Arkistoainesten supistamiskomitean toiminta 1947-1970: Lääninhallitusten, henkikirjoittajien, nimismiesten ja poliisilaitosten asiakirjojen seulontapäätösten analyysi
KUKKONEN, ELINA (2006)
KUKKONEN, ELINA
2006
Informaatiotutkimus - Information Studies
Informaatiotieteiden tiedekunta - Faculty of Information Sciences
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2006-05-31
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-15741
https://urn.fi/urn:nbn:fi:uta-1-15741
Tiivistelmä
Valtioneuvosto asetti vuonna 1947 Arkistoainesten supistamiskomitean pohtimaan sitä, mitä arkistoihin kertyvän asiakirja-aineiston seulomiseksi oli tehtävissä. Tästä hetkestä voidaan katsoa alkaneen Suomen arkistolaitoksen seulontatoiminta. Komitea toimi vuoteen 1970 asti, ja teki useita seulontapäätöksiä. Pro gradu -tutkielmassani tutkin Arkistoainesten supistamiskomitean tekemää seulontatyötä. Erityisen analyysin kohteena ovat kaksi komitean tekemää seulontapäätöstä vuosina 1951 ja 1963 samoille viranomaisille: lääninhallituksille, henkikirjoittajille, nimismiehille ja poliisilaitoksille.
Tutkimus on arkistohistoriallinen tutkimus ja sen metodina on käytetty historiantutkimuksen menetelmää. Tutkimuskysymyksiä ovat: Millaisia komitean tekemät seulontapäätökset olivat ja miten ne tehtiin? Mitä piti säilyttää ja mitä voitiin hävittää? Miten perusteltiin säilytysajat hallinnon, oikeudenhoidon ja tutkimuksen tarpeita varten, vai löytyykö perusteluja lainkaan? Onko päätöksissä näkyvissä yhteneväisiä linjoja? Miten seulontaa ja hävittämistä ohjeistettiin? Miten kaksi käsiteltävänä olevaa päätöstä erosivat toisistaan? Lisäksi olen tarkastellut hieman suomalaisen seulonnan väitettyä pragmaattisuutta ja sitä, oliko komitean tekemä seulonta niin pragmaattista kuin usein väitetään.
Tutkimuksen lähdeaineistona on käytetty Arkistoainesten supistamiskomitean arkistoaineistoista kokouspöytäkirjoja, seulontapäätösten komiteanmietintöjä sekä seulontapäätöksiä. Tutkimuksen teoreettisena viitekehyksenä on käytetty asiakirjan elinkaarimallia, jossa asiakirjan elinkaari jaetaan aktiivi-, passiivi ja historialliseen vaiheeseen. Tämä vaihejako noudattaa Suomessa yleisesti hyväksyttyä jakoa. Elinkaarimallin avulla on tarkasteltu sitä, miten komitea perusteli asiakirjojen käyttöarvoa ja tarvetta elinkaaren eri vaiheissa eli aktiivi- ja passiivivaiheessa viranomaisen omassa toiminnassa ja historiallisessa vaiheessa tutkimuksen tarpeita varten.
Tutkimuksen tulokset antavat kuvan siitä, miten komitea toimi, miten ensimmäiset seulontapäätökset tehtiin ja millaisia ne olivat. Arkistoainesten supistamiskomitean voidaan nähdä luoneen useita sellaisia seulonnan periaatteita, joita käytetään vielä nykyisinkin. Seulontatyössä komitea käytti hyväkseen virastojen omaa asiantuntemusta, kun määriteltiin asiakirjojen käyttöarvoa omalle toiminnalle ja säilytysaikoja määräajan säilytettäville asiakirjoille. Asiakirjojen tutkimuksellista arvoa määriteltäessä asiantuntijoina käytettiin historiantutkijoita. Myös ruotsalaisten esimerkit olivat tärkeitä komitean toiminnassa. Seulonta kohdistui laajasti virastoihin saapuneisiin asiakirjoihin. Myös virastoissa syntyvät lyhytaikaista merkitystä omaavat asiakirjat, kuten eräät luettelot ja kortistot, saatettiin hävittää. Virastoissa syntyneet keskeiset asiakirjat, kuten pöytäkirjat, lähetettyjen kirjeiden konseptit ja tärkeät luettelot ja diaarit tuli säilyttää pysyvästi. Tätä mallia käytettiin kaikissa päätöksissä, joten ihan puhtaan pragmaattisena seulontaa ei voida pitää.
