OneDrive, Outlook ja SharePoint : kouluttaminen käyttöönoton tukena
Heikkilä, Minna (2021)
Heikkilä, Minna
2021
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021060414359
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021060414359
Tiivistelmä
Opinnäytetyön toimeksiantaja oli Suomen Adventtikirkko. Opinnäytetyön tavoitteena ja tarkoituksena oli kartoittaa Microsoft 365 -palvelun käyttöaste ja käytön haasteet sekä kouluttaa työntekijöitä käyttämään palvelun sovelluksia. Käyttöaste ja haasteet kartoitettiin Microsoft Forms -lomakkeilla. Kartoituksissa esiin nousseet haasteet ja ongelmat otettiin huomioon koulutuksien suunnittelussa.
Kartoitukset ja koulutukset kattoivat enemmän sovelluksia kuin opinnäytetyössä oli mahdollista käsitellä. Tästä syystä opinnäytetyön ohjaajan ja toimeksian-tajan kanssa käytyjen keskustelujen perusteella kohdistettiin opinnäytetyö toimeksiantajan töiden kannalta tärkeimpiin sovelluksiin: OneDrive, Outlook ja SharePoint.
Kartoituksen perusteella ohjelmien käyttöasteessa oli suuria eroja. Toimeksiantajan kanssa päätettiin keskittyä pääasiassa sovellusten peruskäyttöön. Peruskäyttöön ja toimeksiantajan kannalta tärkeiksi koettuihin ominaisuuksiin käytettiin koulutuksissa eniten aikaa. Nämä asiat selitettiin yksityiskohtaisesti koulutusmateriaalissa. Tärkeät ominaisuudet havainnollistettiin myös esittelemällä niitä sovelluksista. Jokaisessa koulutuksessa annettiin vinkkejä myös edistyneemmille käyttäjille.
Koulutusmateriaali suunniteltiin mahdollisimman selkeäksi. Tällä pyrittiin helpottamaan materiaaliin palaamista myöhemmin. Materiaali ladattiin organisaation intranettiin, josta se on helposti löydettävissä.
Palautteen perusteella koulutuksiin ja materiaaleihin oltiin tyytyväisiä. Koulutukset koettiin opettavaisiksi ja tarpeeksi selkeiksi myös niille, joiden tietotekni-nen osaaminen oli heikompaa. Jatkossa toivottiin pienryhmäopetusta jo koulutetuista aiheista, jolloin on helpompi keskittyä ryhmän jäsenten yksilöllisempään opetukseen. Pienryhmäopetuksia tullaan toteuttamaan jatkossa. Suurempia koulutuksia järjestettäessä tullaan aiheet pilkkomaan pienempiin osakokonaisuuksiin tai useampaan koulutukseen, jotta uusien asioiden omaksuminen olisi helpompaa.
Kartoitukset ja koulutukset kattoivat enemmän sovelluksia kuin opinnäytetyössä oli mahdollista käsitellä. Tästä syystä opinnäytetyön ohjaajan ja toimeksian-tajan kanssa käytyjen keskustelujen perusteella kohdistettiin opinnäytetyö toimeksiantajan töiden kannalta tärkeimpiin sovelluksiin: OneDrive, Outlook ja SharePoint.
Kartoituksen perusteella ohjelmien käyttöasteessa oli suuria eroja. Toimeksiantajan kanssa päätettiin keskittyä pääasiassa sovellusten peruskäyttöön. Peruskäyttöön ja toimeksiantajan kannalta tärkeiksi koettuihin ominaisuuksiin käytettiin koulutuksissa eniten aikaa. Nämä asiat selitettiin yksityiskohtaisesti koulutusmateriaalissa. Tärkeät ominaisuudet havainnollistettiin myös esittelemällä niitä sovelluksista. Jokaisessa koulutuksessa annettiin vinkkejä myös edistyneemmille käyttäjille.
Koulutusmateriaali suunniteltiin mahdollisimman selkeäksi. Tällä pyrittiin helpottamaan materiaaliin palaamista myöhemmin. Materiaali ladattiin organisaation intranettiin, josta se on helposti löydettävissä.
Palautteen perusteella koulutuksiin ja materiaaleihin oltiin tyytyväisiä. Koulutukset koettiin opettavaisiksi ja tarpeeksi selkeiksi myös niille, joiden tietotekni-nen osaaminen oli heikompaa. Jatkossa toivottiin pienryhmäopetusta jo koulutetuista aiheista, jolloin on helpompi keskittyä ryhmän jäsenten yksilöllisempään opetukseen. Pienryhmäopetuksia tullaan toteuttamaan jatkossa. Suurempia koulutuksia järjestettäessä tullaan aiheet pilkkomaan pienempiin osakokonaisuuksiin tai useampaan koulutukseen, jotta uusien asioiden omaksuminen olisi helpompaa.