Mallidokumentti taloushallinnon prosessin automatisaatiota varten
Soinila, Joonas (2020)
Soinila, Joonas
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020091620496
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020091620496
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö käsittelee taloushallinnon robotisaatiota, prosessikuvausta ja mallintamista, sekä ohjelmistorobotiikkaa. Ohjelmistorobotiikka on erittäin nopeasti kasvava toimiala ja erittäin ajankohtainen, varsinkin taloushallinnon näkökulmasta. Opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantajalle, joka on suuri talouspalveluiden tarjoaja. Toimeksiantaja tunnisti tarpeen dokumentoinnin ja dokumentointiprosessin kehittämiselle.
Dokumentoinnin kehittäminen alkoi teoriapohjan selvityksellä ja nykytilanteen kartoituksella. Teoriapohjan selvitys toteutettiin pääasiassa hyödyntämällä verkkolähteitä ja nykytilanteen selvitys teemahaastatteluina, joissa haastateltiin toimeksiantajanyrityksen asiantuntijoita. Näiden lisäksi aineistoa hankittiin verkkokursseilta ja niistä saaduista materiaaleista.
Työn tavoitteena oli yksinkertaistaa ja yhtenäistää toimeksiantajan dokumentointia, jota hyödynnetään automatisaation yhteydessä. Työn tarkoitus oli luoda mallidokumentti prosessin kuvausta varten, sekä mallidokumentista johdettu dokumentointipohja. Mallidokumenttiin kuvattu prosessi on ostolaskujen täsmäytysprosessi.
Projektin keskeisin osa on prosessin kuvaaminen niin nykyisen prosessin osalta, kuin myös halutun prosessin osalta. Nämä ovat samankaltaisia prosesseja, mutta molemmissa pitää soveltaa harkintaa ja myös suunnittelua etenkin automatisaation haastavuuden ja toteutustavan perusteella. Dokumentissa kuvattiin vakiomuotoinen ostolaskujen täsmäytys, eikä käsitelty erityisiä asiakaskohtaisia toimintatapoja.
Prosessien kuvaamiseen hyödynnettiin niin sanottuja uimaratakaavioita, sekä flowchart-kaavioita. Tämän lisäksi prosessi mallinnettiin kuvakaappauksin liitteeksi dokumenttia varten. Tärkeä osa dokumentin luomisessa ohjelmistorobotiikka varten on dokumentaation tarkkuus. Tästä varmistuttiin tekemällä dokumenttikatselmuksia ja pitämällä palavereja toimeksiantajan yhteyshenkilöiden kanssa. Lopullinen dokumentti esiteltiin toimeksiantajalle ja siitä luotiin myös mallipohja, johon lisättiin ohjeistus dokumentin täyttämistä varten.
Dokumentoinnin kehittäminen alkoi teoriapohjan selvityksellä ja nykytilanteen kartoituksella. Teoriapohjan selvitys toteutettiin pääasiassa hyödyntämällä verkkolähteitä ja nykytilanteen selvitys teemahaastatteluina, joissa haastateltiin toimeksiantajanyrityksen asiantuntijoita. Näiden lisäksi aineistoa hankittiin verkkokursseilta ja niistä saaduista materiaaleista.
Työn tavoitteena oli yksinkertaistaa ja yhtenäistää toimeksiantajan dokumentointia, jota hyödynnetään automatisaation yhteydessä. Työn tarkoitus oli luoda mallidokumentti prosessin kuvausta varten, sekä mallidokumentista johdettu dokumentointipohja. Mallidokumenttiin kuvattu prosessi on ostolaskujen täsmäytysprosessi.
Projektin keskeisin osa on prosessin kuvaaminen niin nykyisen prosessin osalta, kuin myös halutun prosessin osalta. Nämä ovat samankaltaisia prosesseja, mutta molemmissa pitää soveltaa harkintaa ja myös suunnittelua etenkin automatisaation haastavuuden ja toteutustavan perusteella. Dokumentissa kuvattiin vakiomuotoinen ostolaskujen täsmäytys, eikä käsitelty erityisiä asiakaskohtaisia toimintatapoja.
Prosessien kuvaamiseen hyödynnettiin niin sanottuja uimaratakaavioita, sekä flowchart-kaavioita. Tämän lisäksi prosessi mallinnettiin kuvakaappauksin liitteeksi dokumenttia varten. Tärkeä osa dokumentin luomisessa ohjelmistorobotiikka varten on dokumentaation tarkkuus. Tästä varmistuttiin tekemällä dokumenttikatselmuksia ja pitämällä palavereja toimeksiantajan yhteyshenkilöiden kanssa. Lopullinen dokumentti esiteltiin toimeksiantajalle ja siitä luotiin myös mallipohja, johon lisättiin ohjeistus dokumentin täyttämistä varten.