Reorganizing functions in financial management : lessons learned
Kiukas, Nina (2021)
Pro gradu -tutkielma
Kiukas, Nina
2021
School of Business and Management, Kauppatieteet
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2021053132309
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2021053132309
Tiivistelmä
Purpose of this Master’s thesis was to study previously implemented organizational change in case company’s financial management functions. This study aimed to point out the key lessons learned that should be considered when centralizing services from decentralized functions to a Shared Service Center. In addition, employee experiences in change, change management and change outcome, and the benefits and challenges of centralized financial management is presented.
Theoretical section of the research presents alternatives for organizing financial management. Centralized financial management model is discussed in more detail, especially from the perspective of benefits and challenges. Finally, change management theory is presented. This is a qualitative research, and the empirical data was collected through interviews involving eight employees from target organization, four Accountants and four Controllers, from two separate teams.
The research results showed that change should be managed in a structured and holistic way. When centralizing services from individual functions to a Shared Service Center, the change management should be considered for units involved. The change was relatively well received. According to those in the role of Accountant, change management was comprehensively successful, while Controllers experienced challenges in change, such as lack of support and communication. The study showed that the promotion of a new corporate culture has been successful.
When centralizing services to a Shared Service Center, time should be spent to analyze the current state and suitability of the processes. The benefits of the centralized financial management were efficiency, process development and quality improvement. The challenges of a centralized financial management are inflexibility and vulnerability in resourcing. After centralization, processes and employee’s expertise in Shared Service Center should be continuously developed. Tämän Pro gradu- tutkielman tarkoituksena oli tutkia aiemmin toteutettua organisaatiomuutosta case yrityksen taloushallinnon toiminnoissa. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää olennaiset opit, joita tulisi ottaa huomioon keskittäessä palveluita hajautetuista toiminnoissa palvelukeskukseen. Lisäksi tutkimuksessa tarkasteltiin työntekijöiden kokemuksia muutoksesta, sen johtamisesta ja muutoksen lopputuloksesta, eli keskitetyn taloushallinnon hyödyistä ja haitoista.
Tutkimuksen teoriaosuudessa esitellään taloushallinnon organisointivaihtoehtoja. Keskitettyä taloushallinnon mallia käsitellään tarkemmin, etenkin hyötyjen ja haasteiden näkökulmasta. Lopuksi käsitellään muutoksen johtamista. Tutkimus on laadullinen tutkimus ja sen empiirinen aineisto on kerätty puolistrukturoitujen haastatteluiden avulla, joihin osallistuivat kohdeorganisaation kahdeksan taloushallinnon työntekijää, joista neljä henkilöä toimii kirjanpitäjänä ja neljä Controllerina, kahdesta eri tiimistä.
Tutkimustulokset osoittivat, että muutosta tulisi johtaa strukturoidusti ja kokonaisvaltaisesti. Keskittäessä palveluita yksittäisistä toiminnoista palvelukeskukseen, tulisi huomioida molempien toimintojen muutoksen johtaminen. Muutos otettiin vastaan suhteellisen hyvin. Kirjanpitäjän roolissa toimivien mukaan muutosjohtaminen onnistui kokonaisvaltaisesti, kun taas Controllerit kokivat muutoksessa haasteita, esimerkiksi puutteellisen tuen ja kommunikoinnin osalta. Tutkimuksessa ilmeni, että uuden yrityskulttuurin edistäminen on onnistunut.
Siirrettäessä tehtäviä palvelukeskukseen, yrityksen tulisi käyttää riittävästi aikaa nykytilan ja prosessien soveltuvuuden analysoimiseen. Keskitetyn taloushallintomallin hyödyiksi nähtiin tehokkuus, prosessien kehittäminen ja laadun parantuminen. Keskitetyn taloushallintomallin haasteita ovat joustamattomuus ja haavoittuvaisuus etenkin resurssoinnissa. Keskittämisen jälkeen, jaetun palvelukeskuksen prosessien ja työntekijöiden osaamisen kehittämisen tulisi olla jatkuvaa.
Theoretical section of the research presents alternatives for organizing financial management. Centralized financial management model is discussed in more detail, especially from the perspective of benefits and challenges. Finally, change management theory is presented. This is a qualitative research, and the empirical data was collected through interviews involving eight employees from target organization, four Accountants and four Controllers, from two separate teams.
The research results showed that change should be managed in a structured and holistic way. When centralizing services from individual functions to a Shared Service Center, the change management should be considered for units involved. The change was relatively well received. According to those in the role of Accountant, change management was comprehensively successful, while Controllers experienced challenges in change, such as lack of support and communication. The study showed that the promotion of a new corporate culture has been successful.
When centralizing services to a Shared Service Center, time should be spent to analyze the current state and suitability of the processes. The benefits of the centralized financial management were efficiency, process development and quality improvement. The challenges of a centralized financial management are inflexibility and vulnerability in resourcing. After centralization, processes and employee’s expertise in Shared Service Center should be continuously developed.
Tutkimuksen teoriaosuudessa esitellään taloushallinnon organisointivaihtoehtoja. Keskitettyä taloushallinnon mallia käsitellään tarkemmin, etenkin hyötyjen ja haasteiden näkökulmasta. Lopuksi käsitellään muutoksen johtamista. Tutkimus on laadullinen tutkimus ja sen empiirinen aineisto on kerätty puolistrukturoitujen haastatteluiden avulla, joihin osallistuivat kohdeorganisaation kahdeksan taloushallinnon työntekijää, joista neljä henkilöä toimii kirjanpitäjänä ja neljä Controllerina, kahdesta eri tiimistä.
Tutkimustulokset osoittivat, että muutosta tulisi johtaa strukturoidusti ja kokonaisvaltaisesti. Keskittäessä palveluita yksittäisistä toiminnoista palvelukeskukseen, tulisi huomioida molempien toimintojen muutoksen johtaminen. Muutos otettiin vastaan suhteellisen hyvin. Kirjanpitäjän roolissa toimivien mukaan muutosjohtaminen onnistui kokonaisvaltaisesti, kun taas Controllerit kokivat muutoksessa haasteita, esimerkiksi puutteellisen tuen ja kommunikoinnin osalta. Tutkimuksessa ilmeni, että uuden yrityskulttuurin edistäminen on onnistunut.
Siirrettäessä tehtäviä palvelukeskukseen, yrityksen tulisi käyttää riittävästi aikaa nykytilan ja prosessien soveltuvuuden analysoimiseen. Keskitetyn taloushallintomallin hyödyiksi nähtiin tehokkuus, prosessien kehittäminen ja laadun parantuminen. Keskitetyn taloushallintomallin haasteita ovat joustamattomuus ja haavoittuvaisuus etenkin resurssoinnissa. Keskittämisen jälkeen, jaetun palvelukeskuksen prosessien ja työntekijöiden osaamisen kehittämisen tulisi olla jatkuvaa.