Prosessien mallintamisen rooli tiedon luomisessa : case kunnossapitojärjestelmän hankintaprojekti
Joukainen, Oili (2020)
Pro gradu -tutkielma
Joukainen, Oili
2020
School of Business and Management, Kauppatieteet
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2020051938308
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2020051938308
Tiivistelmä
Organisaation tieto, kyky tämän tiedon luomiseen ja hyödyntämiseen on tunnistettu tietojohtamista käsittelevässä tutkimuksessa tärkeiksi tekijöiksi kestävän kilpailukyvyn saavuttamiselle.
Tässä pro gradu -tutkielmassa tarkasteltiin prosessien mallintamista tiedon luomisen välineenä projektissa, jossa suomalainen PK-kokoluokan yhtiö hankki sähköisen kunnossapitojärjestelmän. Tällaista merkittävää hankintaa edeltää tyypillisesti liiketoimintaprosessien mallintaminen eli prosessien koonti dokumentoituun ja yksiselitteisesti ymmärrettävään muotoon, jotta liiketoimintatarpeiden kuvaaminen järjestelmätoimittajille mahdollistuu. Vastaavasti järjestelmätoimittajat kuvaavat ratkaisumahdollisuuksiaan suhteessa näihin tarpeisiin ja järjestelmäratkaisunsa prosesseja. Osapuolten on saavutettava ja luotava riittävästi tietoa, jotta tarpeet täyttävän järjestelmäratkaisun toteutus ja lopulta tuotannollinen käyttö mahdollistuvat aiotulla tavalla.
Tämän tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, millainen prosessien mallintaminen tukee parhaiten edellä mainittuja tietoon liittyviä tavoitteita järjestelmähankinnassa. Tässä tutkimuksessa käsitellään tiedon luomista prosessina, jossa osapuolten tietoa integroidaan yhteen järjestelmäratkaisun määrittelemiseksi yhdessä, erilaisten näkemysten yhteen saattamiseksi. Prosessien mallintamista käsitellään niiden dokumenttien kautta, joita järjestelmän hankintaprojektissa luodaan, käytetään ja kehitetään.
Tämä tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena. Metodeina sovellettiin puolistrukturoitua teemahaastattelua ja dokumentteihin perehtymistä toissijaisena, täydentävänä aineistona. Kattavan näkemyksen saavuttamiseksi tutkimuksessa haastateltiin sekä järjestelmää hankkivan yhtiön että järjestelmätoimittajien edustajia.
Tuloksista selviää, että prosesseista laaditut mallit ovat olennainen väline tiedon luomisessa tietojärjestelmän hankintaprojektissa useista käytännön syistä. Mallien olennaisuus näyttäytyy siinä, miten vahvasti ne kytkeytyvät tiedon luomisen prosessiin projektin eri vaiheissa.
Johtopäätöksenä esitetään, että prosessien mallintamisen päämäärä ja itseisarvo projektissa ei ole staattinen, hiottu dokumentti, vaan laaditun mallinnuksen käyttökelpoisuus ja lisäarvo projektiin osallistuvien tietotarpeisiin. Mallintamiseen pohjautuva tiedon luomisen prosessi lisää organisaation tietoa. Organizational knowledge and the ability to create and utilize this knowledge have been recognised as important factors for achieving sustainable competitive advantage in knowledge management research.
In this master’s thesis, the role of process modelling in knowledge creation was examined in a maintenance management system acquisition project in a Finnish SME-scale company. This kind of major acquisition is usually preceded by business process modelling: bringing the processes to an explicit, unequivocal form, so that business needs can be described to the software vendors. Similarly, the software vendors describe their corresponding solutions and their system processes. The parties need to reach a shared understanding and create enough knowledge to enable the definition, implementation and finally production use of the software in intended manner.
The aim of this study was to examine what kind of process modelling best supports these knowledge-related objectives in the acquisition project. In this research, knowledge creation signifies a process aiming to a shared understanding and knowledge integration of the parties and combining different views. Process modelling is examined in the extent of documents created, used, and further developed in the software acquisition project.
This study was conducted as a qualitative case study. Methods used were semi-structured thematic interviews and documentation as a secondary, complementary source. To achieve a comprehensive understanding, the interviews were conducted with participants from both the case organization and software vendor organizations.
