Tiedonhallintaa arkistoinnissa ja ict-tehtävissä : päiväkirjamuotoinen opinnäyte
Salminen, Tomi (2020)
Salminen, Tomi
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202004094877
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202004094877
Tiivistelmä
Päiväkirjamuotoinen opinnäytetyö pohjautuu opintojen harjoittelujaksoon. Tarkoituksena on koetun kautta avata, analysoida ja oppia käytännön tiedonhallintatehtäviä arkistoinnin ja ict-sektorin alueilla. Ajallisesti kymmenen viikon mittainen harjoittelu alkoi 2.9. ja loppui 8.11.2019. Harjoittelu suoritettiin lääkealan yrityksessä, joka tarkkaan säännellyn ja korkean laadun toimialasta johtuen tuottaa runsaasti käsiteltävää sekä arkistoitavaa luottamuksellista dokumenttiaineistoa.
Päiväkirjamuotoisuus koostuu päivittäisestä työtehtävien kuvaamisesta sekä viikkoanalyyseistä. Johdannossa kerrotaan työympäristöstä ja tietoperustasta. Työtehtävät, sidosryhmät ja vuorovaikutustaidot analysoidaan ennen päiväkirjaraporttiosuutta. Päivittäisten muistiinpanojen myötä työtehtävät, teoria ja käytäntö, sekä sisällöt ja ammattikäsitteet jäsentyvät. Päiväkirja ei sinällään toimi reflektiomuotona vaan tilanteiden, työn sisällön ja tietoperustan dokumentaationa. Reflektio eli kokemusten pohtiminen ja niistä oppiminen limittyy erityisesti opinnäytteen kirjoittamisprosessiin.
Arkistointi oli erilaisten tuotannosta kertyvien dokumenttien luokittelua, kuvailua, pakkaamista arkistokansioihin ja edelleen arkistokaappeihin. Erillisenä arkistointiin liittyvänä tehtävänä oli laatia päätearkiston laajennukselle käyttöönottoraportti. Ict-sektorilla merkittävin tehtäväkokonaisuus oli yrityksen tietoverkon kartoitus ja dokumentointi. Lisäksi sisäisten ict-ohjeiden luonti, tiedostojen inventointi ja laiteasennukset kuuluivat harjoitteluun.
Työtehtävien ja päiväkirjamerkintöjen kautta tapahtui kokemuksellista tietojen, taitojen ja osaamisen kehittymistä. Opinnäytteen kirjoittamisprosessi osoittaa kehittymisen ja tuo esille kehittämismahdollisuuksia sekä edelleen ammatillisen kasvun mahdollistamisen. This diary thesis is based on the study internship period. The purpose is to open, analyze and learn practical information management tasks in archiving and ICT sector through experience. The ten-week training period started on 2/9/2019 and ended on 8/11/2019. The internship was conducted at a pharmaceutical company that, due to its highly regulated and high quality industry, produces a large amount of confidential documentary material that can be processed and ar-chived.
The diary format consists of daily job descriptions and weekly analyzes. The introduction de-scribes the work environment and knowledge base. Tasks, stakeholders, and interaction skills are analyzed prior to the diary section. Daily notes are used to structure work tasks, theory and practice, as well as work contents and professional concepts. The diary itself does not function as a form of reflection but as a documentation of situations, the content of the work and the knowledge base. Reflection and learning from it overlap in particular with the process of writing a thesis.
Archiving was the process of classifying, describing, packing various types of production docu-ments into archive folders and further into filing cabinets. A separate archiving task was to prepare a deployment report for the terminal archive extension. In the ICT sector, the most important task was to map and document the company's data network. In addition, creating internal ICT instruc-tions, file inventory and device installations were part of the intern ship period.
Experimental development of knowledge, skills and competences took place through job assign-ments and journal entries. The process of writing a thesis demonstrates professional development and highlights opportunities for development and further professional growth.
Päiväkirjamuotoisuus koostuu päivittäisestä työtehtävien kuvaamisesta sekä viikkoanalyyseistä. Johdannossa kerrotaan työympäristöstä ja tietoperustasta. Työtehtävät, sidosryhmät ja vuorovaikutustaidot analysoidaan ennen päiväkirjaraporttiosuutta. Päivittäisten muistiinpanojen myötä työtehtävät, teoria ja käytäntö, sekä sisällöt ja ammattikäsitteet jäsentyvät. Päiväkirja ei sinällään toimi reflektiomuotona vaan tilanteiden, työn sisällön ja tietoperustan dokumentaationa. Reflektio eli kokemusten pohtiminen ja niistä oppiminen limittyy erityisesti opinnäytteen kirjoittamisprosessiin.
Arkistointi oli erilaisten tuotannosta kertyvien dokumenttien luokittelua, kuvailua, pakkaamista arkistokansioihin ja edelleen arkistokaappeihin. Erillisenä arkistointiin liittyvänä tehtävänä oli laatia päätearkiston laajennukselle käyttöönottoraportti. Ict-sektorilla merkittävin tehtäväkokonaisuus oli yrityksen tietoverkon kartoitus ja dokumentointi. Lisäksi sisäisten ict-ohjeiden luonti, tiedostojen inventointi ja laiteasennukset kuuluivat harjoitteluun.
Työtehtävien ja päiväkirjamerkintöjen kautta tapahtui kokemuksellista tietojen, taitojen ja osaamisen kehittymistä. Opinnäytteen kirjoittamisprosessi osoittaa kehittymisen ja tuo esille kehittämismahdollisuuksia sekä edelleen ammatillisen kasvun mahdollistamisen.
The diary format consists of daily job descriptions and weekly analyzes. The introduction de-scribes the work environment and knowledge base. Tasks, stakeholders, and interaction skills are analyzed prior to the diary section. Daily notes are used to structure work tasks, theory and practice, as well as work contents and professional concepts. The diary itself does not function as a form of reflection but as a documentation of situations, the content of the work and the knowledge base. Reflection and learning from it overlap in particular with the process of writing a thesis.
Archiving was the process of classifying, describing, packing various types of production docu-ments into archive folders and further into filing cabinets. A separate archiving task was to prepare a deployment report for the terminal archive extension. In the ICT sector, the most important task was to map and document the company's data network. In addition, creating internal ICT instruc-tions, file inventory and device installations were part of the intern ship period.
Experimental development of knowledge, skills and competences took place through job assign-ments and journal entries. The process of writing a thesis demonstrates professional development and highlights opportunities for development and further professional growth.