Puolustusvoimien materiaalihankintoihin liittyvän toimeksiantomenettelyn kehittäminen
Porkka, Peter (2021)
Diplomityö
Porkka, Peter
2021
School of Engineering Science, Tuotantotalous
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2021060834701
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2021060834701
Tiivistelmä
Tässä Puolustusvoimien sisäisiä prosesseja tarkastelevassa konstruktiivisessa tapaustutkimuksessa tutkittiin sotilaallisten suorituskykyjen rakentamiseen liittyvän toimeksiantomenettelyn kehittämistä. Toimeksiantomenettely kuvaa suorituskykyvastuullisen ja järjestelmävastuullisen välisen yhtenäisen toimintatavan. Toimeksiantomenettely kuuluu osaksi suorituskyvyn rakentamisen prosesseja, jonka lopputuloksena syntyy Puolustusvoimien lakisääteisten tehtävien täyttämiseen käytettäviä suorituskykyisiä joukkoja ja järjestelmiä.
Tutkimuksen varsinainen tutkimuskysymys oli: miten Puolustusvoimien suorituskykyjen rakentamiseen liittyvää toimeksiantomenettelyä tulisi kehittää? Varsinaisen tutkimuskysymyksen lisäksi tutkimuksessa vastataan myös kahteen alakysymykseen: miten toimeksiantomenettelyä Puolustusvoimissa ohjataan sekä minkälaisia haasteita toimeksiantomenettelyssä koetaan olevan?
Tutkimusaineisto kerättiin teemahaastattelun keinoin. Lisäksi aineistona käytettiin Puolustusvoimien sellaista normistoa ja julkaisuja, jotka sivuavat toimeksiantomenettelyä. Tutkimusaineisto analysoitiin aineistolähtöisen sisällönanalyysin keinoin.
Tutkimusaineisto osoittaa, että Puolustusvoimien toimeksiantomenettelyä ohjataan monin tavoin. Keskeinen ohjaus annetaan erinäisissä asiakirjoissa, mutta yhtäältä toimeksiantomenettely saa syötteensä myös Puolustusvoimien toimintaa ohjaavien ydinprosessien kautta. Lisäksi asiaa sivutaan hankealan täydennyskoulutuksessa.
Nykymuotoisen toimeksiantomenettelyn koettiin olevan paikoin tehoton. Menettelyssä tunnistettiin lukuisia kehityskohteita, joita parantamalla toimeksiantomenettelyä olisi mahdollista tehostaa. Lisäksi toimeksiantomenettelyä ei haastateltujen vastausten perusteella tunneta kovinkaan hyvin kohtuullisen selkeästä ohjeistuksesta huolimatta. Tarpeetonta ja päällekkäistä työtä aiheutuu paljon tietämättömyydestä johtuvien virheiden takia.
Toimeksiantomenettelyn kehittämiseksi esitetään useita kehitysesityksiä. Aineiston perusteella keskeisimmät menettelyn puutteet liittyvät epäloogisuuksiin menettelyn ohjeistuksessa, paikoin puutteellisessa yhteistyössä sekä toimeksiantojen ylimalkaisessa suunnittelussa. Tutkimuksen johtopäätöksissä muun muassa esitetään, kuinka toimeksiantojen sisältö tulisi määrätä kaikkia velvoittavaksi ja kuinka suorituskykyvastuullisen ja järjestelmävastuullisen yhteistyön syntyminen tulisi varmistaa nykyistä aikaisemmassa vaiheessa. This constructive case study examined the internal processes of the Finnish Defence Forces. The assignment procedure is related to the development of the military capabilities in the Defence Forces. The assignment procedure describes the co-operation between the capability responsible and the system responsible units in defence material procurement projects.
The main research question of the study was: how should the assignment procedure be improved? In addition to the actual research question, the study also answers two sub-questions: how is the assignment procedure directed and which kind of challenges there currently are perceived to be in the assignment procedure?
The study was conducted as a thematic interview. In addition, the norms and publications of the Finnish Defence Forces, which touch on to the assignment procedure, were used as a research material. The material was analyzed by means of qualitative content analysis.
The research material shows that the assignment procedure is controlled in many ways. Essential guidance is provided in various documents. On the other hand, some guidance is integrated to the core processes of the Finnish Defence Forces. In addition, the assignment procedure is a small part of the defence procurement continuing education course provided by the Finnish National Defence University.
