Sähköisen arkistoinnin hyödyntäminen sopimushallinnossa : Case Sotek-Säätiö sr
Rossi, Olivia (2019)
Rossi, Olivia
2019
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019060314515
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019060314515
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia, miten kohdeyrityksen sopimusarkisto saadaan kokonaan sähköiseksi ja mitä asioita kohdeyrityksen täytyy huomioida sähköisessä sopimusarkistoinnissa ja miten työskentely on tehokkainta. Työssä tutkittiin myös, miten sopimusarkiston sähköistäminen vaikuttaa työskentelyyn ja erilaisiin työtehtäviin tulevaisuudessa ja miten tällä hetkellä sähköisen arkistoinnin kehitysprojekti vaikuttaa työskentelyyn.
Opinnäytetyö toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena, jossa tutkittiin, millainen kohdeyrityksen nykyinen sopimushallinnon toimintatapa on ja minkälaisia muutoksia sopimusarkistointiin tarvitaan henkilöstön näkökulmasta. Työn teoriaosuus koostettiin tietokirjallisuutta, artikkeleita, oppaita ja lakeja sekä asetuksia lähteinä käyttäen tukemaan tutkimuksen tekoa ja kokonaisuuden ymmärtämistä. Empiirinen tutkimusaineisto kerättiin kohdeyrityksen kolmelle työntekijälle toteutetulla laadullisella haastattelututkimuksella.
Opinnäytetyön tuloksena syntyi laaja teoreettinen käsitys siitä, mitä sopimusarkiston sähköistämisessä tulee ottaa huomioon. Lisäksi tuloksena havaittiin, että henkilöstö koki edellisen sopimusarkistointitavan erittäin huonoksi ja, että kehitysprojekti on ajankohtainen ja tarpeellinen. Suurin ongelma vanhassa toimintatavassa oli epäselkeä paperinen sopimusarkisto, joka hidasti merkittävästi työskentelyä. Työn tuloksena kuitenkin selvisi, että kehitysprojekti ei ole vielä päätöksessä ja sopimusarkiston saaminen sähköiseksi vaatii vielä työtä.
Opinnäytetyö toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena, jossa tutkittiin, millainen kohdeyrityksen nykyinen sopimushallinnon toimintatapa on ja minkälaisia muutoksia sopimusarkistointiin tarvitaan henkilöstön näkökulmasta. Työn teoriaosuus koostettiin tietokirjallisuutta, artikkeleita, oppaita ja lakeja sekä asetuksia lähteinä käyttäen tukemaan tutkimuksen tekoa ja kokonaisuuden ymmärtämistä. Empiirinen tutkimusaineisto kerättiin kohdeyrityksen kolmelle työntekijälle toteutetulla laadullisella haastattelututkimuksella.
Opinnäytetyön tuloksena syntyi laaja teoreettinen käsitys siitä, mitä sopimusarkiston sähköistämisessä tulee ottaa huomioon. Lisäksi tuloksena havaittiin, että henkilöstö koki edellisen sopimusarkistointitavan erittäin huonoksi ja, että kehitysprojekti on ajankohtainen ja tarpeellinen. Suurin ongelma vanhassa toimintatavassa oli epäselkeä paperinen sopimusarkisto, joka hidasti merkittävästi työskentelyä. Työn tuloksena kuitenkin selvisi, että kehitysprojekti ei ole vielä päätöksessä ja sopimusarkiston saaminen sähköiseksi vaatii vielä työtä.