Työohjeistuksen käyttöönotto ja kehittäminen oppimateriaalituotannossa
Tallgren, Mai (2019)
Tallgren, Mai
2019
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019052712036
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019052712036
Tiivistelmä
Työohjeistukset ovat osa organisaatioissa olevaa tietoa. Tieto on yrityksille tärkeä pääoma ja kilpailutekijä. Suunnitelmallinen tiedonhallinta ja tiedon johtaminen auttavat päätöksenteossa sekä mahdollistavat uuden tiedon luomisen. Työohjeistukset ovat myös osa prosesseja. Työohjeistuksen avulla voidaan vakioida työnkulkuja ja sitä kautta parantaa laatua ja laadunhallintaa.
Toimintamalli-niminen kokonaisuus on Otava Oppimisen palveluiden työkalu, joka sisältää oppimateriaalien tuottamiseen liittyvien työnkulkujen kuvaukset sekä niihin liittyvät työohjeet, dokumenttipohjat ja muistilistat. Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää Toimintamallin käyttöönoton onnistumista ja kehitystoiveita kustannustoimittajien eli Toimintamallin käyttäjien näkökulmasta. Tavoitteena oli kuvailla Toimintamallin käyttämistä, sen antamaa apua ja tukea, käytettävyyden ja käyttökelpoisuuden kokemuksia sekä kehitystoiveita.
Tutkimuksen aineisto hankittiin teemahaastatteluilla marraskuussa 2018. Tutkimusta tehtäessä Toimintamalli oli ollut käytössä puolentoista vuoden ajan. Aineisto on analysoitu teemoittelemalla ja tyypittelemällä.
Tuloksista ilmeni, että kustannustoimittajat käyttävät Toimintamallia ensisijaisesti työohjepankkina. Lisäksi Toimintamalliin sijoitettujen opetusvideoiden avulla opetellaan uusien digitaalisten tuotantovälineiden käyttöä. Toimintamallista saadaan apua käytännön työhön, ja se nähdään myös yhdenmukaisuuden ja läpinäkyvyyden mahdollistajana. Tulokset osoittivat, että Toimintamallin käytettävyyttä pidetään hyvänä, mutta käyttökelpoisuutta tarkasteltaessa löytyi sekä edistäviä että estäviä elementtejä. Valtaosa kustannustoimittajien kehitystoiveista kohdistui käyttökelpoisuuden parantamiseen, erityisesti käyttäjän tarpeiden huomioon ottamiseen. Tulosten yhteenvedossa esitetään toimenpide-ehdotuksia, joilla Toimintamallia voidaan kehittää paremmin kustannustoimittajia palvelevaksi kokonaisuudeksi.
Hyvin suunniteltu työohjeistus hyödyttää sekä työntekijää että yritystä. Kun työohjeet ovat helposti löydettävissä, ajan tasalla ja käyttäjän tarpeisiin sekä tilanteisiin sopivia, työntekijälle jää enemmän voimavaroja työn tekemiseen. Työntekijästä tulee tehokkaampi ja luovempi. Myös hallinnan tunne omasta työstä kasvaa, samoin työtyytyväisyys ja motivaatio. Tämä kaikki hyödyttää yritystä, sillä sen toiminnasta tulee näin tehokkaampaa ja laadukkaampaa.
Toimintamalli-niminen kokonaisuus on Otava Oppimisen palveluiden työkalu, joka sisältää oppimateriaalien tuottamiseen liittyvien työnkulkujen kuvaukset sekä niihin liittyvät työohjeet, dokumenttipohjat ja muistilistat. Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää Toimintamallin käyttöönoton onnistumista ja kehitystoiveita kustannustoimittajien eli Toimintamallin käyttäjien näkökulmasta. Tavoitteena oli kuvailla Toimintamallin käyttämistä, sen antamaa apua ja tukea, käytettävyyden ja käyttökelpoisuuden kokemuksia sekä kehitystoiveita.
Tutkimuksen aineisto hankittiin teemahaastatteluilla marraskuussa 2018. Tutkimusta tehtäessä Toimintamalli oli ollut käytössä puolentoista vuoden ajan. Aineisto on analysoitu teemoittelemalla ja tyypittelemällä.
Tuloksista ilmeni, että kustannustoimittajat käyttävät Toimintamallia ensisijaisesti työohjepankkina. Lisäksi Toimintamalliin sijoitettujen opetusvideoiden avulla opetellaan uusien digitaalisten tuotantovälineiden käyttöä. Toimintamallista saadaan apua käytännön työhön, ja se nähdään myös yhdenmukaisuuden ja läpinäkyvyyden mahdollistajana. Tulokset osoittivat, että Toimintamallin käytettävyyttä pidetään hyvänä, mutta käyttökelpoisuutta tarkasteltaessa löytyi sekä edistäviä että estäviä elementtejä. Valtaosa kustannustoimittajien kehitystoiveista kohdistui käyttökelpoisuuden parantamiseen, erityisesti käyttäjän tarpeiden huomioon ottamiseen. Tulosten yhteenvedossa esitetään toimenpide-ehdotuksia, joilla Toimintamallia voidaan kehittää paremmin kustannustoimittajia palvelevaksi kokonaisuudeksi.
Hyvin suunniteltu työohjeistus hyödyttää sekä työntekijää että yritystä. Kun työohjeet ovat helposti löydettävissä, ajan tasalla ja käyttäjän tarpeisiin sekä tilanteisiin sopivia, työntekijälle jää enemmän voimavaroja työn tekemiseen. Työntekijästä tulee tehokkaampi ja luovempi. Myös hallinnan tunne omasta työstä kasvaa, samoin työtyytyväisyys ja motivaatio. Tämä kaikki hyödyttää yritystä, sillä sen toiminnasta tulee näin tehokkaampaa ja laadukkaampaa.