Hankinnan tietojohtamisen kehittäminen liiketoimintatiedon hallinnan ratkaisun avulla
Vilenius, Jere (2021)
Diplomityö
Vilenius, Jere
2021
School of Engineering Science, Tuotantotalous
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe202104069451
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe202104069451
Tiivistelmä
Tiedosta ja datasta on tullut yhä tärkeämpää yrityksille, sillä datan pohjalta tehtyjen päätösten on osoitettu johtavan keskimääräistä parempiin lopputuloksiin ja tätä myötä parempaan suorituskykyyn. Tässä diplomityössä tutkitaan, mikä data ja tieto hankintaorganisaatioille on oleellista, ja miten dataa tulisi jalostaa, jotta se tukisi päätöksentekoa parhaalla mahdollisella tavalla. Lisäksi tutkitaan, mitä hyötyjä liiketoimintatiedon hallinnasta ja analytiikasta on hankintaorganisaatioille. Tavoitteena työssä on muodostaa lähtökohdat sekä etenemismalli tietojohtamista tukevan liiketoimintatiedon hallinnan ratkaisun kehittämiseksi kohdeyrityksen
hankintaorganisaatiolle.
Työ alkaa kirjallisuuskatsauksella, joka jakautuu kahteen osaan. Ensimmäisessä osassa tutkitaan tietojohtamista sekä liiketoimintatiedon hallintaa kokonaisvaltaisesti, ja toisessa osassa syvennytään liiketoimintatiedon hallintaan sekä analytiikkaan hankinnan näkökulmasta. Kirjallisuuskatsauksen jälkeen esitetään puolistrukturoidun haastattelututkimuksen tulokset. Haastatteluihin osallistui kehitettävän ratkaisun käyttäjäryhmä, ja niiden tavoitteena oli tutkia haastateltavien näkemyksiä hankinnan tietotarpeista, datan jalostamisesta sekä liiketoimintatiedon hallinnan hyödyistä. Lopuksi kirjallisuuskatsauksen ja haastatteluiden tulosten pohjalta esitetään työn johtopäätökset sekä suositukset etenemismallin muodossa kohdeyritykselle.
Kirjallisuuskatsauksen ja haastatteluiden tulokset osoittavat, että analytiikan näkökulmasta hankintaorganisaatioille tärkeintä on spend-analyysi eli käytännössä toteutuneiden kulujen seuranta ja luokittelu. Useimmissa hankintaorganisaatioissa analytiikka rajoittuukin nykypäivänä tähän. Haastatteluista ja uusimmista kirjallisuuslähteistä nousee kuitenkin esille, että tarvetta spend-analyysiä pidemmälle viedylle analytiikalle on tunnistettu. Etenkin toimittajiin ja sopimuksiin liittyvälle analytiikalle ja sen tuottamalle tiedolle nähdään olevan tarvetta, mutta analytiikkaratkaisuja näihin ei vielä laajemmin ole käytössä. Liiketoimintatiedon hallintaa ja analytiikkaa kehitettäessä iteratiivinen pilottiprojekteihin perustuva lähestymistapa on suositeltava. Näin saadaan osallistettua ratkaisun käyttäjät kehitykseen ja mahdollistetaan oppiminen. Erityisen tärkeää kehityksessä on huolehtia datan laadusta sekä ratkaisun käytettävyydestä. Liiketoimintatiedon hallinnan ja analytiikan kehittämisen suurimmat hyödyt hankinnassa liittyvät taloudellisiin asioihin kuten säästöihin, nopeampaan tiedon saantiin, yleiseen tietojohtamisen kulttuurin paranemiseen, sekä kokonaisuuksien ja lukujen parempaan ymmärtämiseen. Knowledge and data have become increasingly important for companies as decisions based on data have proved to lead to better results and thereby better performance. This thesis aims to study what kind of knowledge and data is important for procurement organizations, and how the data should be processed in order to support the decision making in the best possible way. In addition to that it is studied what are the benefits of business intelligence and analytics in procurement. The aim of the thesis is to provide a basis and roadmap for business intelligence solution development for the procurement organization of the target company.
Thesis begins with a literature review which is divided into two parts. The first part focuses on the basics of business intelligence and knowledge management and the second part on business intelligence and analytics in procurement. After the literature review the results of semistructured interviews are presented. The user group of the solution under development was involved in the interviews and the aim was to study their views on procurement data and knowledge needs, data processing and the benefits of business intelligence. Conclusions and recommendations for the target company are presented at the end of the thesis in the form of a roadmap.
