Työajanseurannan modernisointi kalustealan yrityksessä
Saario, Linda (2019)
Saario, Linda
2019
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201905149736
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201905149736
Tiivistelmä
Työajanseuranta luo pohjan yrityksen työntekijöiden palkanmaksulle ja siten se onkin yksi palkkahallintoprosessin keskeisimmistä vaiheista. Tämän opinnäytetyön aiheena on selvittää keinoja, joilla kalustealalla toimiva yritys voi modernisoida työajanseurantaansa. Työn tavoitteena oli kehittää toimeksiantajayrityksen työajanseurantaa ja palkkahallintoa sekä yhtenäistää niiden toimintaprosesseja.
Työn teoreettinen viitekehys koostuu palkkahallinnon pääosa-alueiden kuvauksesta, joita ovat palkka- ja työaika-aineiston kerääminen, tietojen tulkinta, palkanlaskenta ja palkkakirjanpito sekä raportointi. Teoriaosassa kuvataan myös digitaalisuuden tuomia mahdollisuuksia palkkahallintoprosessin eri vaiheisiin. Lähdemateriaalina käytetään palkkahallintoon liittyvää kirjallisuutta sekä työsuhteeseen vaikuttavia lakeja. Työn empiirisessä osassa kuvataan toimeksiantajayrityksen nykytilannetta, siihen liittyviä ongelmakohtia sekä keinoja yrityksen toiminnan kehittämiseksi.
Modernisoinnin lähtökohdaksi ja keskeisimmäksi kehityskohteeksi muodostui digitaalisen työajanseurantajärjestelmän käyttöönotto. Työhön valittiin kaksi potentiaalista järjestelmää, joista ominaisuuksien ja kustannuksien vertailun perusteella valittiin sopivin vaihtoehto toimeksiantajayritykselle. Työajanseurantajärjestelmän lisäksi esitettiin myös muita mahdollisia kehitystapoja, joita ovat sähköpostipohja työtuntien ilmoittamiseen, pilvipalvelun käyttö sekä palkkaohjelmiston vaihtaminen.
Johtopäätöksenä voidaan todeta, että työajanseurantajärjestelmän käyttö osana työajanseuranta- ja palkkahallintoprosessia vähentää huomattavasti manuaalisesti tehtäviä työvaiheita. Vaikka järjestelmä luo ylimääräisiä kustannuksia yritykselle, säästää se myös huomattavan määrän aikaa. Kokonaisuudessaan digitaalisen työajanseurantajärjestelmän käyttö tekisi toimeksiantajayrityksen palkkahallinnosta ja työajanseurannasta selkeämpää, reaaliaikaisempaa sekä erityisesti tehokkaampaa. Employee time tracking creates a base for a company’s salary payment and therefore time tracking is central part of payroll administration processes. The subject of this thesis is to discover the ways how time tracking can be modernized in a company specialized in fixture installations. The goal was to improve and harmonize functional processes of company’s time tracking and payroll administration.
The theoretical framework of this thesis consists of the description of the main sectors in payroll administration. Those sectors are collecting the pay and worktime material, interpreting information, pay calculation and payroll accounting, and reporting. The main sources of theory section were the literature and legislation of the payroll administration and employment relationship. The empirical part includes the introduction of the company, and the problematics and the ways to improve the current situation.
An implementation of the digital time tracking system turned into the basis of the modernizing and the main development method. Two potential systems were chosen for a closer comparison. The characteristics and costs of those two systems were compared and after that the better one for the company was chosen. Besides the time tracking system, also other development methods were presented. Other development methods were an email base for reporting working hours, the use of cloud service and the change of the pay system.
In conclusion it may be stated that the use of the time tracking system as a part of employee time tracking and payroll administration processes reduces considerably manual working stages, which makes company’s operations more effective. Although new system brings extra costs for the company, it also saves significant amount of time. In total the use of the digital time tracking system makes company’s time tracking and payroll administration clearer, more real-time and especially more effective.
Työn teoreettinen viitekehys koostuu palkkahallinnon pääosa-alueiden kuvauksesta, joita ovat palkka- ja työaika-aineiston kerääminen, tietojen tulkinta, palkanlaskenta ja palkkakirjanpito sekä raportointi. Teoriaosassa kuvataan myös digitaalisuuden tuomia mahdollisuuksia palkkahallintoprosessin eri vaiheisiin. Lähdemateriaalina käytetään palkkahallintoon liittyvää kirjallisuutta sekä työsuhteeseen vaikuttavia lakeja. Työn empiirisessä osassa kuvataan toimeksiantajayrityksen nykytilannetta, siihen liittyviä ongelmakohtia sekä keinoja yrityksen toiminnan kehittämiseksi.
Modernisoinnin lähtökohdaksi ja keskeisimmäksi kehityskohteeksi muodostui digitaalisen työajanseurantajärjestelmän käyttöönotto. Työhön valittiin kaksi potentiaalista järjestelmää, joista ominaisuuksien ja kustannuksien vertailun perusteella valittiin sopivin vaihtoehto toimeksiantajayritykselle. Työajanseurantajärjestelmän lisäksi esitettiin myös muita mahdollisia kehitystapoja, joita ovat sähköpostipohja työtuntien ilmoittamiseen, pilvipalvelun käyttö sekä palkkaohjelmiston vaihtaminen.
Johtopäätöksenä voidaan todeta, että työajanseurantajärjestelmän käyttö osana työajanseuranta- ja palkkahallintoprosessia vähentää huomattavasti manuaalisesti tehtäviä työvaiheita. Vaikka järjestelmä luo ylimääräisiä kustannuksia yritykselle, säästää se myös huomattavan määrän aikaa. Kokonaisuudessaan digitaalisen työajanseurantajärjestelmän käyttö tekisi toimeksiantajayrityksen palkkahallinnosta ja työajanseurannasta selkeämpää, reaaliaikaisempaa sekä erityisesti tehokkaampaa.
The theoretical framework of this thesis consists of the description of the main sectors in payroll administration. Those sectors are collecting the pay and worktime material, interpreting information, pay calculation and payroll accounting, and reporting. The main sources of theory section were the literature and legislation of the payroll administration and employment relationship. The empirical part includes the introduction of the company, and the problematics and the ways to improve the current situation.
An implementation of the digital time tracking system turned into the basis of the modernizing and the main development method. Two potential systems were chosen for a closer comparison. The characteristics and costs of those two systems were compared and after that the better one for the company was chosen. Besides the time tracking system, also other development methods were presented. Other development methods were an email base for reporting working hours, the use of cloud service and the change of the pay system.
In conclusion it may be stated that the use of the time tracking system as a part of employee time tracking and payroll administration processes reduces considerably manual working stages, which makes company’s operations more effective. Although new system brings extra costs for the company, it also saves significant amount of time. In total the use of the digital time tracking system makes company’s time tracking and payroll administration clearer, more real-time and especially more effective.