Henkilöstötietojärjestelmän hankinta kuntayhtymälle : Case: Jokilaaksojen Musiikkiopiston ky
Haapalainen, Elina (2018)
Haapalainen, Elina
Oulun ammattikorkeakoulu
2018
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018111917424
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018111917424
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö on kehittämistoiminnallinen ja se lähti liikkeelle tavoitteesta kehittää valitun organisaation toimintaa. Toimeksiantajana toimi Jokilaaksojen Musiikkiopiston kuntayhtymä. Tavoitteena tutkimuksen kehittämistehtävälle oli löytää uusi henkilöstötietojärjestelmä, jolla pystytään parantamaan ja tehostamaan sekä organisaation toimintaa että työntekijöiden työskentelytapoja.
Tietoperustassa on hyödynnetty voimassaolevaa lainsäädäntöä, joka asettaa vaatimuksia sille, miten henkilöstötietojärjestelmän hankinta voidaan suunnitella ja mitä velvollisuuksia työnantajalla on henkilöstön tietojen käsittelyyn liittyen. Tietoperustassa on myös avattu henkilöstötietojärjestelmää käsitteenä eli, mikä se on, mitä ominaisuuksia se yleensä sisältää ja miten henkilöstöhallinto sitä hyödyntää. Henkilöstötietojärjestelmän hankintaprosessiin on tietoperustassa luotu uusi pienten organisaatioiden hankintamalli, jonka kehittämiseen on sovellettu järjestelmähankintojen kirjallisuutta ja suosituksia. Hankintamallin käytettävyys toimii opinnäytetyön hypoteesina ja sitä on testattu kehittämistehtävässä. Kehittämistehtävä eteni hankintamallin eri päävaiheiden, valmistelun, valinnan, valvonnan ja viimeistelyn, mukaisesti. Kehittämismenetelminä opinnäytetyössä käytettiin yksilö- ja ryhmähaastatteluja sekä toivelistatekniikkaa, joita hyödynnettiin lähtötilanteen selvittämisessä ja sen hetkisten ongelmien ja tarpeiden kartoittamisessa. Näistä tarpeista luotiin vaatimuksia, jotka henkilöstötietojärjestelmän tulee täyttää, jotta siitä saadaan tarvittava hyöty. Haastattelujen jälkeen kehittämistehtävä eteni henkilöstötietojärjestelmien kartoittamiseen ja potentiaalisten järjestelmätoimittajien kanssa pidettyihin etäpalavereihin. Kehittämistehtävä huipentui järjestelmien esittelemiseen toimeksiantajalle ja lopulliseen hankintapäätökseen. Järjestelmän käyttöönotto rajattiin tarkoituksellisesti opinnäytetyön ulkopuolelle.
Opinnäytetyön tuloksina ovat Jokilaaksojen Musiikkiopiston uusi henkilöstötietojärjestelmä ja toimivaksi havaittu pienten organisaatioiden hankintamalli. Hankintamallia voidaan oletettavasti käyttää myös muiden pienten organisaatioiden tietojärjestelmien hankinnassa. Henkilöstötietojärjestelmän hankinta voidaan katsoa onnistuneeksi. Tulevissa tutkimuksissa voitaisiin tutkia pienten organisaatioiden hankintamallia yksityisen sektorin näkökulmasta tai tutkia hankintaa, jossa tietojärjestelmä luodaan alusta asti.
Tietoperustassa on hyödynnetty voimassaolevaa lainsäädäntöä, joka asettaa vaatimuksia sille, miten henkilöstötietojärjestelmän hankinta voidaan suunnitella ja mitä velvollisuuksia työnantajalla on henkilöstön tietojen käsittelyyn liittyen. Tietoperustassa on myös avattu henkilöstötietojärjestelmää käsitteenä eli, mikä se on, mitä ominaisuuksia se yleensä sisältää ja miten henkilöstöhallinto sitä hyödyntää. Henkilöstötietojärjestelmän hankintaprosessiin on tietoperustassa luotu uusi pienten organisaatioiden hankintamalli, jonka kehittämiseen on sovellettu järjestelmähankintojen kirjallisuutta ja suosituksia. Hankintamallin käytettävyys toimii opinnäytetyön hypoteesina ja sitä on testattu kehittämistehtävässä. Kehittämistehtävä eteni hankintamallin eri päävaiheiden, valmistelun, valinnan, valvonnan ja viimeistelyn, mukaisesti. Kehittämismenetelminä opinnäytetyössä käytettiin yksilö- ja ryhmähaastatteluja sekä toivelistatekniikkaa, joita hyödynnettiin lähtötilanteen selvittämisessä ja sen hetkisten ongelmien ja tarpeiden kartoittamisessa. Näistä tarpeista luotiin vaatimuksia, jotka henkilöstötietojärjestelmän tulee täyttää, jotta siitä saadaan tarvittava hyöty. Haastattelujen jälkeen kehittämistehtävä eteni henkilöstötietojärjestelmien kartoittamiseen ja potentiaalisten järjestelmätoimittajien kanssa pidettyihin etäpalavereihin. Kehittämistehtävä huipentui järjestelmien esittelemiseen toimeksiantajalle ja lopulliseen hankintapäätökseen. Järjestelmän käyttöönotto rajattiin tarkoituksellisesti opinnäytetyön ulkopuolelle.
Opinnäytetyön tuloksina ovat Jokilaaksojen Musiikkiopiston uusi henkilöstötietojärjestelmä ja toimivaksi havaittu pienten organisaatioiden hankintamalli. Hankintamallia voidaan oletettavasti käyttää myös muiden pienten organisaatioiden tietojärjestelmien hankinnassa. Henkilöstötietojärjestelmän hankinta voidaan katsoa onnistuneeksi. Tulevissa tutkimuksissa voitaisiin tutkia pienten organisaatioiden hankintamallia yksityisen sektorin näkökulmasta tai tutkia hankintaa, jossa tietojärjestelmä luodaan alusta asti.