The results of the literature review and interviews show that spend analysis, which basically means tracking and breaking down the actual costs, is the most important thing for the procurement organizations from the analytics perspective. Currently analytics is also limited to spend analysis in most procurement organizations. However, based on the most recent literature sources and the completed interviews there is a recognized need for more advanced analytics. Especially analytics related to suppliers and contracts is needed but analytics solutions for these purposes are currently not widely used in companies. In business intelligence and analytics projects an iterative approach with pilot projects is recommended. This way the user group of the solution is involved in the development which furthermore enables learning. During the development process special emphasis should be put on the data quality and the usability of the solution. The most significant benefits of business intelligence and analytics in procurement are related to financial benefits including savings, faster access to information, better knowledge management culture and better understanding of numbers and entities.
hankintaorganisaatiolle.
Työ alkaa kirjallisuuskatsauksella, joka jakautuu kahteen osaan. Ensimmäisessä osassa tutkitaan tietojohtamista sekä liiketoimintatiedon hallintaa kokonaisvaltaisesti, ja toisessa osassa syvennytään liiketoimintatiedon hallintaan sekä analytiikkaan hankinnan näkökulmasta. Kirjallisuuskatsauksen jälkeen esitetään puolistrukturoidun haastattelututkimuksen tulokset. Haastatteluihin osallistui kehitettävän ratkaisun käyttäjäryhmä, ja niiden tavoitteena oli tutkia haastateltavien näkemyksiä hankinnan tietotarpeista, datan jalostamisesta sekä liiketoimintatiedon hallinnan hyödyistä. Lopuksi kirjallisuuskatsauksen ja haastatteluiden tulosten pohjalta esitetään työn johtopäätökset sekä suositukset etenemismallin muodossa kohdeyritykselle.
Kirjallisuuskatsauksen ja haastatteluiden tulokset osoittavat, että analytiikan näkökulmasta hankintaorganisaatioille tärkeintä on spend-analyysi eli käytännössä toteutuneiden kulujen seuranta ja luokittelu. Useimmissa hankintaorganisaatioissa analytiikka rajoittuukin nykypäivänä tähän. Haastatteluista ja uusimmista kirjallisuuslähteistä nousee kuitenkin esille, että tarvetta spend-analyysiä pidemmälle viedylle analytiikalle on tunnistettu. Etenkin toimittajiin ja sopimuksiin liittyvälle analytiikalle ja sen tuottamalle tiedolle nähdään olevan tarvetta, mutta analytiikkaratkaisuja näihin ei vielä laajemmin ole käytössä. Liiketoimintatiedon hallintaa ja analytiikkaa kehitettäessä iteratiivinen pilottiprojekteihin perustuva lähestymistapa on suositeltava. Näin saadaan osallistettua ratkaisun käyttäjät kehitykseen ja mahdollistetaan oppiminen. Erityisen tärkeää kehityksessä on huolehtia datan laadusta sekä ratkaisun käytettävyydestä. Liiketoimintatiedon hallinnan ja analytiikan kehittämisen suurimmat hyödyt hankinnassa liittyvät taloudellisiin asioihin kuten säästöihin, nopeampaan tiedon saantiin, yleiseen tietojohtamisen kulttuurin paranemiseen, sekä kokonaisuuksien ja lukujen parempaan ymmärtämiseen.
Thesis begins with a literature review which is divided into two parts. The first part focuses on the basics of business intelligence and knowledge management and the second part on business intelligence and analytics in procurement. After the literature review the results of semistructured interviews are presented. The user group of the solution under development was involved in the interviews and the aim was to study their views on procurement data and knowledge needs, data processing and the benefits of business intelligence. Conclusions and recommendations for the target company are presented at the end of the thesis in the form of a roadmap.
The results of the literature review and interviews show that spend analysis, which basically means tracking and breaking down the actual costs, is the most important thing for the procurement organizations from the analytics perspective. Currently analytics is also limited to spend analysis in most procurement organizations. However, based on the most recent literature sources and the completed interviews there is a recognized need for more advanced analytics. Especially analytics related to suppliers and contracts is needed but analytics solutions for these purposes are currently not widely used in companies. In business intelligence and analytics projects an iterative approach with pilot projects is recommended. This way the user group of the solution is involved in the development which furthermore enables learning. During the development process special emphasis should be put on the data quality and the usability of the solution. The most significant benefits of business intelligence and analytics in procurement are related to financial benefits including savings, faster access to information, better knowledge management culture and better understanding of numbers and entities.