Tiedonhallinnan ja sisäisen viestinnän kehittäminen tieto- ja tiimityössä : case Murrelektronik Power Oy myyntitiimi
Salenius, Sirpa (2021)
Salenius, Sirpa
2021
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202104084449
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202104084449
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön aiheena oli tiedonhallinnan ja sisäisen viestinnän kehittäminen tieto- ja tiimityössä. Työn tarkoituksena oli tutkia ja kehittää Murrelektronik Power Oy:n myyntitiimin tiedonhallintaa ja sisäistä viestintää ja löytää niille parhaat kanavat. Tarkoituksena oli myös luoda uusi toimintamalli tiedonhallintaan ja sisäiseen viestintään käyttäen tällä hetkellä organisaation jo käytettävissä olevia ohjelmia ja sovelluksia.
Kehittämistutkimus toteutettiin toimintatutkimuksena laadullisin menetelmin. Empiirinen tutkimus toteutettiin käyttäen teemahaastatteluja, havainnointia sekä aivoriihityöskentelyä. Teemahaastatteluiden perusteella saatiin selville, että tiedonhallinnassa ja sisäisessä viestinässä on kehittämistarvetta ja toimintatapoja tulisi yhdenmukaistaa. Etätyöt ja erilaiset työnkuvat ja monet käytössä olevat ohjelmat ja sovellukset luovat haasteita tiedonhallinnalle ja sisäiselle viestinnälle. Aivoriihessä pyrittiin vielä täsmentämään, millaisia muutoksia tarvitaan ja siinä keskusteltiin erilaisista vaihtoehdoista. Tutkimuksessa saatujen tietojen perusteella voitiin myös havaita, että käytössä olevien ohjelmien ja sovellusten käytön osaaminen on suurin este niiden käyttöönottoon.
Saatujen tulosten perusteella luotiin uusi toimintamalli. Mallissa mm. lisätään Microsoft Teamsin käyttöä ja pyritään vähentämään sähköposteja. Toimintamalli tehtiin yksinkertaiseksi, jotta sen omaksuminen ja toteuttaminen olisi helpompaa. Mallia testataan kuukauden ajan, jonka jälkeen se tarkastetaan ja tehdään tarvittavia muutoksia, jos puutteita on löytynyt. Malliin ehdotettiin myöhemmässä vaiheessa lisättäväksi uusia Teamsin elementtejä kuten yhteinen kalenteri.
Kehittämistutkimus toteutettiin toimintatutkimuksena laadullisin menetelmin. Empiirinen tutkimus toteutettiin käyttäen teemahaastatteluja, havainnointia sekä aivoriihityöskentelyä. Teemahaastatteluiden perusteella saatiin selville, että tiedonhallinnassa ja sisäisessä viestinässä on kehittämistarvetta ja toimintatapoja tulisi yhdenmukaistaa. Etätyöt ja erilaiset työnkuvat ja monet käytössä olevat ohjelmat ja sovellukset luovat haasteita tiedonhallinnalle ja sisäiselle viestinnälle. Aivoriihessä pyrittiin vielä täsmentämään, millaisia muutoksia tarvitaan ja siinä keskusteltiin erilaisista vaihtoehdoista. Tutkimuksessa saatujen tietojen perusteella voitiin myös havaita, että käytössä olevien ohjelmien ja sovellusten käytön osaaminen on suurin este niiden käyttöönottoon.
Saatujen tulosten perusteella luotiin uusi toimintamalli. Mallissa mm. lisätään Microsoft Teamsin käyttöä ja pyritään vähentämään sähköposteja. Toimintamalli tehtiin yksinkertaiseksi, jotta sen omaksuminen ja toteuttaminen olisi helpompaa. Mallia testataan kuukauden ajan, jonka jälkeen se tarkastetaan ja tehdään tarvittavia muutoksia, jos puutteita on löytynyt. Malliin ehdotettiin myöhemmässä vaiheessa lisättäväksi uusia Teamsin elementtejä kuten yhteinen kalenteri.