Tietojärjestelmäinvestointien hyötyjen arviointi investointipäätöksenteossa
Lappi, Susanna (2020)
Diplomityö
Lappi, Susanna
2020
School of Engineering Science, Tuotantotalous
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2020100578101
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2020100578101
Tiivistelmä
Tietojärjestelmät ovat tiivis osa yritysten toimintaa, ja niihin investoimalla voidaan merkittävästi parantaa yritysten kilpailukykyä, toimintakykyä ja kannattavuutta. Tietojärjestelmien hyödyistä ei päästä nauttimaan ilmaiseksi, vaan investointi vaatii yrityksiltä paljon panostuksia, minkä takia investoinnin kannattavuus tulee arvioida huolella ennen projektin aloittamista. Tietojärjestelmäinvestointien hyötyjen arviointi investointipäätöstä varten koetaan monissa yrityksissä hankalaksi, koska niihin liittyy paljon erilaisia hyötyjä, joista suuri osa on erittäin hankalia tunnistaa ja arvioida. Arviointia hankaloittavat myös monet muut tekijät, kuten tietojärjestelmien laaja vaikutus ja sidonnaisuus yritysten liiketoimintaprosesseihin. Tämän diplomityön tavoitteena on tutkia, miten tietojärjestelmäinvestoinneista saatavia hyötyjä voidaan tunnistaa ja arvioida niin, että myös hankalammin arvioitavat hyödyt tulee huomioitua päätöksenteossa.
Tämä diplomityö koostuu kahdesta osasta: kirjallisuuskatsauksesta, joka luo teoreettisen pohjan tietojärjestelmäinvestointien hyötyjen tunnistamiselle ja arvioinnille, sekä empiirisestä tutkimuksesta, jonka pohjana toimii teemahaastatteluina toteutettu haastattelututkimus. Kirjallisuuskatsauksen ja haastattelututkimuksen tuloksia verrataan toisiinsa ja sovelletaan tietojärjestelmäinvestointien hyötyjen arviointia tukevan viitekehyksen ja hyötyjen arviointimallin rakentamiseen. Kehitetyn viitekehyksen ja hyötyjen arviointimallin toimivuutta tietojärjestelmäinvestointien hyötyjen arviointiin testataan tosielämän tapausesimerkin avulla.
Työn lopputuloksena esitetään viitekehys ja hyötyjen arviointimalli, joiden keskeisimmät toimenpiteet tietojärjestelmäinvestointien hyötyjen arvioimiseksi ovat; hyödyn nykytilan tunnistaminen, tietojärjestelmäinvestoinnin myötä tapahtuvan muutoksen suuruuden arvioiminen ja taloudellisen arvon liittäminen muutokseen. Riippuen siitä, kuinka pitkälle viitekehyksen ja Excel-mallin mukaisissa toimenpiteissä pystytään etenemään, hyödyt luokitellaan joko havaittavaksi, mitattaviksi, määrämuotoisiksi tai taloudellisiksi hyödyiksi. Keskeistä on, että kaikki tunnistetut hyödyt sisällytetään investointiehdotukseen ja huomioidaan osana investointipäätöstä. Työssä tunnistetut keskeisimmät toimenpiteet onnistuneeseen hyötyjen arviointiin ovat huolellinen esiselvitys ja nykytilan tunnistaminen, hyötyjen pilkkominen tarpeeksi tarkoiksi kokonaisuuksiksi ja hyötyjen syy-seuraussuhteiden tunnistaminen. Information systems are an integral part of companies' operations and investing in those can significantly improve their competitiveness, performance, and profitability. The benefits of the system cannot be enjoyed for free and a great contribution is needed from the company, the profitability of the investment must be evaluated carefully before initiating the project. The assessment of information systems benefits is often considered to be difficult since they involve many different types of benefits which are difficult to identify and evaluate. Evaluation is complicated by many factors, such as the wide impact of information systems and connection to companies’ business processes. This thesis examines how the benefits of information system investments can be identified and evaluated, in a way that even the benefits that are more difficult to assess can be taken into account in the decision making.
