Ohjauksellisen tietopankin suunnittelu ja toteutus asiointipisteiden palveluneuvojille : Case: Espoon kaupunki
Aaltonen, Elsa-Maria (2021)
Aaltonen, Elsa-Maria
2021
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202102051979
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202102051979
Tiivistelmä
Tässä opinnäytetyössä suunniteltiin ja toteutettiin yhtenäinen intranetpohjainen tiedonhallinnan työkalu Espoon kaupungin asiointipisteiden palveluneuvojille. Espoon kaupungin asiointipisteet palvelevat asiakkaita Espoon kaupungin asioissa ja tarjoavat neuvonta-apua julkishallinnon yhteistyökumppaneihin liittyvissä kysymyksissä.
Tietopankki suunniteltiin vastaamaan palveluneuvojien tietotyön tarpeisiin paremmin kuin aiemmin käytössä olleet tiedon välitys- ja tallennussovellukset sekä korvaamaan aiemmin käytetty intranetsivusto, josta tarvittavan tiedon löytäminen oli vaivalloista. Lisäksi tarkoitus oli tukea Taloudellisesti kestävä Espoo -hanketta lisäämällä työn tehokkuutta ja mahdollistamalla palveluneuvojien liikkuvuus, jotta fyysisiä asiointipisteitä voitaisiin tulevaisuudessa alkaa vähentää. Tarkoitus oli myös yhtenäistää asiointipisteiden toimintatapoja. Opinnäytetyössä keskitytään tietosivuston teknisten ominaisuuksien sijasta sen sisältöön ja rakenteeseen.
Tietopankin suunnittelu perustui informaatioarkkitehtuurin käsitteeseen. Informaatioarkkitehtuuri on työkalu, jolla jäsennetään datan ja informaation sekä niistä edelleen tietämyksen ja merkitysten muodostamaa kokonaisuutta.
Tietopankin toteutus tehtiin Microsoft SharePoint -sovelluksen viestintäsivustoalustalle. Tavoitteiden ja konseptin määrittämisen jälkeen kartoitettiin tietotyökalun sisältöelementit, suunniteltiin sivuston rakenne ja lopuksi vuoroteltiin työkalun teknisen toteutuksen ja sisältöelementtien muovaamisen välillä.
Valmiista tuotteesta tuli visuaalisesti miellyttävä, sisältöominaisuuksiltaan ja navigoitavuudeltaan looginen ja helposti muokattava kokonaisuus, jota palveluneuvojat voivat käyttää apuna käytännön asiakaspalvelutyössä. Tietopankki taipuu mobiilikäyttöön, se toimii hiljaisen tiedon tallentajana ja sopii myös ohjaukselliseksi työkaluksi tukemaan Espoon kaupungin tulevaisuuden tavoitteiden toteutumista. The aim of this bachelor’s thesis was to design and execute a directive knowledge management tool for the service advisors of the citizen service centers of the City of Espoo. Citizen service centers serve customers in all issues regarding the City of Espoo and also offer advise on matters relating to other services in the field of public administration.
The knowledge management website was designed to respond to the needs of service advisors in regard of information work, better than the previously used applications, and to replace the previously used intranet pages. that were difficult to navigate. The aim was to also develop the website in alignment with the goals of the Economically Sustainable Espoo -project by making the citizen service centers more efficient and by enabling the mobility of individual service advisors, so that the amount of cervice centers could be reduced in the future. This knowledge management tool was also meant to unify the modes of operations in different service centers. This thesis focused more on the contents and structure of the website, as opposed to its technical properties.
The design of the website was firmly based on the principles of information architecture. Information architecture is a tool that is meant to organize the structure of existing data, information and knowledge.
The website was executed using the communication site application of Microsoft SharePoint. The first step was to define the goals and concept of the knowledge management tool, after which the data components were collected and the structure of the website designed. Lastly, the execution of the website was implemented simultaneously with the molding of its content.
The final product is a visually pleasing, logically structured website that is easy to navigate and that service advisors can use in everyday customer service situations. The website works beautifully on mobile devices and can also be used as a guiding tool in supporting the future goals of the City of Espoo.
Tietopankki suunniteltiin vastaamaan palveluneuvojien tietotyön tarpeisiin paremmin kuin aiemmin käytössä olleet tiedon välitys- ja tallennussovellukset sekä korvaamaan aiemmin käytetty intranetsivusto, josta tarvittavan tiedon löytäminen oli vaivalloista. Lisäksi tarkoitus oli tukea Taloudellisesti kestävä Espoo -hanketta lisäämällä työn tehokkuutta ja mahdollistamalla palveluneuvojien liikkuvuus, jotta fyysisiä asiointipisteitä voitaisiin tulevaisuudessa alkaa vähentää. Tarkoitus oli myös yhtenäistää asiointipisteiden toimintatapoja. Opinnäytetyössä keskitytään tietosivuston teknisten ominaisuuksien sijasta sen sisältöön ja rakenteeseen.
Tietopankin suunnittelu perustui informaatioarkkitehtuurin käsitteeseen. Informaatioarkkitehtuuri on työkalu, jolla jäsennetään datan ja informaation sekä niistä edelleen tietämyksen ja merkitysten muodostamaa kokonaisuutta.
Tietopankin toteutus tehtiin Microsoft SharePoint -sovelluksen viestintäsivustoalustalle. Tavoitteiden ja konseptin määrittämisen jälkeen kartoitettiin tietotyökalun sisältöelementit, suunniteltiin sivuston rakenne ja lopuksi vuoroteltiin työkalun teknisen toteutuksen ja sisältöelementtien muovaamisen välillä.
Valmiista tuotteesta tuli visuaalisesti miellyttävä, sisältöominaisuuksiltaan ja navigoitavuudeltaan looginen ja helposti muokattava kokonaisuus, jota palveluneuvojat voivat käyttää apuna käytännön asiakaspalvelutyössä. Tietopankki taipuu mobiilikäyttöön, se toimii hiljaisen tiedon tallentajana ja sopii myös ohjaukselliseksi työkaluksi tukemaan Espoon kaupungin tulevaisuuden tavoitteiden toteutumista.
The knowledge management website was designed to respond to the needs of service advisors in regard of information work, better than the previously used applications, and to replace the previously used intranet pages. that were difficult to navigate. The aim was to also develop the website in alignment with the goals of the Economically Sustainable Espoo -project by making the citizen service centers more efficient and by enabling the mobility of individual service advisors, so that the amount of cervice centers could be reduced in the future. This knowledge management tool was also meant to unify the modes of operations in different service centers. This thesis focused more on the contents and structure of the website, as opposed to its technical properties.
The design of the website was firmly based on the principles of information architecture. Information architecture is a tool that is meant to organize the structure of existing data, information and knowledge.
The website was executed using the communication site application of Microsoft SharePoint. The first step was to define the goals and concept of the knowledge management tool, after which the data components were collected and the structure of the website designed. Lastly, the execution of the website was implemented simultaneously with the molding of its content.
The final product is a visually pleasing, logically structured website that is easy to navigate and that service advisors can use in everyday customer service situations. The website works beautifully on mobile devices and can also be used as a guiding tool in supporting the future goals of the City of Espoo.