Toimittajahallinnan käsikirjan laatiminen HKL:lle
Hietaranta, Noora (2020)
Hietaranta, Noora
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020052513402
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020052513402
Tiivistelmä
Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena oli laatia toimittajahallinnan käsikirja Helsingin kaupungin liikenneliikelaitokselle. Työn tietoperusta rajattiin kohdeorganisaation toiveesta käsittelemään toimittajaluokittelua, toimittajaseurantaa sekä toimittajayhteistyötä.
Hankinnan merkitys liiketoiminnassa on kasvanut jatkuvasti ja nykyään huomiota kiinnitetään yhä enemmän myös julkisten hankintojen kehittämiseen. Yksi strategisen hankinnan tärkeimmistä osa-alueista on toimittajahallinta, joka pohjautuu toimittajien luokitteluun sen perusteella, mikä niiden merkitys on ostavalle organisaatiolle. Kun toimittajaluokittelu on tehty, voidaan toimittajayhteistyötä ja toimittajien seurantaa tehdä tehokkaammin. Jokaiselle luokalle on omat toimintamallinsa, mikä auttaa resurssien priorisoinnissa. Toimittajien seurannan ja toimittajayhteistyön tavoitteena on kehittää molempien osapuolten toimintaa, tukea päätöksentekoa sekä tärkeimpien toimittajien osalta vahvistaa kumppanuussuhteesta saatavia hyötyjä.
Työssä hyödynnetty aineisto kerättiin kvalitatiivisin menetelmin haastattelemalla kuutta HKL:n kategoriavastuullista hankinta-asiantuntijaa. Lähtötilanteesta kerättyä aineistoa analysoimalla pystyttiin nostamaan esiin tärkeimpiä kehityskohteita, joita olivat toimintamallien ja työkalujen vakiintumattomuus, toimittajayhteistyön sekä sisäisen yhteistyön kehittäminen ja toimittajaluokittelun perusta.
Tärkeimmiksi tekijöiksi toimittajahallinnan selkeyttämiseen kohdeorganisaatiossa nähtiin toimintamallien dokumentoinnin ohella toimittajaluokittelun yhtenäistäminen sekä sisäinen yhteistyö. Näiden myötä myös toimittajayhteistyötä sekä toimittajien seurantaa voidaan toteuttaa systemaattisesti. Kategoriakohtaisen toimittajaluokittelun todettiin olevan ensimmäinen askel toimittajahallinnan käytännön kehittämisessä. Myös aidosti käyttökelpoisen seurantatyökalun määritteleminen on keskeistä. Kaikkien osa-alueiden osalta pystyttiin toteamaan, etteivät julkisen organisaation toimittajahallinnan edellytykset ja toimintamallit eroa merkitsevästi yksityisestä sektorista.
Opinnäytetyöprosessin tuloksena listattiin konkreettisia toimenpiteitä, joiden avulla voidaan edetä nykyistä systemaattisempaan toimittajahallintaan. Produktina laadittiin tiivis toimittajahallinnan käsikirja, jota hankinta-asiantuntijat voivat hyödyntää työssään.
Hankinnan merkitys liiketoiminnassa on kasvanut jatkuvasti ja nykyään huomiota kiinnitetään yhä enemmän myös julkisten hankintojen kehittämiseen. Yksi strategisen hankinnan tärkeimmistä osa-alueista on toimittajahallinta, joka pohjautuu toimittajien luokitteluun sen perusteella, mikä niiden merkitys on ostavalle organisaatiolle. Kun toimittajaluokittelu on tehty, voidaan toimittajayhteistyötä ja toimittajien seurantaa tehdä tehokkaammin. Jokaiselle luokalle on omat toimintamallinsa, mikä auttaa resurssien priorisoinnissa. Toimittajien seurannan ja toimittajayhteistyön tavoitteena on kehittää molempien osapuolten toimintaa, tukea päätöksentekoa sekä tärkeimpien toimittajien osalta vahvistaa kumppanuussuhteesta saatavia hyötyjä.
Työssä hyödynnetty aineisto kerättiin kvalitatiivisin menetelmin haastattelemalla kuutta HKL:n kategoriavastuullista hankinta-asiantuntijaa. Lähtötilanteesta kerättyä aineistoa analysoimalla pystyttiin nostamaan esiin tärkeimpiä kehityskohteita, joita olivat toimintamallien ja työkalujen vakiintumattomuus, toimittajayhteistyön sekä sisäisen yhteistyön kehittäminen ja toimittajaluokittelun perusta.
Tärkeimmiksi tekijöiksi toimittajahallinnan selkeyttämiseen kohdeorganisaatiossa nähtiin toimintamallien dokumentoinnin ohella toimittajaluokittelun yhtenäistäminen sekä sisäinen yhteistyö. Näiden myötä myös toimittajayhteistyötä sekä toimittajien seurantaa voidaan toteuttaa systemaattisesti. Kategoriakohtaisen toimittajaluokittelun todettiin olevan ensimmäinen askel toimittajahallinnan käytännön kehittämisessä. Myös aidosti käyttökelpoisen seurantatyökalun määritteleminen on keskeistä. Kaikkien osa-alueiden osalta pystyttiin toteamaan, etteivät julkisen organisaation toimittajahallinnan edellytykset ja toimintamallit eroa merkitsevästi yksityisestä sektorista.
Opinnäytetyöprosessin tuloksena listattiin konkreettisia toimenpiteitä, joiden avulla voidaan edetä nykyistä systemaattisempaan toimittajahallintaan. Produktina laadittiin tiivis toimittajahallinnan käsikirja, jota hankinta-asiantuntijat voivat hyödyntää työssään.