The current assignment procedure was felt to be ineffective. The interviewed recognized number of areas of improvement which could be made more efficient by improving the process. In addition, the assignment procedure was shown not to be very well known among the people included in the processes, despite the reasonably clear instructions. Unnecessary work is caused by the lack of knowledge.
In order to develop the assignment process, several development proposals are presented. Based on the material, the main shortcoming of the current procedure is related to the illogicalities in the instructions of the procedure, the lack of co-operation in some parts of the process and superficial planning of the annual assignment plan. Therefore, it is proposed that the content of the assignments should be instructed in a way which is binding to every party. Additionally, the co-operation of the members included in the procedure should be ensured earlier in the process in some way.
Tutkimuksen varsinainen tutkimuskysymys oli: miten Puolustusvoimien suorituskykyjen rakentamiseen liittyvää toimeksiantomenettelyä tulisi kehittää? Varsinaisen tutkimuskysymyksen lisäksi tutkimuksessa vastataan myös kahteen alakysymykseen: miten toimeksiantomenettelyä Puolustusvoimissa ohjataan sekä minkälaisia haasteita toimeksiantomenettelyssä koetaan olevan?
Tutkimusaineisto kerättiin teemahaastattelun keinoin. Lisäksi aineistona käytettiin Puolustusvoimien sellaista normistoa ja julkaisuja, jotka sivuavat toimeksiantomenettelyä. Tutkimusaineisto analysoitiin aineistolähtöisen sisällönanalyysin keinoin.
Tutkimusaineisto osoittaa, että Puolustusvoimien toimeksiantomenettelyä ohjataan monin tavoin. Keskeinen ohjaus annetaan erinäisissä asiakirjoissa, mutta yhtäältä toimeksiantomenettely saa syötteensä myös Puolustusvoimien toimintaa ohjaavien ydinprosessien kautta. Lisäksi asiaa sivutaan hankealan täydennyskoulutuksessa.
Nykymuotoisen toimeksiantomenettelyn koettiin olevan paikoin tehoton. Menettelyssä tunnistettiin lukuisia kehityskohteita, joita parantamalla toimeksiantomenettelyä olisi mahdollista tehostaa. Lisäksi toimeksiantomenettelyä ei haastateltujen vastausten perusteella tunneta kovinkaan hyvin kohtuullisen selkeästä ohjeistuksesta huolimatta. Tarpeetonta ja päällekkäistä työtä aiheutuu paljon tietämättömyydestä johtuvien virheiden takia.
Toimeksiantomenettelyn kehittämiseksi esitetään useita kehitysesityksiä. Aineiston perusteella keskeisimmät menettelyn puutteet liittyvät epäloogisuuksiin menettelyn ohjeistuksessa, paikoin puutteellisessa yhteistyössä sekä toimeksiantojen ylimalkaisessa suunnittelussa. Tutkimuksen johtopäätöksissä muun muassa esitetään, kuinka toimeksiantojen sisältö tulisi määrätä kaikkia velvoittavaksi ja kuinka suorituskykyvastuullisen ja järjestelmävastuullisen yhteistyön syntyminen tulisi varmistaa nykyistä aikaisemmassa vaiheessa.
The main research question of the study was: how should the assignment procedure be improved? In addition to the actual research question, the study also answers two sub-questions: how is the assignment procedure directed and which kind of challenges there currently are perceived to be in the assignment procedure?
The study was conducted as a thematic interview. In addition, the norms and publications of the Finnish Defence Forces, which touch on to the assignment procedure, were used as a research material. The material was analyzed by means of qualitative content analysis.
The research material shows that the assignment procedure is controlled in many ways. Essential guidance is provided in various documents. On the other hand, some guidance is integrated to the core processes of the Finnish Defence Forces. In addition, the assignment procedure is a small part of the defence procurement continuing education course provided by the Finnish National Defence University.
The current assignment procedure was felt to be ineffective. The interviewed recognized number of areas of improvement which could be made more efficient by improving the process. In addition, the assignment procedure was shown not to be very well known among the people included in the processes, despite the reasonably clear instructions. Unnecessary work is caused by the lack of knowledge.
In order to develop the assignment process, several development proposals are presented. Based on the material, the main shortcoming of the current procedure is related to the illogicalities in the instructions of the procedure, the lack of co-operation in some parts of the process and superficial planning of the annual assignment plan. Therefore, it is proposed that the content of the assignments should be instructed in a way which is binding to every party. Additionally, the co-operation of the members included in the procedure should be ensured earlier in the process in some way.