Digitaalisen liiketoiminnan tuoma muutos taloushallinnon tehokkuuteen
Kõllamägi, Grete (2020)
Kõllamägi, Grete
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202104306502
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202104306502
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kartoittaa digitaalisen liiketoiminnan tuomia muutoksia taloushallinnon tehokkuuteen. Tavoitteena oli selvittää, tehostaako käyttöön otettu digitaalinen järjestelmä taloushallinnon töitä. Työn tarve tuli kuljetusyritykseltä, joka haluaa hyödyntää tutkimuksesta saatuja tuloksia toiminnan kehittämisessä.
Tutkimuksen teoreettinen viitekehys koostuu digitaalisesta liiketoiminnasta, tehokkaasta taloushallinnosta ja liiketoiminnan muutoksesta. Tutkimus suoritettiin kvalitatiivisella otteella ja tutkimusaineisto kerättiin haastattelemalla toimeksiantajan yhdeksää työntekijää. Taloushallinnossa ja esimiestehtävissä työskenteleviä oli haastattelussa kuusi noin 20:stä, ja kuljettajia oli haastattelussa kolme noin 110:stä. Haastattelut olivat muodoltaan puolistrukturoituja ja ne toteutettiin vuoden 2020 syyskuussa.
Tutkimuksesta saadut tulokset osoittavat digitaalisen liiketoiminnan tuovan paljon muutoksia yleisesti yrityksen taloushallintoon, sekä myös sen tehokkuuteen. Manuaalisten töiden poisjääminen on vähentänyt virheitä laskutuksessa ja palkanlaskennassa. Muutoksia nähtiin eniten ajan käytössä. Laskut voidaan tehdä ainakin puolet nopeammin kuin ennen, ja työt ehditään hoitamaan ajallaan. Järjestelmän käyttöönotto koettiin hieman hankalaksi, ja jotkut olisivat kaivanneet enemmän ohjeistusta. Vaikka järjestelmää ei olla saatu vielä toimimaan kokonaan toiveiden mukaisesti, työntekijät näkevät järjestelmän tuovan jo paljon hyödyllisiä puolia ja mahdollisuuksia. Tutkimuksessa nousi esille myös se, että onnistunut muutos tarvitsee hyvän ohjeistuksen ja opetuksen, joiden avulla saavutetaan paras mahdollinen hyöty ja tehokkuus. The purpose of this thesis was to survey changes in the efficiency of financial management caused by digital business. The goal was to find out, whether the digital system used by the company increases the efficiency of financial management tasks. The need for this work came from transport company, that wants to exploit the results from the research to develop business.
Theoretical part of this thesis consists of digital business, efficient financial management and business changes. The thesis was conducted by using qualitative methods and the data was collected by interviewing nine employees, who works for the company. There were six employees from financial and transport management out of 20, and three drivers out of 110. The semi-structured interviews were implemented in September 2020.
The results of this research shows, that digital business brings many changes in financial management and in its efficiency. The absence of manual jobs has reduced mistakes in invoicing and payroll computation. The biggest changes were most seen in the use of time. Invoices can be made at least half as fast as before, and work can be done on time. The implementation of the system was perceived a bit hard and some would have needed more guidance. Although the system has not been yet fully operational as intended, employees see that system already brings a lot of useful aspects and opportunities. The results also highlighted that successful change needs good guidance and teaching, to achieve the best possible benefit and effectiveness.
Tutkimuksen teoreettinen viitekehys koostuu digitaalisesta liiketoiminnasta, tehokkaasta taloushallinnosta ja liiketoiminnan muutoksesta. Tutkimus suoritettiin kvalitatiivisella otteella ja tutkimusaineisto kerättiin haastattelemalla toimeksiantajan yhdeksää työntekijää. Taloushallinnossa ja esimiestehtävissä työskenteleviä oli haastattelussa kuusi noin 20:stä, ja kuljettajia oli haastattelussa kolme noin 110:stä. Haastattelut olivat muodoltaan puolistrukturoituja ja ne toteutettiin vuoden 2020 syyskuussa.
Tutkimuksesta saadut tulokset osoittavat digitaalisen liiketoiminnan tuovan paljon muutoksia yleisesti yrityksen taloushallintoon, sekä myös sen tehokkuuteen. Manuaalisten töiden poisjääminen on vähentänyt virheitä laskutuksessa ja palkanlaskennassa. Muutoksia nähtiin eniten ajan käytössä. Laskut voidaan tehdä ainakin puolet nopeammin kuin ennen, ja työt ehditään hoitamaan ajallaan. Järjestelmän käyttöönotto koettiin hieman hankalaksi, ja jotkut olisivat kaivanneet enemmän ohjeistusta. Vaikka järjestelmää ei olla saatu vielä toimimaan kokonaan toiveiden mukaisesti, työntekijät näkevät järjestelmän tuovan jo paljon hyödyllisiä puolia ja mahdollisuuksia. Tutkimuksessa nousi esille myös se, että onnistunut muutos tarvitsee hyvän ohjeistuksen ja opetuksen, joiden avulla saavutetaan paras mahdollinen hyöty ja tehokkuus.
Theoretical part of this thesis consists of digital business, efficient financial management and business changes. The thesis was conducted by using qualitative methods and the data was collected by interviewing nine employees, who works for the company. There were six employees from financial and transport management out of 20, and three drivers out of 110. The semi-structured interviews were implemented in September 2020.
The results of this research shows, that digital business brings many changes in financial management and in its efficiency. The absence of manual jobs has reduced mistakes in invoicing and payroll computation. The biggest changes were most seen in the use of time. Invoices can be made at least half as fast as before, and work can be done on time. The implementation of the system was perceived a bit hard and some would have needed more guidance. Although the system has not been yet fully operational as intended, employees see that system already brings a lot of useful aspects and opportunities. The results also highlighted that successful change needs good guidance and teaching, to achieve the best possible benefit and effectiveness.