Sisäisen viestinnän kehittäminen Office 365 -laajennuksen avulla : Alihankkija Oy
Barck, Maria (2019)
Barck, Maria
2019
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019061917343
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019061917343
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tarkoitus on suunnitella ja luoda yhtenäinen viestintäkanava toimeksiantajayritykselle, laajentamalla Microsoft Office 365 järjestelmä koko henkilöstölle. Työn tavoitteena on toimeksiantajan sisäisen sähköisen viestinnän kehittäminen toimivaksi. Työn toimeksiantaja ja kehittämisprojektin kohde on Alihankkija Oy. Yritys toimii kuljetus- ja logistiikka-alalla. Yrityksellä on jo aiemmin ollut käytössä kyseinen järjestelmä toimihenkilöiden osalta. Viestinnän kehittämistoiveiden myötä olemassa olevat resurssit haluttiin ottaa tehokkaammin käyttöön, jotta niistä saatava hyöty olisi mahdollisimman suuri.
Tämä opinnäytetyö on toiminnallinen kehittämisprojekti, joka pitää sisällään Office 365 järjestelmään perehtymisen, sekä sen käyttöönoton ja koulutuksen toimeksiantajalla. Työn tietoperusta koostuu sähköisen viestinnän, sekä Office 365 ominaisuuksien pohdinnasta. Teoriaosuuden tärkein päämäärä on ollut selvittää, mitkä Office 365 sovellukset ovat toimivimpia toimeksiantajan käytössä, sekä mitä käyttöönotossa on otettava erityisesti huomioon.
Pilvipohjaisten tietojärjestelmien käyttöön liittyy monia eroavaisuuksia perinteisiin työpöytäohjelmistoihin nähden. Lisäksi tietojenkäsittelyn siirtyessä pääosin verkkoon, koetaan tietomurtojen riski usein suuremmaksi. Suurimpia eroja pilvipohjaisten ohjelmistojen ja työpöytäversioiden välillä on selvitetty opinnäytetyön teoriaosuudessa. Tällä tavalla mahdolliset riskit on pyritty ennakoimaan, jotta käyttöönottovaiheessa vältyttäisiin suuremmilta ongelmilta.
Opinnäytetyön toteutusvaiheeseen kuuluu Office 365 lisenssien valinta ja hankinta, lisenssien määrittäminen käyttäjille, alkuasennusten teko, sekä tiedottaminen ja järjestelmän koulutus. Koulutusosuus jakautuu koko henkilöstön yhteiseen koulutustilaisuuteen, sekä henkilökohtaiseen käyttöopastukseen. Projektin suurimpia haasteita on ollut koulutuksen muokkaaminen siten, että siinä huomioidaan henkilöstön lähtökohdiltaan hyvin erilainen tietoperusta sähköisten tietojärjestelmien osalta. Oman haasteensa on myös tuonut projektin aikana tapahtuneet järjestelmän muutokset, joihin käyttäjätasolla ei voida aina vaikuttaa.
Tämä opinnäytetyö on toiminnallinen kehittämisprojekti, joka pitää sisällään Office 365 järjestelmään perehtymisen, sekä sen käyttöönoton ja koulutuksen toimeksiantajalla. Työn tietoperusta koostuu sähköisen viestinnän, sekä Office 365 ominaisuuksien pohdinnasta. Teoriaosuuden tärkein päämäärä on ollut selvittää, mitkä Office 365 sovellukset ovat toimivimpia toimeksiantajan käytössä, sekä mitä käyttöönotossa on otettava erityisesti huomioon.
Pilvipohjaisten tietojärjestelmien käyttöön liittyy monia eroavaisuuksia perinteisiin työpöytäohjelmistoihin nähden. Lisäksi tietojenkäsittelyn siirtyessä pääosin verkkoon, koetaan tietomurtojen riski usein suuremmaksi. Suurimpia eroja pilvipohjaisten ohjelmistojen ja työpöytäversioiden välillä on selvitetty opinnäytetyön teoriaosuudessa. Tällä tavalla mahdolliset riskit on pyritty ennakoimaan, jotta käyttöönottovaiheessa vältyttäisiin suuremmilta ongelmilta.
Opinnäytetyön toteutusvaiheeseen kuuluu Office 365 lisenssien valinta ja hankinta, lisenssien määrittäminen käyttäjille, alkuasennusten teko, sekä tiedottaminen ja järjestelmän koulutus. Koulutusosuus jakautuu koko henkilöstön yhteiseen koulutustilaisuuteen, sekä henkilökohtaiseen käyttöopastukseen. Projektin suurimpia haasteita on ollut koulutuksen muokkaaminen siten, että siinä huomioidaan henkilöstön lähtökohdiltaan hyvin erilainen tietoperusta sähköisten tietojärjestelmien osalta. Oman haasteensa on myös tuonut projektin aikana tapahtuneet järjestelmän muutokset, joihin käyttäjätasolla ei voida aina vaikuttaa.