Perinteisestä kirjanpidosta sähköiseen taloushallintoon
Denisova, Irina (2019)
Denisova, Irina
2019
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019062717572
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019062717572
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tavoitteena on esitellä tilitoimistossa mahdollisimman suuri kirjanpitoautomaatio siirtymällä sähköiseen kirjanpitoon uuteen ohjelmistoon ja mukauttamalla tätä ohjelmistoa tietyille tilitoimistoasiakkaille. Tavoitteena on myös tarjota eräänlainen sähköinen taloushallintoon siirtymisen -opas muille tilitoimistoille, osoittaa tällaisen parantamisen hyödyt ja mahdolliset vaikeudet ja heikkoudet siirtymisen aikana ja uudessa ohjelmistossa työn aloittaminen aikana. Tässä opinnäytetyössä on esitelty valmisteluvaiheita ja siirtymisprosessia siirryttäessä Asteri-ohjelmistosta ProCountor Taloushallinto -ohjelmistoon kirjanpidon automatisoinnin lisäämiseksi. Lisäksi on käsitelty siirtymisen aikana esiintyneet vaikeudet tietyn tilitoimiston tapauksessa.
Opinnäytetyön tutkimusmenetelmäksi on valittu toimintatutkimus ja dokumenttianalyysi. Aluksi tarkastellaan Tilitoimiston kirjanpidon nykytilannetta, sitten on ratkaistu nykyisiä ongelmia ja esitetty parannustapoja. Opinnäytetyön teoreettisessa osassa on käsitelty lyhyesti taloushallinnon prosesseja ja siirretty näitä prosesseja sekä perinteisellä tavalla hoidettuun kirjanpitoon että sähköiseen kirjanpitoon. Työssä on esitetty taloushallinnoinnin edut sähköisesti verrattuna perinteiseen johtamismenetelmään ja sähköisen taloushallinnon heikkouksiin. Tärkeimmät edut ovat mahdollisuus etätyöhön, ajan- ja kustannusten säästö, jatkuva kehitys ja toiminnan tehostuminen.
Koska tilitoimisto siirtyi sähköiseen taloushallintoon ja monet prosessit automatisoitiin, tilinpäätökset voidaan laatia ja niitä tarkastella reaaliajassa. Tulevaisuudessa odotetaan arkistotilan tarpeen vähenevän, koska kaikki sähköisen taloushallinnon käyttöön siirtyneiden asiakasyritysten asiakirjat tallennetaan sähköisesti. Tilitoimistossa säilytettiin kyky hoitaa kirjanpitoa perinteisellä tavalla erittäin pienille yrityksille.
Tämä opinnäytetyö toimii oppaana muille tilitoimistolle, jotka ovat siirtymässä sähköiseen taloushallintoon. The aim of this thesis is to present the accounting automation in the accounting agency, i.e. moving to electronic accounting by using new software and customizing this software for accounting agency's selected clients. The goal is also to provide an electronic financial management guide for other accountancy agencies, show the benefits and potential difficulties and weaknesses of such improvement during the transition and in the new software. In this thesis, the transition preparatory phases and the transition process from the Asteri software to the ProCountor Financial Management software are introduced in order to increase accounting automation. In addition, the difficulties during the transition have been showed for a particular accountancy agency.
The research method of the thesis is action research and document analysis. Initially, the current situation of accountancy in the accounting agency was analyzed, then the current problems and necessary improvements were highlighted. The theoretical part briefly describes the processes of financial administration, the reflection of these processes in bookkeeping in the traditional way and in electronic accounting. It also presents the benefits of electronic financial management compared with the traditional management method as well as the weaknesses of electronic financial management. The main advantages are teleworking, time and cost savings, continuous development, operational efficiency.
As the accounting agency moved to electronic financial management and many processes were automated, financial statements can be prepared and reviewed in real time. In the future, the archive space is expected to decrease as all the documents of the customer companies that have switched to electronic financial management are stored electronically. The Accounting agency retained the ability to keep accounts in a traditional way for very small businesses.
This thesis can serve as a guide for other accounting agencies switching to electronic financial management.
Opinnäytetyön tutkimusmenetelmäksi on valittu toimintatutkimus ja dokumenttianalyysi. Aluksi tarkastellaan Tilitoimiston kirjanpidon nykytilannetta, sitten on ratkaistu nykyisiä ongelmia ja esitetty parannustapoja. Opinnäytetyön teoreettisessa osassa on käsitelty lyhyesti taloushallinnon prosesseja ja siirretty näitä prosesseja sekä perinteisellä tavalla hoidettuun kirjanpitoon että sähköiseen kirjanpitoon. Työssä on esitetty taloushallinnoinnin edut sähköisesti verrattuna perinteiseen johtamismenetelmään ja sähköisen taloushallinnon heikkouksiin. Tärkeimmät edut ovat mahdollisuus etätyöhön, ajan- ja kustannusten säästö, jatkuva kehitys ja toiminnan tehostuminen.
Koska tilitoimisto siirtyi sähköiseen taloushallintoon ja monet prosessit automatisoitiin, tilinpäätökset voidaan laatia ja niitä tarkastella reaaliajassa. Tulevaisuudessa odotetaan arkistotilan tarpeen vähenevän, koska kaikki sähköisen taloushallinnon käyttöön siirtyneiden asiakasyritysten asiakirjat tallennetaan sähköisesti. Tilitoimistossa säilytettiin kyky hoitaa kirjanpitoa perinteisellä tavalla erittäin pienille yrityksille.
Tämä opinnäytetyö toimii oppaana muille tilitoimistolle, jotka ovat siirtymässä sähköiseen taloushallintoon.
The research method of the thesis is action research and document analysis. Initially, the current situation of accountancy in the accounting agency was analyzed, then the current problems and necessary improvements were highlighted. The theoretical part briefly describes the processes of financial administration, the reflection of these processes in bookkeeping in the traditional way and in electronic accounting. It also presents the benefits of electronic financial management compared with the traditional management method as well as the weaknesses of electronic financial management. The main advantages are teleworking, time and cost savings, continuous development, operational efficiency.
As the accounting agency moved to electronic financial management and many processes were automated, financial statements can be prepared and reviewed in real time. In the future, the archive space is expected to decrease as all the documents of the customer companies that have switched to electronic financial management are stored electronically. The Accounting agency retained the ability to keep accounts in a traditional way for very small businesses.
This thesis can serve as a guide for other accounting agencies switching to electronic financial management.