This master’s thesis is divided into two parts: literature review, that creates the theoretical background for identifying and evaluating the benefits of information systems, and empirical research, that is based in interview research conducted as thematic interviews. The results of literature review and interview research is analyzed and applied to construct a framework and Benefit evaluation -model for information system investments benefits evaluation. The framework and the model are tested with real-life case example to assess the functionality of the framework and model for evaluating the benefits of information system investments.
As the result of the thesis the framework and the Benefit evaluation -model are presented. In the framework and the model, the key actions to evaluate the benefits of information systems are; identifying the current state of the benefit, assessing the magnitude of the change that will result from the investment and associating the economic value with the change. Depending on the actions that can be done under the framework and the model, the benefits are classified as observable, measurable, quantified, or economic. It is essential that every benefit that is identified is included in the investment proposal and taken into account in then investment decision making. The main actions identified in the study that affect how well the benefit assessment can be done are the careful preliminary study and identification of the current state, the division of the benefits into sufficiently precise entities and the identification of the cause-and-effect relationships of the benefits.
Tämä diplomityö koostuu kahdesta osasta: kirjallisuuskatsauksesta, joka luo teoreettisen pohjan tietojärjestelmäinvestointien hyötyjen tunnistamiselle ja arvioinnille, sekä empiirisestä tutkimuksesta, jonka pohjana toimii teemahaastatteluina toteutettu haastattelututkimus. Kirjallisuuskatsauksen ja haastattelututkimuksen tuloksia verrataan toisiinsa ja sovelletaan tietojärjestelmäinvestointien hyötyjen arviointia tukevan viitekehyksen ja hyötyjen arviointimallin rakentamiseen. Kehitetyn viitekehyksen ja hyötyjen arviointimallin toimivuutta tietojärjestelmäinvestointien hyötyjen arviointiin testataan tosielämän tapausesimerkin avulla.
Työn lopputuloksena esitetään viitekehys ja hyötyjen arviointimalli, joiden keskeisimmät toimenpiteet tietojärjestelmäinvestointien hyötyjen arvioimiseksi ovat; hyödyn nykytilan tunnistaminen, tietojärjestelmäinvestoinnin myötä tapahtuvan muutoksen suuruuden arvioiminen ja taloudellisen arvon liittäminen muutokseen. Riippuen siitä, kuinka pitkälle viitekehyksen ja Excel-mallin mukaisissa toimenpiteissä pystytään etenemään, hyödyt luokitellaan joko havaittavaksi, mitattaviksi, määrämuotoisiksi tai taloudellisiksi hyödyiksi. Keskeistä on, että kaikki tunnistetut hyödyt sisällytetään investointiehdotukseen ja huomioidaan osana investointipäätöstä. Työssä tunnistetut keskeisimmät toimenpiteet onnistuneeseen hyötyjen arviointiin ovat huolellinen esiselvitys ja nykytilan tunnistaminen, hyötyjen pilkkominen tarpeeksi tarkoiksi kokonaisuuksiksi ja hyötyjen syy-seuraussuhteiden tunnistaminen.
This master’s thesis is divided into two parts: literature review, that creates the theoretical background for identifying and evaluating the benefits of information systems, and empirical research, that is based in interview research conducted as thematic interviews. The results of literature review and interview research is analyzed and applied to construct a framework and Benefit evaluation -model for information system investments benefits evaluation. The framework and the model are tested with real-life case example to assess the functionality of the framework and model for evaluating the benefits of information system investments.
As the result of the thesis the framework and the Benefit evaluation -model are presented. In the framework and the model, the key actions to evaluate the benefits of information systems are; identifying the current state of the benefit, assessing the magnitude of the change that will result from the investment and associating the economic value with the change. Depending on the actions that can be done under the framework and the model, the benefits are classified as observable, measurable, quantified, or economic. It is essential that every benefit that is identified is included in the investment proposal and taken into account in then investment decision making. The main actions identified in the study that affect how well the benefit assessment can be done are the careful preliminary study and identification of the current state, the division of the benefits into sufficiently precise entities and the identification of the cause-and-effect relationships of the benefits.