Arvonmäärityksen ei-juridiset kriteerit Bolesin & Youngin teoreettisen mallin kehyksessä
Bayr, Anni (2014)
Bayr, Anni
2014
Informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median maisteriopinnot - Master's Programme in Information Studies and Interactive Media
Informaatiotieteiden yksikkö - School of Information Sciences
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2014-11-27
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:uta-201412112405
https://urn.fi/URN:NBN:fi:uta-201412112405
Tiivistelmä
Tutkimuksessa selvitettiin asiakirja- ja arkistoalan ammattilaisten näkemyksiä arvonmäärityskriteereistä. Arvonmäärityskriteerit määrittävät millä perusteilla asiakirjat säilytetään pysyvästi tai määräaikaisesti. Arvonmääritystä pidetään yleisesti yhtenä arkistoalan keskeisimmistä toiminnoista ja sen menestyksekäs suorittaminen vaikuttaa pitkälti siihen, miten arkistojen ja erilaisten organisaatioiden asiakirjoja voidaan käyttää.
Arvonmääritykseen on nähty vaikuttavan erinäinen määrä kriteereitä, jotka eivät kuitenkaan muodosta yhtä yhtenäistä arvonmääritysteoriaa. Kriteereitä sovelletaan arvonmääritystyössä usein tapauskohtaisesti, eikä alan ammattilaisilla välttämättä ole yhtäläisiä mielipiteitä niiden tärkeydestä. Boles ja Young muodostivat 1980-luvun lopussa oman teoreettisen mallinsa arvonmäärityskriteereistä. Tässä tutkielmassa on selvitetty ovatko nämä kriteerit suomalaisten yritysten ja kulttuuriorganisaatioiden käyttämien kriteerien kanssa yhteneviä sekä esiintyykö yritysten ja kulttuuriorganisaatioiden käyttämien kriteerien välillä eroja. Tutkimus tehtiin teemahaastatteluna maaliskuussa 2014 ja haastateltavana oli kuusi henkilöä, kolme yrityksistä ja kolme kulttuuriorganisaatioista.
Tutkimuksessa selvisi, että valtaosa Bolesin ja Youngin teoreettisen mallin kriteereistä on käytössä haastatelluissa organisaatioissa. Kukaan vastaajista ei pitänyt relevanttina arvonmääritykselle mallin kahta informaation arvon ja useaa säilytyskustannusten kriteeriä. Kaikki haastateltavat olivat yhtä mieltä siitä, että säilytettävän aineiston tulee liittyä kiinteästi heidän ydintoimintaansa. Erityisesti aiheen merkittävyys vaikuttaa vahvasti asiakirjan säilytyspäätökseen. Kaikkien organisaatioiden mielestä tärkeitä kriteerejä olivat myös käyttäjät ja heidän intressinsä. Säilytyskustannuksia pidettiin merkittävänä kriteerijoukkona siinä mielessä, että käytettävissä olevat rahavarat ovat kaikilla haastatelluilla rajoittava tekijä. Kustannukset nähtiin kuitenkin lähinnä rajoitteena tehdä turhan tarkasti ja huolella asioita, ei niinkään negatiivisena arvonmäärityskriteerinä.
Kohdeorganisaatioiden välillä esiintyi muutamissa kysymyksissä huomionarvoisia eroja. Yrityksille selkeät arvonmäärityskriteerit, asiakirjan luojan asema ja yksikön tehtävät eivät ole yhtä merkittäviä kulttuuriorganisaatioille. Kulttuuriorganisaatiot taas kiinnittivät huomiota aineistonsa aikajänteeseen huomattavasti enemmän kuin yritykset. Haastatelluilla yrityksillä on kirjallinen ohjeistus arvonmääritykseen, kun taas kulttuuriorganisaatioista vain yhdellä on laadittuna dokumentoitu ohjeistus. Yrityksissä tämä nähtiin tärkeänä ja arkipäivää helpottavana työvälineenä, kun taas kulttuuriorganisaatiot suuressa määrin toimintaa rajaavana ja sitovana dokumenttina.
Arvonmääritykseen on nähty vaikuttavan erinäinen määrä kriteereitä, jotka eivät kuitenkaan muodosta yhtä yhtenäistä arvonmääritysteoriaa. Kriteereitä sovelletaan arvonmääritystyössä usein tapauskohtaisesti, eikä alan ammattilaisilla välttämättä ole yhtäläisiä mielipiteitä niiden tärkeydestä. Boles ja Young muodostivat 1980-luvun lopussa oman teoreettisen mallinsa arvonmäärityskriteereistä. Tässä tutkielmassa on selvitetty ovatko nämä kriteerit suomalaisten yritysten ja kulttuuriorganisaatioiden käyttämien kriteerien kanssa yhteneviä sekä esiintyykö yritysten ja kulttuuriorganisaatioiden käyttämien kriteerien välillä eroja. Tutkimus tehtiin teemahaastatteluna maaliskuussa 2014 ja haastateltavana oli kuusi henkilöä, kolme yrityksistä ja kolme kulttuuriorganisaatioista.
Tutkimuksessa selvisi, että valtaosa Bolesin ja Youngin teoreettisen mallin kriteereistä on käytössä haastatelluissa organisaatioissa. Kukaan vastaajista ei pitänyt relevanttina arvonmääritykselle mallin kahta informaation arvon ja useaa säilytyskustannusten kriteeriä. Kaikki haastateltavat olivat yhtä mieltä siitä, että säilytettävän aineiston tulee liittyä kiinteästi heidän ydintoimintaansa. Erityisesti aiheen merkittävyys vaikuttaa vahvasti asiakirjan säilytyspäätökseen. Kaikkien organisaatioiden mielestä tärkeitä kriteerejä olivat myös käyttäjät ja heidän intressinsä. Säilytyskustannuksia pidettiin merkittävänä kriteerijoukkona siinä mielessä, että käytettävissä olevat rahavarat ovat kaikilla haastatelluilla rajoittava tekijä. Kustannukset nähtiin kuitenkin lähinnä rajoitteena tehdä turhan tarkasti ja huolella asioita, ei niinkään negatiivisena arvonmäärityskriteerinä.
Kohdeorganisaatioiden välillä esiintyi muutamissa kysymyksissä huomionarvoisia eroja. Yrityksille selkeät arvonmäärityskriteerit, asiakirjan luojan asema ja yksikön tehtävät eivät ole yhtä merkittäviä kulttuuriorganisaatioille. Kulttuuriorganisaatiot taas kiinnittivät huomiota aineistonsa aikajänteeseen huomattavasti enemmän kuin yritykset. Haastatelluilla yrityksillä on kirjallinen ohjeistus arvonmääritykseen, kun taas kulttuuriorganisaatioista vain yhdellä on laadittuna dokumentoitu ohjeistus. Yrityksissä tämä nähtiin tärkeänä ja arkipäivää helpottavana työvälineenä, kun taas kulttuuriorganisaatiot suuressa määrin toimintaa rajaavana ja sitovana dokumenttina.