Organisaation sisäisen tiedonhallinnan parantaminen intranetin uudistuksen avulla
Mattila, Sanna Maria (2017)
Mattila, Sanna Maria
2017
Tietojohtaminen
Talouden ja rakentamisen tiedekunta - Faculty of Business and Built Environment
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2017-04-05
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tty-201703211193
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tty-201703211193
Tiivistelmä
Tutkimuksen kohteena oli organisaation sisäinen tiedonhallinta ja tiedon laatu, sekä niiden kehittäminen kohdeorganisaatiossa. Kehittäminen oli tarkoitus tehdä SharePoint-pohjaisen intranetin uudistuksen avulla. Tämän tutkimuksen tavoitteena oli tutkia tiedonhallinnan ja laadun ongelmia sekä esittää niiden ratkaisemiseksi toimenpide-ehdotuksena intranetin muutossuunnitelma.
Tutkimus koostuu kirjallisuuskatsauksesta sekä empiirisestä osuudesta. Kirjallisuuskatsauksella luotiin teoreettinen pohja tutkimusaiheelle. Siinä käsiteltiin tiedon tasoja ja lajeja, tarkasteltiin tiedon jakamista tiedonhallinnan prosessimallin ja strategioiden avulla sekä koottiin yhteen tiedonhallinnan tyypillisimpiä ongelmia. Lisäksi teoriassa esiteltiin intranetin ja SharePointin mahdollisuuksia ratkaista tunnistettuja ongelmia. Empiirisessä osuudessa kartoitettiin kohdeorganisaation tiedonhallinnan nykytilaa sekä ongelmia käymällä läpi organisaatiossa toteutettuja tiedonhallintaan liittyviä selvityksiä. Näitä olivat haastattelu tiedon tarpeista, kysely nykyisestä intranetistä sekä AIMQ-tiedon laatuhaastattelu.
Tuloksena tunnistettiin tiedonhallinnan keskeisimmät ongelmat kohdeorganisaatiossa. Näitä olivat tiedon tallentamisen monet eri käytännöt ja paikat, tiedon hankala löydettävyys, epävarmuus tiedon oikeellisuudesta ja tiedonkulun heikkous. Näiden ongelmien ratkaisemiseksi esitettiin intranetin muutossuunnitelma SharePointin työkaluja hyödyntäen ja toimenpide-ehdotus suunnitelman toteuttamiseksi. Tutkimuksen keskeisenä tuloksena on sen esille tuominen, kuinka SharePoint voi ratkaista sisäisen tiedonhallinnan ongelmia. Se tarjoaa keskitetyn paikan hallita tietoa, auttaa hiljaisen tiedon näkyväksi tekemisessä, mahdollistaa tiedon paremman löytämisen ja parantaa tiedon laadukkuutta tuomalla esiin tiedon alkuperän ja muutoshistorian. Toinen keskeinen tulos on se, että SharePoint, kuten mikä tahansa tietojärjestelmä, on vain tiedonhallinnan väline. Jotta tiedonhallintaa saadaan SharePointin avulla parannettua, tulee kokonaisuus suunnitella huolellisesti, muutosprosessi ja sen tavoitteet tulee viestiä selkeästi ja koulutusta tulee tarjota tarpeeksi.
Tutkimus koostuu kirjallisuuskatsauksesta sekä empiirisestä osuudesta. Kirjallisuuskatsauksella luotiin teoreettinen pohja tutkimusaiheelle. Siinä käsiteltiin tiedon tasoja ja lajeja, tarkasteltiin tiedon jakamista tiedonhallinnan prosessimallin ja strategioiden avulla sekä koottiin yhteen tiedonhallinnan tyypillisimpiä ongelmia. Lisäksi teoriassa esiteltiin intranetin ja SharePointin mahdollisuuksia ratkaista tunnistettuja ongelmia. Empiirisessä osuudessa kartoitettiin kohdeorganisaation tiedonhallinnan nykytilaa sekä ongelmia käymällä läpi organisaatiossa toteutettuja tiedonhallintaan liittyviä selvityksiä. Näitä olivat haastattelu tiedon tarpeista, kysely nykyisestä intranetistä sekä AIMQ-tiedon laatuhaastattelu.
Tuloksena tunnistettiin tiedonhallinnan keskeisimmät ongelmat kohdeorganisaatiossa. Näitä olivat tiedon tallentamisen monet eri käytännöt ja paikat, tiedon hankala löydettävyys, epävarmuus tiedon oikeellisuudesta ja tiedonkulun heikkous. Näiden ongelmien ratkaisemiseksi esitettiin intranetin muutossuunnitelma SharePointin työkaluja hyödyntäen ja toimenpide-ehdotus suunnitelman toteuttamiseksi. Tutkimuksen keskeisenä tuloksena on sen esille tuominen, kuinka SharePoint voi ratkaista sisäisen tiedonhallinnan ongelmia. Se tarjoaa keskitetyn paikan hallita tietoa, auttaa hiljaisen tiedon näkyväksi tekemisessä, mahdollistaa tiedon paremman löytämisen ja parantaa tiedon laadukkuutta tuomalla esiin tiedon alkuperän ja muutoshistorian. Toinen keskeinen tulos on se, että SharePoint, kuten mikä tahansa tietojärjestelmä, on vain tiedonhallinnan väline. Jotta tiedonhallintaa saadaan SharePointin avulla parannettua, tulee kokonaisuus suunnitella huolellisesti, muutosprosessi ja sen tavoitteet tulee viestiä selkeästi ja koulutusta tulee tarjota tarpeeksi.