Asiasanat: Asiakirjat, arkistot, arkistotoimi, arvonmääritys seulonta, komiteat
Tutkimus on arkistohistoriallinen tutkimus ja sen metodina on käytetty historiantutkimuksen menetelmää. Tutkimuskysymyksiä ovat: Millaisia komitean tekemät seulontapäätökset olivat ja miten ne tehtiin? Mitä piti säilyttää ja mitä voitiin hävittää? Miten perusteltiin säilytysajat hallinnon, oikeudenhoidon ja tutkimuksen tarpeita varten, vai löytyykö perusteluja lainkaan? Onko päätöksissä näkyvissä yhteneväisiä linjoja? Miten seulontaa ja hävittämistä ohjeistettiin? Miten kaksi käsiteltävänä olevaa päätöstä erosivat toisistaan? Lisäksi olen tarkastellut hieman suomalaisen seulonnan väitettyä pragmaattisuutta ja sitä, oliko komitean tekemä seulonta niin pragmaattista kuin usein väitetään.
Tutkimuksen lähdeaineistona on käytetty Arkistoainesten supistamiskomitean arkistoaineistoista kokouspöytäkirjoja, seulontapäätösten komiteanmietintöjä sekä seulontapäätöksiä. Tutkimuksen teoreettisena viitekehyksenä on käytetty asiakirjan elinkaarimallia, jossa asiakirjan elinkaari jaetaan aktiivi-, passiivi ja historialliseen vaiheeseen. Tämä vaihejako noudattaa Suomessa yleisesti hyväksyttyä jakoa. Elinkaarimallin avulla on tarkasteltu sitä, miten komitea perusteli asiakirjojen käyttöarvoa ja tarvetta elinkaaren eri vaiheissa eli aktiivi- ja passiivivaiheessa viranomaisen omassa toiminnassa ja historiallisessa vaiheessa tutkimuksen tarpeita varten.
Tutkimuksen tulokset antavat kuvan siitä, miten komitea toimi, miten ensimmäiset seulontapäätökset tehtiin ja millaisia ne olivat. Arkistoainesten supistamiskomitean voidaan nähdä luoneen useita sellaisia seulonnan periaatteita, joita käytetään vielä nykyisinkin. Seulontatyössä komitea käytti hyväkseen virastojen omaa asiantuntemusta, kun määriteltiin asiakirjojen käyttöarvoa omalle toiminnalle ja säilytysaikoja määräajan säilytettäville asiakirjoille. Asiakirjojen tutkimuksellista arvoa määriteltäessä asiantuntijoina käytettiin historiantutkijoita. Myös ruotsalaisten esimerkit olivat tärkeitä komitean toiminnassa. Seulonta kohdistui laajasti virastoihin saapuneisiin asiakirjoihin. Myös virastoissa syntyvät lyhytaikaista merkitystä omaavat asiakirjat, kuten eräät luettelot ja kortistot, saatettiin hävittää. Virastoissa syntyneet keskeiset asiakirjat, kuten pöytäkirjat, lähetettyjen kirjeiden konseptit ja tärkeät luettelot ja diaarit tuli säilyttää pysyvästi. Tätä mallia käytettiin kaikissa päätöksissä, joten ihan puhtaan pragmaattisena seulontaa ei voida pitää.
Asiasanat: Asiakirjat, arkistot, arkistotoimi, arvonmääritys seulonta, komiteat