Toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) käyttöönoton haasteet
Mustamäki, Pirkko (2019)
Mustamäki, Pirkko
2019
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019052111067
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019052111067
Tiivistelmä
Tutkimus käsitteli uuden toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) käyttöönottoa konsernissa, jolla on tytäryhtiöitä Suomen lisäksi 11 eri maassa. Uusi järjestelmä otettiin käyttöön vuosina 2016-2018. Tutkimuksen tarkoitus oli arvioida, kuinka projekti onnistui, miten se vaikutti yrityksen toimintaan ja miten loppukäyttäjät kokivat järjestelmän vaihdoksen.
Toiminnanohjausjärjestelmän onnistunut käyttöönotto on yritykselle ehdottoman tärkeää, varsinkin jos yrityksen koko toiminta perustuu uuteen järjestelmään. Työtekijöille ja projektin vastuuhenkilöille epäonnistunut käyttöönotto aiheuttaa paljon lisätyötä ja stressiä. Kriittisellä toimialueella (esim. lääkehuolto) toimivan yrityksen epäonnistuneella projektilla voi olla rahallisten menetysten lisäksi myös yhteiskunnallisia vaikutuksia.
Tutkimusmenetelmäksi valittiin laadullinen tutkimus, joka toteutettiin keväällä 2019. Tutkimusta varten tehtiin kaksi erilaista käyttäjäkyselyä sekä haastateltiin projektiin osallistuneita henkilöitä.
Sekä kyselyt että haastattelut antoivat käyttöönoton haasteista varsin yhdenmukaisen kuvan. Tutkittava tietojärjestelmäprojekti kohtasi yleisiä projektitoiminnan haasteita. Vastaajat kokivat, että aikataulu oli liian kireä, resurssit riittämättömiä ja tiedonkulku puutteellista. Tutkimuksen mukaan kaikkia liiketoiminnan tarpeita ei ollut otettu huomioon järjestelmää suunniteltaessa, mikä aiheutti varsinkin alkuvaiheessa ongelmia. Myös käyttäjäkoulutus koettiin puutteelliseksi, minkä vuoksi järjestelmää ei osattu heti käyttää parhaalla mahdollisella tavalla. Yrityksen monikansallisuus olisi vaatinut tehokkaampaa johtamista, varsinkin kun toimintoja pyrittiin yhtenäistämään eri maiden välillä.
Tutkimuksen tulokset olivat hyvin samansuuntaisia lähdekirjallisuudessa esitettyjen tulosten kanssa. Jotta tietojärjestelmän käyttöönotto sujuisi mahdollisimman joustavasti, olisi huolehdittava siitä, että projektin aikataulu on realistinen ja käyttäjät saavat perusteellisen koulutuksen uuteen järjestelmään. Projektin suunnitteluvaiheessa tulee analysoida tarkkaan, miten uusi järjestelmä toteuttaa liiketoiminnan vaateet. Jos järjestelmästä löytyy puutteita, tulee jo mahdollisimman varhain päättää, tehdäänkö muutoksia järjestelmään vai organisaation toimintaan.
Globaalissa toimintaympäristössä muutokset vaativat aina tiivistä johtamista ja muutoksenhallintaa.
Toiminnanohjausjärjestelmän onnistunut käyttöönotto on yritykselle ehdottoman tärkeää, varsinkin jos yrityksen koko toiminta perustuu uuteen järjestelmään. Työtekijöille ja projektin vastuuhenkilöille epäonnistunut käyttöönotto aiheuttaa paljon lisätyötä ja stressiä. Kriittisellä toimialueella (esim. lääkehuolto) toimivan yrityksen epäonnistuneella projektilla voi olla rahallisten menetysten lisäksi myös yhteiskunnallisia vaikutuksia.
Tutkimusmenetelmäksi valittiin laadullinen tutkimus, joka toteutettiin keväällä 2019. Tutkimusta varten tehtiin kaksi erilaista käyttäjäkyselyä sekä haastateltiin projektiin osallistuneita henkilöitä.
Sekä kyselyt että haastattelut antoivat käyttöönoton haasteista varsin yhdenmukaisen kuvan. Tutkittava tietojärjestelmäprojekti kohtasi yleisiä projektitoiminnan haasteita. Vastaajat kokivat, että aikataulu oli liian kireä, resurssit riittämättömiä ja tiedonkulku puutteellista. Tutkimuksen mukaan kaikkia liiketoiminnan tarpeita ei ollut otettu huomioon järjestelmää suunniteltaessa, mikä aiheutti varsinkin alkuvaiheessa ongelmia. Myös käyttäjäkoulutus koettiin puutteelliseksi, minkä vuoksi järjestelmää ei osattu heti käyttää parhaalla mahdollisella tavalla. Yrityksen monikansallisuus olisi vaatinut tehokkaampaa johtamista, varsinkin kun toimintoja pyrittiin yhtenäistämään eri maiden välillä.
Tutkimuksen tulokset olivat hyvin samansuuntaisia lähdekirjallisuudessa esitettyjen tulosten kanssa. Jotta tietojärjestelmän käyttöönotto sujuisi mahdollisimman joustavasti, olisi huolehdittava siitä, että projektin aikataulu on realistinen ja käyttäjät saavat perusteellisen koulutuksen uuteen järjestelmään. Projektin suunnitteluvaiheessa tulee analysoida tarkkaan, miten uusi järjestelmä toteuttaa liiketoiminnan vaateet. Jos järjestelmästä löytyy puutteita, tulee jo mahdollisimman varhain päättää, tehdäänkö muutoksia järjestelmään vai organisaation toimintaan.
Globaalissa toimintaympäristössä muutokset vaativat aina tiivistä johtamista ja muutoksenhallintaa.