Organisaatioprosessin muutos
Helin, Kati (2015)
Pro gradu -tutkielma
Helin, Kati
2015
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2015102215030
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2015102215030
Tiivistelmä
Tutkimuksessa tarkasteltiin sähköiseen arkistointiin siirtymisen muutosprosessia Lahden kaupungin organisaatiossa vuosien 2013 – 2015 välillä. Tavoitteena oli sel-vittää kunnallisen organisaation sähköiseen arkistointiin siirtymisen vaatiman muu-tosprosessin toteutuksen ratkaisut sekä muutoksen vaikutukset hallinnollisiin pro-sesseihin. Työ on metodologialtaan kvalitatiivinen tapaustutkimus, jonka tutkimus-aineistona käytettiin haastatteluja sekä organisaation sisäisiä asiakirjoja. Tutkimuk-sessa haastateltiin kohdeorganisaation muutoksen suunnittelun sekä toteutuksen avainhenkilöitä. Tutkimustulokset osoittivat, että muutosprosessi noudatti tieteellisen tutkimuksen kuvaamaa muutoksen vaiheittaista etenemistä, vaikkakin vaiheet me-nivät osittain päällekkäin. Muutosprosessissa tulisi tulosten perusteella kiinnittää huomiota muutoksessa ilmenevien vastakkaisten mielipiteiden vaikutukseen muu-toksen hidastavana tekijänä ja ottaa jo suunnitteluvaiheessa tämä huomioon esi-merkiksi miettimällä toimiva kannustinjärjestelmä tukemaan muutoksen toteutusta. Merkittävimmät havainnot prosessien muuttumiseen liittyen olivat, että arkistointia ei voi ajatella erillisenä prosessina asiakirjan elinkaaren lopussa, vaan sähköisessä toimintaympäristössä arkistointi sulautuu kiinteäksi osaksi organisaation kaikkea toimintaa. Arkistoinnin tapaa muutettaessa on otettava huomioon eri toiminnoille asetetut vaatimukset, kuten tietoturva, allekirjoitus, arkistointi, arkistossa asiointi se-kä hävitys. Sähköiseen arkistointiin siirtyminen muuttaa organisaation eri toimijoi-den rooleja ja jossain kohden tuo säästöjä, mutta toisaalta vaatii organisaatiolta muuttumiskykyä. Osaltaan muutos vauhdittaa myös erilaisten toimintojen keskittä-misen mahdollisuuksia. The process of changing over to electronic archiving in the organization of Lahti city between 2013 and 2015 was the subject of the study. The aim was to detect the arrangements that are needed to carry out the change of the archiving system to an electronic one in the local or-ganization as well as to report the influence of the change to the administrative processes. By the methodology the study is a qualitative case study that was carried out by interviews and by using internal documents. The key persons of both planning and implementing phase were interviewed. The results showed that the process of change followed the steps of gradual pro-gress described by scientific research, yet the steps were overlapping each other to some ex-tent. Based on the results, in the process of change, attention should be paid to the opposite opinions as an obstacle that slows down the process. This should be taken into account al-ready in the planning phase by, for example, considering working encouragement methods to support the implementation of the change. Regarding the changes in the processes the most remarkable findings were that archiving can't be considered as a separate process at the end of the lifespan of the document but in electric environment, archiving is a fixed part of all functions of the organization. When changing the archiving system, one should consider the requirements for different functions, such as security, signature, archiving as well as visiting and destroying the archive. The roles of the different parties are changed when changing over to the electronic archiving, and in some places, it will bring savings but on the other hand, it requires ability for change from the organization. At the same time it also speeds up the pos-sibilities of centralization of various functions.