Laurea-ammattikorkeakoulun asiakirjamallien kehittäminen
Järvinen, Jorma (2018)
Järvinen, Jorma
Laurea-ammattikorkeakoulu
2018
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018060111950
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018060111950
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tarkoitus oli selvittää Laurea-ammattikorkeakoulun yleisimpien asiakirjamallien nykytila ja kehittää uudet helppokäyttöisemmät ja paremmin toimivat. Asiakirjamalleja käyttää vuosittain noin 7 500 ammattikorkean opiskelijaa ja noin 500 opetus- ja tutkimushenkilöstöön sekä muuhun henkilökuntaan kuuluvaa henkilöä.
Laureassa oli yleisesti todettu, että asiakirjamalleissa oli kehitettävää. Palautetta vanhojen mallien vaikeakäyttöisyydestä oli tullut mm. opiskelijoilta. Vanhoja malleja oli vuosien aikana muokattu eri tavoilla eri kampuksissa, jolloin mallien määrä oli kasvanut. Tämä oli lisännyt mallien sekavuutta, ja opiskelijat ja opettajat eivät enää tienneet mitä mallia käyttää.
Asiakirjamallien käyttöön liittyviä aikaisempia tutkimuksia oli vaikea löytää. Mallien kehittämiseen ja tekemiseen liittyvää kirjallisuutta on paljon. Näitä ovat tekstinkäsittelyohjelman omat ohjeistukset ja internetissä yritysten ja oppilaitosten laatimat ohjeet. Suomen standardisoimisliiton ohjeet määrittelevät suomalaisen asiakirjastandardin. Asiakirjamallien suunnittelussa hyödynnettiin myös tutkijan vuosien kokemusta mallien käytöstä ja kehittämisestä.
Työssä tutkittiin ensin mallien nykytilanne. Laurean opiskelijoilta ja henkilökunnalta kysyttiin sähköisessä haastattelututkimuksessa kokemuksia ja käyttötarpeita asiakirjamallien käytöstä. Suunniteltavien mallien määrä rajattiin kolmeen, joita arvioitiin myöhemmin työryhmän palavereissa. Kehitysvaiheen lopussa malleja testattiin käyttäjillä ja palautteen mukaan malleihin tehtiin muutoksia.
Työn tuloksena kehitettiin opiskelijoille ja henkilökunnalle opiskelun kannalta kolme oleellisinta asiakirjamallia. Asiakirjamallit noudattavat soveltuvien osin SFS-asiakirjastandardia ja Laurea-ammattikorkeankoulun brändikirjaa. Kehityt mallit ovat lyhyt asiakirja yleisten kirjeiden ja lyhyiden raporttien kirjoittamiseen. Pitkä asiakirja on tarkoitettu laajojen (pitkin) raporttien, etätehtävien ja projektisuunnitelmien kirjoittamiseen. Kolmas malli oli opinnäytemalli opiskelijoiden opinnäytetöiden kirjoittamiseen.
Lyhyestä ja pitkästä asiakirjamallista tehtiin sekä logolliset mallit ulkoiseen käyttöön ja logottomat mallit sisäiseen käyttöön. Mallit tehtiin ensiksi suomeksi ja sitten, kun ne oli todettu toimiviksi, mallit käännettiin englanniksi. Mallit pyrittiin tekemään itseohjaaviksi, jolloin niissä itsessään on ohjeet kirjoittamiselle. Mallit otettiin käyttöön lokakuussa 2017.
Laureassa oli yleisesti todettu, että asiakirjamalleissa oli kehitettävää. Palautetta vanhojen mallien vaikeakäyttöisyydestä oli tullut mm. opiskelijoilta. Vanhoja malleja oli vuosien aikana muokattu eri tavoilla eri kampuksissa, jolloin mallien määrä oli kasvanut. Tämä oli lisännyt mallien sekavuutta, ja opiskelijat ja opettajat eivät enää tienneet mitä mallia käyttää.
Asiakirjamallien käyttöön liittyviä aikaisempia tutkimuksia oli vaikea löytää. Mallien kehittämiseen ja tekemiseen liittyvää kirjallisuutta on paljon. Näitä ovat tekstinkäsittelyohjelman omat ohjeistukset ja internetissä yritysten ja oppilaitosten laatimat ohjeet. Suomen standardisoimisliiton ohjeet määrittelevät suomalaisen asiakirjastandardin. Asiakirjamallien suunnittelussa hyödynnettiin myös tutkijan vuosien kokemusta mallien käytöstä ja kehittämisestä.
Työssä tutkittiin ensin mallien nykytilanne. Laurean opiskelijoilta ja henkilökunnalta kysyttiin sähköisessä haastattelututkimuksessa kokemuksia ja käyttötarpeita asiakirjamallien käytöstä. Suunniteltavien mallien määrä rajattiin kolmeen, joita arvioitiin myöhemmin työryhmän palavereissa. Kehitysvaiheen lopussa malleja testattiin käyttäjillä ja palautteen mukaan malleihin tehtiin muutoksia.
Työn tuloksena kehitettiin opiskelijoille ja henkilökunnalle opiskelun kannalta kolme oleellisinta asiakirjamallia. Asiakirjamallit noudattavat soveltuvien osin SFS-asiakirjastandardia ja Laurea-ammattikorkeankoulun brändikirjaa. Kehityt mallit ovat lyhyt asiakirja yleisten kirjeiden ja lyhyiden raporttien kirjoittamiseen. Pitkä asiakirja on tarkoitettu laajojen (pitkin) raporttien, etätehtävien ja projektisuunnitelmien kirjoittamiseen. Kolmas malli oli opinnäytemalli opiskelijoiden opinnäytetöiden kirjoittamiseen.
Lyhyestä ja pitkästä asiakirjamallista tehtiin sekä logolliset mallit ulkoiseen käyttöön ja logottomat mallit sisäiseen käyttöön. Mallit tehtiin ensiksi suomeksi ja sitten, kun ne oli todettu toimiviksi, mallit käännettiin englanniksi. Mallit pyrittiin tekemään itseohjaaviksi, jolloin niissä itsessään on ohjeet kirjoittamiselle. Mallit otettiin käyttöön lokakuussa 2017.