ERP-järjestelmän riskit hankinnassa
Lehtonen, Roope (2020)
Lehtonen, Roope
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020120125445
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020120125445
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia Meyer Turku Oy:n saranapalo-ovien hankintaprosessia Hotel Design -osastolla. Hotel Design -osasto valikoitui opinnäytetyön kohteeksi työkokemuksen kautta kyseisellä osastolla. Yritys tulee ottamaan käyttöön SAP-toiminnanohjausjärjestelmän tulevaisuudessa. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto tulee muuttamaan hankintaprosessia sekä toimintatapoja. Opinnäytetyössä selvitettiin hankintaprosessin kulku tällä hetkellä ja uuden toiminnanohjausjärjestelmän tullessa käyttöön. Uuden hankintaprosessin ja uuden ERP-järjestelmän riskeistä luotiin riskianalyysi. Hankinta on suuressa osassa Turun telakan toimintaa, ja täten on tärkeää valmistautua huolella muutoksiin hankintaprosessissa. Teoriapohja tukee hankinnan tärkeyttä yritysten liiketoiminnasta sekä antaa tietoa toiminnanohjausjärjestelmästä.
Nykyisen hankintaprosessin selvityksessä käytettiin apuna Meyer Turku Oy:n organisaatio-ohjeita, joissa on kuvattuna hankintaprosessin vaiheet tällä hetkellä. Organisaatio-ohjeiden tueksi haastateltiin ovisysteemin systeemivastuullista sekä palo-ovien ostajaa. Haastattelut toteutettiin strukturoimattomina haastatteluina. ERP-projektin tiedot perustuvat Meyerin SAP-blueprint dokumentteihin sekä muuhun organisaation sisäiseen koulutusmateriaaliin. Hankintaprosessia hahmottamaan opinnäytetyössä luotiin prosessikaaviot hankintaprosesseille.
Meyerin ERP-projekti on vielä kehitysvaiheessa ja ohjelmistoon tulee vielä muutoksia ennen käyttöönottoa. Riskianalyysi jakaa MeyERP-projektin riskit suunnitteluvaiheeseen, käyttöönottovaiheeseen sekä itse järjestelmän käyttöön. Suunnitteluvaiheessa suurin riski on käyttäjien liian vähäisessä tai riittämättömässä koulutuksessa. Myös osaavan IT-henkilökunnan merkitys korostuu projektin alkuvaiheessa. Ohjelmiston käyttöönotossa suurimpana vaarana on suunnitteludatan häviäminen tai virheellisyys. Järjestelmän käyttöönotto on kestänyt Turun telakalla kauan, mikä on johtanut jo kertaalleen käyttöliittymän vaihtoon. Vaarana on edelleen projektin aikataulun venyminen ja investoinnin menettäminen. Ohjelmiston käytön suurimmat riskit ovat ovitietojen integroinnista järjestelmien välillä, sillä ovitiedot saattavat muuttua aivan laivaprojektin loppuun asti.
ERP-projektit tuovat läpinäkyvyyden sekä organisaationlaajuisen toimintojen yhdistämisen myötä myös suuria riskejä yritykselle. Yrityksen yhdistäessä kaikki toiminnot samanaikaisesti ollaan tilanteessa, jossa kaiken on onnistuttava saadakseen täyden hyödyn ERP-investoinnilleen. Yrityksellä tulee olla perusteltu syy investoida uuteen ERP-järjestelmään sekä selkeä suunnitelma pitkälle tulevaisuuteen. Purpose of this thesis was to study company Meyer Turku Oy’s hinged fire door procurement process in the Hotel Design -department. Hotel Design -department was chosen for thesis because of two year experience in the department. Meyer Turku will implement new SAP ERP-system in the future. ERP-system will change procurement process and the way of working. Thesis studied how the procurement process is done now and how it is done in the future with ERP-system. Risk analysis was made from the differences of the two procurement processes. Procurement plays large role in the Turku shipyard and that is why it is important to prepare for the changes in the procurement process. Theory part of the thesis supports the importance of the procurement for company’s and gives knowledge on the ERP-systems.
Investigation of the procurement process was made with the help of the Meyer Turku organizational rules where the ongoing procurement process is explained. For the support of the organizational rules systemresponsibles and with fire door purchasers were interviewed. Interviews were unstructured interviews. Knowledge about the ERP-system is based on the Meyer SAP-blueprint documents and internal education material. Procurement processes were pictured with flow charts to help realizing the process.
