Turun Vesihuolto Oy:n toimintajärjestelmän kehittäminen
Tirronen, Kerttu (2019)
Tirronen, Kerttu
2019
Kaikki oikeudet pidätetään
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201903183326
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201903183326
Tiivistelmä
Työn tavoitteena oli laatia Turun Vesihuolto Oy:lle käyttäjäystävällinen sekä ISO 9001-2015 standardin vaatimukset huomioiva menettelytapaohje toimintajärjestelmän kehittämistä varten. Vesihuollon nykyinen toimintajärjestelmä on ydintoimintojen sekä organisaation muuttumisen myötä vanhentunut ja sen sisältämät prosessikuvaukset ovat puutteellisia. Ohjeessa pyrittiin korostamaan erityisesti johdon sitoutumista sekä henkilöstön osallistamista toimintajärjestelmän kehittämistyöhön sekä päivittäiseen käyttöön.
Toimintajärjestelmän kehittämisessä käytettiin yhtenä menetelmänä toimintatutkimusta, jossa pyritään yhdessä löytämään ratkaisuja käytännön ongelmiin sekä samaan aikaan haluttu muutos. Koska menetelmä vaatii sekä johdon että henkilöstön yhteistyötä ja osallistumista vastasi se erinomaisesti kehittämistyön tavoitteita. Kirjallisuustutkimuksessa keskityttiin toimintajärjestelmien ja prosessien hallinnan teoriaan sekä uuden työntekijän perehdyttämiseen ja muutoksesta viestittämiseen. Lisäksi osana työtä suoritettiin valtakunnallinen kyselytutkimus koskien vesihuoltolaitosten ja -yhtiöiden toimintajärjestelmiä sekä niiden käyttöä.
Osana menettelytapaohjeen kehittämistä laadittiin esimerkin omaisesti prosessikuvaukset suunnittelun ja rakennuttamisen prosesseista sekä toimintaohjeet kullekin prosessin työvaiheelle. Menettelytapaohjeessa peilataan Vesihuollon organisaatiota ja toimintakulttuuria laajaan teoriataustaan. Menettelytapaohje noudattelee kolmivaiheisen toimintajärjestelmän rakennetta, joka koostuu valmistelu-, toteutus- ja käyttöönottovaiheesta.
Suurimmat toimintajärjestelmän kehittämisestä saatavat hyödyt liittyvät Vesihuollon prosessien tunnistamiseen sekä kuvaamiseen, jonka seurauksena organisaation toiminta yhdenmukaistuu, selkiytyy ja tehostuu. Suurimmat haasteet toimintajärjestelmän kehittämistyössä tulevat todennäköisimmin liittymään tiedottamiseen, resursointiin ja aikatauluttamiseen. Koska kyseessä on koko organisaatiota koskeva muutos, se vaatii paljon suunnittelua ja yhteistyötä. Kehitystyössä onnistuminen edellyttääkin erityisesti hyvin suunniteltua viestintää, johdon sitoutumista sekä henkilöstön osallistamista projektin kaikissa vaiheissa. The aim of the present master’s thesis is was to create a user-friendly code of practice for Turun Vesihuolto Oy to develop the operating system. The guidelines for ISO 9001-2015 standards are also taken into account. The current operating system is outdated as the organization and its core functions have changed and in addition the process descriptions are incomplete. In particular, the guide emphasizes the commitment of the management and the involvement of the staff in the development of the operating system and in its daily use.
One of the research methods used in the development work is action research, which aims to search for the solutions together and thus achieve the desired change. The method works well for this type of study, because it requires collaboration and participation from both the management and the staff. Literature research focused on the theory of operating systems and process management.
As part of the study, process descriptions for the design and construction processes were developed and in addition instructions for different stages of work were written. The guide discusses the organization and its operating culture and reflects it against the theory as well as explains how to build an operating system consisting of a preparatory phase, an implementation phase and deployment.
The greatest benefits come from identifying and describing processes. As a result, the operations are streamlined and they become more explicit and efficient. The major challenges of the development work are information, resourcing and scheduling because the change is significant and requires planning and collaboration. When the management and the staff of the organization are committed to achieving a common goal, a good result is accomplished. Success requires, in particular, well-prepared communications, management commitment and employee involvement at all stages of the project.
Toimintajärjestelmän kehittämisessä käytettiin yhtenä menetelmänä toimintatutkimusta, jossa pyritään yhdessä löytämään ratkaisuja käytännön ongelmiin sekä samaan aikaan haluttu muutos. Koska menetelmä vaatii sekä johdon että henkilöstön yhteistyötä ja osallistumista vastasi se erinomaisesti kehittämistyön tavoitteita. Kirjallisuustutkimuksessa keskityttiin toimintajärjestelmien ja prosessien hallinnan teoriaan sekä uuden työntekijän perehdyttämiseen ja muutoksesta viestittämiseen. Lisäksi osana työtä suoritettiin valtakunnallinen kyselytutkimus koskien vesihuoltolaitosten ja -yhtiöiden toimintajärjestelmiä sekä niiden käyttöä.
Osana menettelytapaohjeen kehittämistä laadittiin esimerkin omaisesti prosessikuvaukset suunnittelun ja rakennuttamisen prosesseista sekä toimintaohjeet kullekin prosessin työvaiheelle. Menettelytapaohjeessa peilataan Vesihuollon organisaatiota ja toimintakulttuuria laajaan teoriataustaan. Menettelytapaohje noudattelee kolmivaiheisen toimintajärjestelmän rakennetta, joka koostuu valmistelu-, toteutus- ja käyttöönottovaiheesta.
Suurimmat toimintajärjestelmän kehittämisestä saatavat hyödyt liittyvät Vesihuollon prosessien tunnistamiseen sekä kuvaamiseen, jonka seurauksena organisaation toiminta yhdenmukaistuu, selkiytyy ja tehostuu. Suurimmat haasteet toimintajärjestelmän kehittämistyössä tulevat todennäköisimmin liittymään tiedottamiseen, resursointiin ja aikatauluttamiseen. Koska kyseessä on koko organisaatiota koskeva muutos, se vaatii paljon suunnittelua ja yhteistyötä. Kehitystyössä onnistuminen edellyttääkin erityisesti hyvin suunniteltua viestintää, johdon sitoutumista sekä henkilöstön osallistamista projektin kaikissa vaiheissa.
One of the research methods used in the development work is action research, which aims to search for the solutions together and thus achieve the desired change. The method works well for this type of study, because it requires collaboration and participation from both the management and the staff. Literature research focused on the theory of operating systems and process management.
As part of the study, process descriptions for the design and construction processes were developed and in addition instructions for different stages of work were written. The guide discusses the organization and its operating culture and reflects it against the theory as well as explains how to build an operating system consisting of a preparatory phase, an implementation phase and deployment.
The greatest benefits come from identifying and describing processes. As a result, the operations are streamlined and they become more explicit and efficient. The major challenges of the development work are information, resourcing and scheduling because the change is significant and requires planning and collaboration. When the management and the staff of the organization are committed to achieving a common goal, a good result is accomplished. Success requires, in particular, well-prepared communications, management commitment and employee involvement at all stages of the project.