Techinical communicator and the Quality of Documentation in a start-up Software Business.
REINIKKA, PÄIVI (2001)
REINIKKA, PÄIVI
2001
Käännöstiede (englanti) - Translation Studies (English)
Humanistinen tiedekunta - Faculty of Humanities
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2001-05-03
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-9515
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-9515
Tiivistelmä
Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää miten työskenteleminen vasta perustetussa ohjelmistoyrityksessä vaikuttaa teknisen viestijän tuottaman dokumentaation laatuun. Tarkoitus oli selvittää millaisia esteitä on teknisen viestijän tiellä, kun hän yrittää tuottaa laadukasta dokumentaatiota ja miten hän voi päästä näiden esteiden yli. Lähtökohtana tutkimukselle oli, että laadun varmistamisessa prosessien kehittäminen ja käyttöönottaminen ovat ensiarvoisen tärkeitä. Tulosten valossa lähtökohta pitää paikkansa. Prosessien kehittäminen ja käyttöönottaminen eivät kuitenkaan ole helppoja toimenpiteitä, joten niihin ei yleensä vasta aloittaneissa yrityksissä ryhdytä.
Laadukas dokumentaatio antaa käyttäjälleen sen tiedon, mitä hän tarvitsee silloin kun hän sitä tarvitsee. Tämänkaltaisen laadun tuottamisen täytyy luonnollisesti lähteä niistä tarpeista, joita käyttäjällä on. Tutkimuksessa esitellään laadun määrittelyyn holistinen malli, joka kattaa useita laadun määritelmiä. Tutkimuksessa käytetty määritelmä lähtee nimenomaan käyttäjien ja heidän tarpeidensa kartoittamisesta ja analysoimisesta dokumentointiprosessin avulla. Näin laadun varmistamiseksi tehty analyysi palvelee dokumentaation laatijaa, jotta hän osaa tuottaa juuri sellaista dokumentaatiota, joka vastaa käyttäjien tarpeisiin.
Tutkimuksen empiiristä osaa varten haastateltiin kahden vasta perustetun ohjelmistoyrityksen teknisiä viestijöitä. Heiltä kysyttiin dokumentointi- ja tuotekehitysprosesseista ja laadun tuottamisesta. Haastatteluaineiston analysoinnissa käytettiin hyväksi prosessimalleja kirjallisuudesta. Lisäksi prosessit arvioitiin prosessien kypsyysasteikolla. Prosessien kypsyyden vaikutus teknisten viestijöiden työhön osoittautui melko merkittäväksi: mitä kehittyneemmät prosessit, sitä helpompi teknisen viestijän on keskittyä laadukkaan dokumentoinnin tuottamiseen, sillä silloin materiaalia on helpommin teknisen viestijän saatavilla ja tehdyt suunnitelmat ohjaavat dokumentaation tuottamista.
Teoreettisen viitekehyksen näkökulmasta näiden kahden yrityksen tuottaman dokumentaation laatu ei siis voi olla paras mahdollinen tai ainakin laadun tuottamisen toistaminen on vaikeaa. Tutkimuksessa ei kuitenkaan perehdytty yritysten tuottamaan dokumentaatioon, sillä kyseessä oli pikemminkin teoreettinen kartoitus siitä, miten laatua voi tuottaa vasta perustetussa ohjelmistoyrityksessä.
Tutkimuksen tuloksena oli, että pahin este on vakiintuneen toimintatavan, siis prosessien, puuttuminen. Myös kommunikointikeinojen ja kanavien puuttuminen havaittiin esteeksi. Teknisen viestijän työnkuva on aloittelevassa ohjelmistoyrityksessä erilainen kuin esimerkiksi jo vakiintuneessa isossa ohjelmistoyrityksessä: hän on yksin vastuussa koko dokumentoinnista alusta loppuun. Lisäksi hänellä voi olla muita tehtäviä, esim. käännös-ja kielentarkistustöitä dokumentaation tuottamisen lisäksi. Yrityksen pieni koko aiheuttaa juuri sen, että tekninen viestijä on vastuussa itse kaikesta dokumentointiin liittyvästä, sillä isomassa yrityksessä myös teknistä viestintää on tekemässä useampia henkilöitä, joilla on mahdollisuus erikoistua teknisen viestinnän eri osa-alueille oman kiinnostuksensa mukaan.
Laadukas dokumentaatio antaa käyttäjälleen sen tiedon, mitä hän tarvitsee silloin kun hän sitä tarvitsee. Tämänkaltaisen laadun tuottamisen täytyy luonnollisesti lähteä niistä tarpeista, joita käyttäjällä on. Tutkimuksessa esitellään laadun määrittelyyn holistinen malli, joka kattaa useita laadun määritelmiä. Tutkimuksessa käytetty määritelmä lähtee nimenomaan käyttäjien ja heidän tarpeidensa kartoittamisesta ja analysoimisesta dokumentointiprosessin avulla. Näin laadun varmistamiseksi tehty analyysi palvelee dokumentaation laatijaa, jotta hän osaa tuottaa juuri sellaista dokumentaatiota, joka vastaa käyttäjien tarpeisiin.
Tutkimuksen empiiristä osaa varten haastateltiin kahden vasta perustetun ohjelmistoyrityksen teknisiä viestijöitä. Heiltä kysyttiin dokumentointi- ja tuotekehitysprosesseista ja laadun tuottamisesta. Haastatteluaineiston analysoinnissa käytettiin hyväksi prosessimalleja kirjallisuudesta. Lisäksi prosessit arvioitiin prosessien kypsyysasteikolla. Prosessien kypsyyden vaikutus teknisten viestijöiden työhön osoittautui melko merkittäväksi: mitä kehittyneemmät prosessit, sitä helpompi teknisen viestijän on keskittyä laadukkaan dokumentoinnin tuottamiseen, sillä silloin materiaalia on helpommin teknisen viestijän saatavilla ja tehdyt suunnitelmat ohjaavat dokumentaation tuottamista.
Teoreettisen viitekehyksen näkökulmasta näiden kahden yrityksen tuottaman dokumentaation laatu ei siis voi olla paras mahdollinen tai ainakin laadun tuottamisen toistaminen on vaikeaa. Tutkimuksessa ei kuitenkaan perehdytty yritysten tuottamaan dokumentaatioon, sillä kyseessä oli pikemminkin teoreettinen kartoitus siitä, miten laatua voi tuottaa vasta perustetussa ohjelmistoyrityksessä.
Tutkimuksen tuloksena oli, että pahin este on vakiintuneen toimintatavan, siis prosessien, puuttuminen. Myös kommunikointikeinojen ja kanavien puuttuminen havaittiin esteeksi. Teknisen viestijän työnkuva on aloittelevassa ohjelmistoyrityksessä erilainen kuin esimerkiksi jo vakiintuneessa isossa ohjelmistoyrityksessä: hän on yksin vastuussa koko dokumentoinnista alusta loppuun. Lisäksi hänellä voi olla muita tehtäviä, esim. käännös-ja kielentarkistustöitä dokumentaation tuottamisen lisäksi. Yrityksen pieni koko aiheuttaa juuri sen, että tekninen viestijä on vastuussa itse kaikesta dokumentointiin liittyvästä, sillä isomassa yrityksessä myös teknistä viestintää on tekemässä useampia henkilöitä, joilla on mahdollisuus erikoistua teknisen viestinnän eri osa-alueille oman kiinnostuksensa mukaan.