Videoneuvottelu vuorovaikutusareenana - keskustelunanalyyttinen tutkimus videovälitteisen kokouksen vuorottelusta ja sen haasteiden käsittelystä
MÄKYNEN, SANNA (2008)
MÄKYNEN, SANNA
2008
Sosiaalipsykologia - Social Psychology
Yhteiskuntatieteellinen tiedekunta - Faculty of Social Sciences
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2008-06-09
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-18876
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-18876
Tiivistelmä
Tutkielma käsittelee institutionaalista vuorovaikutustilannetta, videoneuvotteluympäristössä pidettävää tiimikokousta ja sen vuorotteluilmiöitä. Tutkimuksesta saatava tieto on hyödynnettävissä kaikkiin organisaatioihin, joissa yhtenä kokousmuotona käytetään videoneuvottelua. Tutkimuksessa kuvataan sekä kokoustilanteen sujuvuutta tukevia vuorottelukäytänteitä että videoneuvotteluympäristön asettamia haasteita.
Aineistona on suurehkon julkisen organisaation viisi videovälitteistä tiimikokousta. Toissijaisena aineistona käytetään osallistujien kokemuksia videovälitteisestä kokouksestaan. Tämä sähköpostikyselyllä kerätty aineisto toimii lähinnä videoaineiston analyysin fokusoinnin apuna. Tutkimuksen pääasiallisena analyysimetodina on keskustelunanalyysi.
Aineiston perusteella vuorottelu videovälitteisessä kokouksessa onnistui korostetun puheenjohtajavetoisesti. Puheenjohtaja pystyi määrittämään seuraavan puhujan käyttämällä erilaisia osoittavia termejä. Näitä olivat henkilön nimeäminen tai paikkakunnan mainitseminen sekä viittaus asiayhteyteen, jolloin seuraava puhuja tuli osoitettua hiljaisesti. Katseen suuntaaminen ei videoneuvotteluympäristössä riittänyt seuraavan puhujan määrittämiseen, vaan sitä käytettiin jonkin muun osoittamiskeinon rinnalla. Vuorottelu onnistui lyhyen aikaa ilman puheenjohtajan ohjausta, kun puhujat käyttivät puheenvuoronsa alussa erilaisia aloittimia. Vuorottelun sujuminen riippui myös vuoronpyynnön havaitsemisesta ja vuoron myöntämisestä pyyntöjärjestyksessä eli puheenjohtajan tehtävän onnistumisesta. Tämä oli vaativaa videoneuvotteluympäristön haasteiden vuoksi.
Videovälitteisen kokouksen vuorovaikutuksen haasteiksi nousivat näkyvyys, kuuluvuus, tekninen viive sekä fyysinen etäisyys. Haasteiden olemassaolo tehtiin vuorovaikutuksessa näkyväksi erilaisten ongelmatilanteiden käsittelyn kautta. Näkyvyyden ongelmat liittyivät puheenvuoron saantiin. Puheenvuoroa saattoi olla vaikea saada tai sitten se saatiin, vaikka sitä ei oltu haluttu. Kuuluvuuden häiriöt taas vaikeuttivat puheenvuorojen sisällön kuulemista. Ongelmia käsiteltiin moninaisilla keinoilla, mutta osallistujien omaa toimintaa tai teknistä osaamista suoraan moittimatta. Teknisen viiveen yhteydessä korostui tämän erityispiirteen tiedostamisen merkitys tahattomien ongelmatilanteiden syntymisessä. Fyysinen etäisyys hankaloitti joko videoyhteyden päässä olevien henkilöiden osallistumista tai puheenjohtajan työtä hänen yrittäessään osallistaa tiimin muita jäseniä.
Haasteiden käsittelyn kautta tutkittu vuorovaikutusympäristö poikkeaa kasvokkaisesta kokoustilanteesta. Videovälitteiseen kokoukseen osallistuvan onkin totuttava huomioimaan ja tiedostamaan nämä erityispiirteet ja muuttamaan omaa vuorovaikutustapaansa tähän ympäristöön soveltuvaksi.
Avainsanat: videoneuvottelu, keskustelunanalyysi, institutionaalinen vuorovaikutus, videovälitteinen kokous, kokousvuorovaikutus
Aineistona on suurehkon julkisen organisaation viisi videovälitteistä tiimikokousta. Toissijaisena aineistona käytetään osallistujien kokemuksia videovälitteisestä kokouksestaan. Tämä sähköpostikyselyllä kerätty aineisto toimii lähinnä videoaineiston analyysin fokusoinnin apuna. Tutkimuksen pääasiallisena analyysimetodina on keskustelunanalyysi.
Aineiston perusteella vuorottelu videovälitteisessä kokouksessa onnistui korostetun puheenjohtajavetoisesti. Puheenjohtaja pystyi määrittämään seuraavan puhujan käyttämällä erilaisia osoittavia termejä. Näitä olivat henkilön nimeäminen tai paikkakunnan mainitseminen sekä viittaus asiayhteyteen, jolloin seuraava puhuja tuli osoitettua hiljaisesti. Katseen suuntaaminen ei videoneuvotteluympäristössä riittänyt seuraavan puhujan määrittämiseen, vaan sitä käytettiin jonkin muun osoittamiskeinon rinnalla. Vuorottelu onnistui lyhyen aikaa ilman puheenjohtajan ohjausta, kun puhujat käyttivät puheenvuoronsa alussa erilaisia aloittimia. Vuorottelun sujuminen riippui myös vuoronpyynnön havaitsemisesta ja vuoron myöntämisestä pyyntöjärjestyksessä eli puheenjohtajan tehtävän onnistumisesta. Tämä oli vaativaa videoneuvotteluympäristön haasteiden vuoksi.
Videovälitteisen kokouksen vuorovaikutuksen haasteiksi nousivat näkyvyys, kuuluvuus, tekninen viive sekä fyysinen etäisyys. Haasteiden olemassaolo tehtiin vuorovaikutuksessa näkyväksi erilaisten ongelmatilanteiden käsittelyn kautta. Näkyvyyden ongelmat liittyivät puheenvuoron saantiin. Puheenvuoroa saattoi olla vaikea saada tai sitten se saatiin, vaikka sitä ei oltu haluttu. Kuuluvuuden häiriöt taas vaikeuttivat puheenvuorojen sisällön kuulemista. Ongelmia käsiteltiin moninaisilla keinoilla, mutta osallistujien omaa toimintaa tai teknistä osaamista suoraan moittimatta. Teknisen viiveen yhteydessä korostui tämän erityispiirteen tiedostamisen merkitys tahattomien ongelmatilanteiden syntymisessä. Fyysinen etäisyys hankaloitti joko videoyhteyden päässä olevien henkilöiden osallistumista tai puheenjohtajan työtä hänen yrittäessään osallistaa tiimin muita jäseniä.
Haasteiden käsittelyn kautta tutkittu vuorovaikutusympäristö poikkeaa kasvokkaisesta kokoustilanteesta. Videovälitteiseen kokoukseen osallistuvan onkin totuttava huomioimaan ja tiedostamaan nämä erityispiirteet ja muuttamaan omaa vuorovaikutustapaansa tähän ympäristöön soveltuvaksi.
Avainsanat: videoneuvottelu, keskustelunanalyysi, institutionaalinen vuorovaikutus, videovälitteinen kokous, kokousvuorovaikutus