The results of the study indicate that process modelling is an essential instrument in knowledge creation process for several practically oriented reasons in a system acquisition project. Its relevance is portrayed in the strong connection in knowledge creation process in different stages of the project.
In conclusion, the purpose and value of a process modelling in such a project is not portrayed in a finely detailed static document, but rather in its usability and potential to add value in knowledge needs of the project participants. The knowledge creation process based on this modelling increases organizational knowledge.
Tässä pro gradu -tutkielmassa tarkasteltiin prosessien mallintamista tiedon luomisen välineenä projektissa, jossa suomalainen PK-kokoluokan yhtiö hankki sähköisen kunnossapitojärjestelmän. Tällaista merkittävää hankintaa edeltää tyypillisesti liiketoimintaprosessien mallintaminen eli prosessien koonti dokumentoituun ja yksiselitteisesti ymmärrettävään muotoon, jotta liiketoimintatarpeiden kuvaaminen järjestelmätoimittajille mahdollistuu. Vastaavasti järjestelmätoimittajat kuvaavat ratkaisumahdollisuuksiaan suhteessa näihin tarpeisiin ja järjestelmäratkaisunsa prosesseja. Osapuolten on saavutettava ja luotava riittävästi tietoa, jotta tarpeet täyttävän järjestelmäratkaisun toteutus ja lopulta tuotannollinen käyttö mahdollistuvat aiotulla tavalla.
Tämän tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, millainen prosessien mallintaminen tukee parhaiten edellä mainittuja tietoon liittyviä tavoitteita järjestelmähankinnassa. Tässä tutkimuksessa käsitellään tiedon luomista prosessina, jossa osapuolten tietoa integroidaan yhteen järjestelmäratkaisun määrittelemiseksi yhdessä, erilaisten näkemysten yhteen saattamiseksi. Prosessien mallintamista käsitellään niiden dokumenttien kautta, joita järjestelmän hankintaprojektissa luodaan, käytetään ja kehitetään.
Tämä tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena. Metodeina sovellettiin puolistrukturoitua teemahaastattelua ja dokumentteihin perehtymistä toissijaisena, täydentävänä aineistona. Kattavan näkemyksen saavuttamiseksi tutkimuksessa haastateltiin sekä järjestelmää hankkivan yhtiön että järjestelmätoimittajien edustajia.
Tuloksista selviää, että prosesseista laaditut mallit ovat olennainen väline tiedon luomisessa tietojärjestelmän hankintaprojektissa useista käytännön syistä. Mallien olennaisuus näyttäytyy siinä, miten vahvasti ne kytkeytyvät tiedon luomisen prosessiin projektin eri vaiheissa.
Johtopäätöksenä esitetään, että prosessien mallintamisen päämäärä ja itseisarvo projektissa ei ole staattinen, hiottu dokumentti, vaan laaditun mallinnuksen käyttökelpoisuus ja lisäarvo projektiin osallistuvien tietotarpeisiin. Mallintamiseen pohjautuva tiedon luomisen prosessi lisää organisaation tietoa.
In this master’s thesis, the role of process modelling in knowledge creation was examined in a maintenance management system acquisition project in a Finnish SME-scale company. This kind of major acquisition is usually preceded by business process modelling: bringing the processes to an explicit, unequivocal form, so that business needs can be described to the software vendors. Similarly, the software vendors describe their corresponding solutions and their system processes. The parties need to reach a shared understanding and create enough knowledge to enable the definition, implementation and finally production use of the software in intended manner.
The aim of this study was to examine what kind of process modelling best supports these knowledge-related objectives in the acquisition project. In this research, knowledge creation signifies a process aiming to a shared understanding and knowledge integration of the parties and combining different views. Process modelling is examined in the extent of documents created, used, and further developed in the software acquisition project.
This study was conducted as a qualitative case study. Methods used were semi-structured thematic interviews and documentation as a secondary, complementary source. To achieve a comprehensive understanding, the interviews were conducted with participants from both the case organization and software vendor organizations.
The results of the study indicate that process modelling is an essential instrument in knowledge creation process for several practically oriented reasons in a system acquisition project. Its relevance is portrayed in the strong connection in knowledge creation process in different stages of the project.
In conclusion, the purpose and value of a process modelling in such a project is not portrayed in a finely detailed static document, but rather in its usability and potential to add value in knowledge needs of the project participants. The knowledge creation process based on this modelling increases organizational knowledge.