Sopimusten hallinnan kehittäminen Yritys X:ssä
Leppänen, Heli (2018)
Leppänen, Heli
Laurea-ammattikorkeakoulu
2018
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018121421613
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018121421613
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on etsiä keinoja kehittää Yritys X:n sopimusten hallintaa ja samalla etsiä uusia ideoita toteuttaa sopimusten hallintaa toimialasta riippumatta. Opinnäytetyön tavoitteena oli tutustua siihen, miten sopimusten hallinta on määritelty ja mitä siitä on käsitelty erilaisissa lähteissä.
Sähköisten palveluiden yleistymisen myötä sopimusten hallintaan on tulossa uusia työkaluja helpottamaan erilaisten dokumenttien hallintaa ja laadintaa. Asiantuntijoiden työ siirtyy rutiininomaisista töistä enemmän osaamista vaativiin tehtäväkokonaisuuksiin. Kun siirtyminen tehdään huolellisesti ja huolehditaan henkilöstön osaamisesta, voi yritys saavuttaa kilpailuetua ja työn tekeminen tehostuu. Hyvällä sopimusten hallinnalla voidaan vaikuttaa yrityskuvaan ja asiakastyytyväisyyteen.
Tietoperustan lähtökohtana on yritysten välinen sopimus ja sopimuksen elinkaari valmistelusta päättymiseen. Siinä tarkastellaan myös miten eri lähteet näkevät sopimusten hallinnan tulevaisuudessa.
Opinnäytetyössä tutkimusmenetelmänä käytettiin teemahaastatteluja ja benchmarking-menetelmää. Haastattelut toteutettiin kohdeyrityksessä henkilökohtaisina haastatteluina ja bencmarking tehtiin eri verkkolähteistä sekä yhden henkilökohtaisena haastattelun kautta.
Kehittämistehtävänä käytettiin backcasting-menetelmää, joka toteutettiin kohdeyrityksessä eri asiantuntijatehtävissä työskentelevien kanssa. Harjoituksessa luotiin sopimusten hallinnalle tulevaisuuden visio ja mietittiin mitä esteitä vision toteutumiselle on ja miten visio saavutetaan esteistä huolimatta.
Benchmarkingin tuloksena löydettiin hyviä esimerkkejä siitä, miten yritys voi helposti parantaa ja tehostaa sopimusten hallintaa. Lakimies-intranet ja sopimuskirjasto helpottavat päivittäistä työtä ja niiden toteutus voidaan tehdä pienelläkin panostuksella. Asiakkaiden pisteyttäminen ja monipuolisempien sähköisten palveluiden käyttöönotto voidaan toteuttaa pidemmällä aikavälillä.
Sopimusten hallinnan kehittämistyöhön kannattaa osallistaa niin työntekijät kuin asiakkaat, jotta eri näkökulmat tulee huomioitua. Tämän opinnäytetyön tuloksia voidaan käyttää ajatuksen herättäjänä kun yritys haluaa panostaa sopimusten hallinnan kehittämiseen. Opinnäytetyössä on esitelty useita eri ideoita tehokkaampaan sopimusten hallintaan, josta sopimusten hallintaa kehittävät voivat poimia käyttöönsä omalle yritykselleen sopivimmat vaihtoehdot.
Sähköisten palveluiden yleistymisen myötä sopimusten hallintaan on tulossa uusia työkaluja helpottamaan erilaisten dokumenttien hallintaa ja laadintaa. Asiantuntijoiden työ siirtyy rutiininomaisista töistä enemmän osaamista vaativiin tehtäväkokonaisuuksiin. Kun siirtyminen tehdään huolellisesti ja huolehditaan henkilöstön osaamisesta, voi yritys saavuttaa kilpailuetua ja työn tekeminen tehostuu. Hyvällä sopimusten hallinnalla voidaan vaikuttaa yrityskuvaan ja asiakastyytyväisyyteen.
Tietoperustan lähtökohtana on yritysten välinen sopimus ja sopimuksen elinkaari valmistelusta päättymiseen. Siinä tarkastellaan myös miten eri lähteet näkevät sopimusten hallinnan tulevaisuudessa.
Opinnäytetyössä tutkimusmenetelmänä käytettiin teemahaastatteluja ja benchmarking-menetelmää. Haastattelut toteutettiin kohdeyrityksessä henkilökohtaisina haastatteluina ja bencmarking tehtiin eri verkkolähteistä sekä yhden henkilökohtaisena haastattelun kautta.
Kehittämistehtävänä käytettiin backcasting-menetelmää, joka toteutettiin kohdeyrityksessä eri asiantuntijatehtävissä työskentelevien kanssa. Harjoituksessa luotiin sopimusten hallinnalle tulevaisuuden visio ja mietittiin mitä esteitä vision toteutumiselle on ja miten visio saavutetaan esteistä huolimatta.
Benchmarkingin tuloksena löydettiin hyviä esimerkkejä siitä, miten yritys voi helposti parantaa ja tehostaa sopimusten hallintaa. Lakimies-intranet ja sopimuskirjasto helpottavat päivittäistä työtä ja niiden toteutus voidaan tehdä pienelläkin panostuksella. Asiakkaiden pisteyttäminen ja monipuolisempien sähköisten palveluiden käyttöönotto voidaan toteuttaa pidemmällä aikavälillä.
Sopimusten hallinnan kehittämistyöhön kannattaa osallistaa niin työntekijät kuin asiakkaat, jotta eri näkökulmat tulee huomioitua. Tämän opinnäytetyön tuloksia voidaan käyttää ajatuksen herättäjänä kun yritys haluaa panostaa sopimusten hallinnan kehittämiseen. Opinnäytetyössä on esitelty useita eri ideoita tehokkaampaan sopimusten hallintaan, josta sopimusten hallintaa kehittävät voivat poimia käyttöönsä omalle yritykselleen sopivimmat vaihtoehdot.