Tapahtumajärjestämisen työkalu : case: Hämeen ammattikorkeakoulu
Björkskog, Tiina (2019)
Björkskog, Tiina
2019
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019111321151
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019111321151
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö toteutettiin Hämeen ammattikorkeakoulun toimeksiannosta, osana tapahtumatuotannon kehittämisprosessia. Työn tavoitteena oli kartoittaa henkilökunnan tapahtumajärjestämiseen liittyviä haasteita ja kehittää tapahtuma-järjestämisen työprosessia. Tarkoituksena oli rakentaa organisaation sisäinen työkalu, joka selkeyttää tapahtumajärjestämiseen liittyviä eri tehtäviä, vastuualueita ja organisointia. Opinnäytetyö on toteutettu toiminnallisena opinnäytetyönä, jossa menetelminä käytettiin henkilökunnan kyselyä, ammattilaisen haastattelua sekä toisen organisaation benchmarkingia. Työn teoreettisen viitekehyksen muo-dostavat projektinhallinta, laadunhallinta ja palvelumuotoilu.
Henkilöstökyselyn ja tapahtumajärjestämisen ammattilaisen haastattelun avulla kartoitettiin eri toimijoiden nykytilaa ja tapahtumajärjestämiseen liittyviä haasteita. Henkilöstökyselyssä eniten haasteita koettiin yksittäisten tehtävien muistamisessa tai hahmottamisessa sekä tiedon löytämisessä. Ammattilaisen haastattelussa ilmeni, että epäselvät vastuujaot aiheuttavat suurimpia haasteita. Saatujen tulosten perusteella voitiin päätellä, että tarvetta oli rakentaa työkalu, joka auttaa muistamaan järjestämiseen liittyviä tehtäviä ja organisoimaan tehtäviin liittyviä vastuita sekä koostamaan tehtäviin liittyvää tietoa.
Benchmarkingin avulla haettiin näkökulmaa siihen, miten tapahtumajärjestämiseen liittyviä haasteita on ratkaistu Tampereen ammattikorkeakoulussa. Benchmarking-kokemusten ja henkilöstökyselyn vastausten perusteella nähtiin, että hajautetussa tapahtumatuotantomallissa toimivien toimijoiden työtä voidaan selkeyttää, jos tapahtumajärjestämiseen liittyvää tietoa ja työkaluja kootaan yhteen paikkaan.
Kehitysideana ehdotettiin yhteisen vuorovaikutteisen työtilan rakentamista, jossa eri toimijat voivat olla vuorovaikutuksessa toisten toimijoiden kanssa, tuottaa ideoita sekä tietoa, vaihtaa kokemuksia ja antaa vertaistukea. Lisäksi ehdotettiin, että työtilaan tuotettaisiin esimerkki palvelumuotoillusta tapahtumaprojektista, jota hyödyntämällä pystyttäisiin asettumaan paremmin asiakkaan asemaan ja saavuttamaan tapahtumatuotantoon asiakaslähtöisempää näkökulmaa.
Henkilöstökyselyn ja tapahtumajärjestämisen ammattilaisen haastattelun avulla kartoitettiin eri toimijoiden nykytilaa ja tapahtumajärjestämiseen liittyviä haasteita. Henkilöstökyselyssä eniten haasteita koettiin yksittäisten tehtävien muistamisessa tai hahmottamisessa sekä tiedon löytämisessä. Ammattilaisen haastattelussa ilmeni, että epäselvät vastuujaot aiheuttavat suurimpia haasteita. Saatujen tulosten perusteella voitiin päätellä, että tarvetta oli rakentaa työkalu, joka auttaa muistamaan järjestämiseen liittyviä tehtäviä ja organisoimaan tehtäviin liittyviä vastuita sekä koostamaan tehtäviin liittyvää tietoa.
Benchmarkingin avulla haettiin näkökulmaa siihen, miten tapahtumajärjestämiseen liittyviä haasteita on ratkaistu Tampereen ammattikorkeakoulussa. Benchmarking-kokemusten ja henkilöstökyselyn vastausten perusteella nähtiin, että hajautetussa tapahtumatuotantomallissa toimivien toimijoiden työtä voidaan selkeyttää, jos tapahtumajärjestämiseen liittyvää tietoa ja työkaluja kootaan yhteen paikkaan.
Kehitysideana ehdotettiin yhteisen vuorovaikutteisen työtilan rakentamista, jossa eri toimijat voivat olla vuorovaikutuksessa toisten toimijoiden kanssa, tuottaa ideoita sekä tietoa, vaihtaa kokemuksia ja antaa vertaistukea. Lisäksi ehdotettiin, että työtilaan tuotettaisiin esimerkki palvelumuotoillusta tapahtumaprojektista, jota hyödyntämällä pystyttäisiin asettumaan paremmin asiakkaan asemaan ja saavuttamaan tapahtumatuotantoon asiakaslähtöisempää näkökulmaa.