality, environmental and occupational safety issues, or individual entities integrating several different systems. Management systems are intended to implement strategy, assist management and bring organizational procedures and practices together. The software allows the system to be implemented digitally, making it easier to find and edit information. The software includes functions for managing processes, textual contect, documents and quality.
When choosing software, a clear goal, a diverse team, commonly understood requirement and a comparison model are important. The Choosing by Advantages method was chosen for comparison. It is obvious to use, and it easily demonstrates the benefits of the different options. Based on the study, it would be easier to use if the features to be compared were quantitative.
Tässä työssä on tarkoituksena selvittää, mitä ovat toimintajärjestelmäksi tarkoitetut ohjelmistot ja miten lähestyä kyseisen ohjelmiston valintaa. Tutkimuksen alkuun on tarpeen selvittää yleisesti toiminta- ja johtamisjärjestelmien teoriaa. Tämän jälkeen selvitetään ohjelmistojen hankinnan ja valinnan prosessin kulkua sekä tärkeitä tekijöitä, kuten valintamalli päätöksentekoa varten. Teoriaosuuden jälkeen tehdään markkinakartoitus, jonka avulla saadaan käsitys todellisista ratkaisuista. Markkinakartoitusta hyödynnetään Väylävirastolle tehtävään selvitykseen, jossa etsitään sopivia ohjelmistoja vaatimuksiin verraten. Ohjelmistoja verrataan teorian avulla valitulla menetelmällä, jotta saadaan tutkittua menetelmän toimivuutta ohjelmiston valinnassa.
Järjestelmiä voi olla eri osakokonaisuuksiin, kuten laatu-, ympäristö- ja työturvallisuusasioihin tai yksittäisiä, useita eri järjestelmiä integroivia kokonaisuuksia. Toiminta- ja johtamisjärjestelmillä on tarkoitus jalkauttaa strategiaa, auttaa johtamista sekä tuoda organisaation menettelyt ja tavat yhteen paikkaan. Ohjelmistoilla järjestelmä voidaan toteuttaa digitaalisesti, jolloin tiedon löytäminen ja muokkaaminen voidaan tehdä helpommaksi. Ohjelmistot sisältävät toimintoja prosessien, tekstisisältöjen, dokumenttien ja laadun hallintaan.
Ohjelmistojen valinnassa on tärkeää selkeä tavoite, monipuolinen tiimi, yhteisesti ymmärretyt vaatimukset sekä vertailumalli. Vertailumalliksi valikoitui Choosing by Advantages -menetelmä, joka on selkeä käyttää ja siitä on helposti havaittavissa eri vaihtoehtojen hyödyt. Tutkimuksen perusteella mallin käyttö olisi helpompaa, jos vertailtavat ominaisuudet olisivat määrällisiä.
The purpose of this work is to find out what are software intended as a integrated management system and how to approach the selection of that software. At the beginning of the thesis, it is necessary to clarify the theory of management systems. This is followed by an examination of the process of software acquisition and selection as well as critical factors of such as selection model for decision making. After the theoretical part, a market survey is carried out, which gives a view of the real solutions. The market survey will be utilized in a report for Finnish Transport Infrastructure Agency, where purpose is to find suitable software compared to requirements. The software is compared with the chosen method from the theoretical part in order to study the functionality of the method in software selection.
There can be systems for different sub-entities, such as quality, environmental and occupational safety issues, or individual entities integrating several different systems. Management systems are intended to implement strategy, assist management and bring organizational procedures and practices together. The software allows the system to be implemented digitally, making it easier to find and edit information. The software includes functions for managing processes, textual contect, documents and quality.
When choosing software, a clear goal, a diverse team, commonly understood requirement and a comparison model are important. The Choosing by Advantages method was chosen for comparison. It is obvious to use, and it easily demonstrates the benefits of the different options. Based on the study, it would be easier to use if the features to be compared were quantitative.