Meyer’s ERP-project is still in developmental phase and system will have some changes before implementation. Risk analysis divides risks of the MeyERP-project in planning phase, implementation phase and the actual usage of the system. In the design phase biggest risk is the insufficient education on the end users. Also the importance of the IT-personnel is highlighted in the beginning of the project. In the implementation of the ERP-system biggest danger is the loss of the design data or its faultiness. Implementation of the ERP-system has taken time which has led to the change of the SAP user interphase. Still danger is not reaching the schedule and loss of the investment. Biggest risks in the usage of the system are in the integration of the door data between different systems because door data may change until the end of the shipbuilding project.
Despite the transparency and bringing together organization wide actions, ERP-projects bring large risks for the company. When company unites all the functions at the same time, company is in the situation where everything must go as planned to get the best benefit of th ERP investment. Company must have justifiable reason to invest on the new ERP-system and clear plan far for the future.
Nykyisen hankintaprosessin selvityksessä käytettiin apuna Meyer Turku Oy:n organisaatio-ohjeita, joissa on kuvattuna hankintaprosessin vaiheet tällä hetkellä. Organisaatio-ohjeiden tueksi haastateltiin ovisysteemin systeemivastuullista sekä palo-ovien ostajaa. Haastattelut toteutettiin strukturoimattomina haastatteluina. ERP-projektin tiedot perustuvat Meyerin SAP-blueprint dokumentteihin sekä muuhun organisaation sisäiseen koulutusmateriaaliin. Hankintaprosessia hahmottamaan opinnäytetyössä luotiin prosessikaaviot hankintaprosesseille.
Meyerin ERP-projekti on vielä kehitysvaiheessa ja ohjelmistoon tulee vielä muutoksia ennen käyttöönottoa. Riskianalyysi jakaa MeyERP-projektin riskit suunnitteluvaiheeseen, käyttöönottovaiheeseen sekä itse järjestelmän käyttöön. Suunnitteluvaiheessa suurin riski on käyttäjien liian vähäisessä tai riittämättömässä koulutuksessa. Myös osaavan IT-henkilökunnan merkitys korostuu projektin alkuvaiheessa. Ohjelmiston käyttöönotossa suurimpana vaarana on suunnitteludatan häviäminen tai virheellisyys. Järjestelmän käyttöönotto on kestänyt Turun telakalla kauan, mikä on johtanut jo kertaalleen käyttöliittymän vaihtoon. Vaarana on edelleen projektin aikataulun venyminen ja investoinnin menettäminen. Ohjelmiston käytön suurimmat riskit ovat ovitietojen integroinnista järjestelmien välillä, sillä ovitiedot saattavat muuttua aivan laivaprojektin loppuun asti.
ERP-projektit tuovat läpinäkyvyyden sekä organisaationlaajuisen toimintojen yhdistämisen myötä myös suuria riskejä yritykselle. Yrityksen yhdistäessä kaikki toiminnot samanaikaisesti ollaan tilanteessa, jossa kaiken on onnistuttava saadakseen täyden hyödyn ERP-investoinnilleen. Yrityksellä tulee olla perusteltu syy investoida uuteen ERP-järjestelmään sekä selkeä suunnitelma pitkälle tulevaisuuteen.
Investigation of the procurement process was made with the help of the Meyer Turku organizational rules where the ongoing procurement process is explained. For the support of the organizational rules systemresponsibles and with fire door purchasers were interviewed. Interviews were unstructured interviews. Knowledge about the ERP-system is based on the Meyer SAP-blueprint documents and internal education material. Procurement processes were pictured with flow charts to help realizing the process.
Meyer’s ERP-project is still in developmental phase and system will have some changes before implementation. Risk analysis divides risks of the MeyERP-project in planning phase, implementation phase and the actual usage of the system. In the design phase biggest risk is the insufficient education on the end users. Also the importance of the IT-personnel is highlighted in the beginning of the project. In the implementation of the ERP-system biggest danger is the loss of the design data or its faultiness. Implementation of the ERP-system has taken time which has led to the change of the SAP user interphase. Still danger is not reaching the schedule and loss of the investment. Biggest risks in the usage of the system are in the integration of the door data between different systems because door data may change until the end of the shipbuilding project.
Despite the transparency and bringing together organization wide actions, ERP-projects bring large risks for the company. When company unites all the functions at the same time, company is in the situation where everything must go as planned to get the best benefit of th ERP investment. Company must have justifiable reason to invest on the new ERP-system and clear plan far for the future.