Digitalisaation hyödyntäminen henkilöstöhallinnon prosessien kehittämisessä valtion virastossa
Heikkinen, Kaisa-Leena (2020)
Heikkinen, Kaisa-Leena
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202004094869
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202004094869
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää henkilöstöhallinnon prosesseja digitalisaatiota hyödyntäen. Tavoitteena oli kehittää ja muuttaa vallitsevia toimintatapoja. Vanhahtavat toimintatavat ja papereilla toteutetut prosessit olivat olleet ongelmana jo jonkin aikaa. Virastossa oli päällekkäisiä prosesseja, joissa vaadittiin useita manuaalisia allekirjoituksia, eikä digitalisaatiota oltu hyödynnetty näissä prosesseissa.
Opinnäytetyössä keskityttiin prosessien kehittämiseen ja päällekkäisten prosessien poistamiseen sekä fyysisten papereiden vähentämiseen. Opinnäytetyö toteutettiin avoimena toimintana, eli pyrittiin tuomaan näkyväksi tutkimuksen tarkoitus ja tavoitteet sekä tietoisesti muuttamaan toimintatapoja yhteistyössä. Menetelmällisenä valintana oli toimintatutkimus, jota toteutettiin ryhmäkeskustelun, benchmarkingin ja havainnoinnin keinoin. Kehittämistehtävää suunniteltiin ja toteutettiin yhteistyössä esimiesten, päätöksentekijöiden ja henkilöstöhallinnon toimijoiden kanssa. Alkukartoituksena laadittiin nykyisistä prosesseista prosessikuvaukset ja pidettiin ryhmäkeskustelu henkilöstöhallinnon toimijoiden kanssa, jotta kokonaiskäsitys toimintatavoista ja prosesseista oli selkeä.
Opinnäytetyön tuloksena syntyi uudet prosessikuvaukset ja niiden käytäntöön vieminen. Kaikki opinnäytetyössä käsiteltävät prosessit oli mahdollista toteuttaa täysin sähköisesti, jolloin niissä ei tarvittu paperitulosteita. Merkittävin hyöty oli etätyön mahdollistaminen aiempaa laajemmin. Jatkokehityssuosituksena on laajentaa kehittämistyötä muihin henkilöstöhallinnon prosesseihin.
Opinnäytetyössä keskityttiin prosessien kehittämiseen ja päällekkäisten prosessien poistamiseen sekä fyysisten papereiden vähentämiseen. Opinnäytetyö toteutettiin avoimena toimintana, eli pyrittiin tuomaan näkyväksi tutkimuksen tarkoitus ja tavoitteet sekä tietoisesti muuttamaan toimintatapoja yhteistyössä. Menetelmällisenä valintana oli toimintatutkimus, jota toteutettiin ryhmäkeskustelun, benchmarkingin ja havainnoinnin keinoin. Kehittämistehtävää suunniteltiin ja toteutettiin yhteistyössä esimiesten, päätöksentekijöiden ja henkilöstöhallinnon toimijoiden kanssa. Alkukartoituksena laadittiin nykyisistä prosesseista prosessikuvaukset ja pidettiin ryhmäkeskustelu henkilöstöhallinnon toimijoiden kanssa, jotta kokonaiskäsitys toimintatavoista ja prosesseista oli selkeä.
Opinnäytetyön tuloksena syntyi uudet prosessikuvaukset ja niiden käytäntöön vieminen. Kaikki opinnäytetyössä käsiteltävät prosessit oli mahdollista toteuttaa täysin sähköisesti, jolloin niissä ei tarvittu paperitulosteita. Merkittävin hyöty oli etätyön mahdollistaminen aiempaa laajemmin. Jatkokehityssuosituksena on laajentaa kehittämistyötä muihin henkilöstöhallinnon prosesseihin.