Personaladministration i en liten förening: Handbok för NJK
von Bonsdorff, Theresa (2018)
von Bonsdorff, Theresa
Yrkeshögskolan Arcada
2018
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018060111844
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018060111844
Tiivistelmä
Det här examensarbetet är ett beställningsarbete av Nyländska Jaktklubben r.f.
Sedan en ny lagstiftning år 2017 har många föreningar i Finland avregistrerats, och det är i en förenings intresse att upprätthålla sin aktivitet och verksamhet för att överleva. Föreningar med personal förutsätts även ha en uppdaterad dokumentation över personalen.
Syftet med detta arbete är att undersöka lagstiftade krav samt bästa praxis inom personaladministration, och sedan reda ut hur NJK har skött dessa ärenden tidigare. Resultatet är en handbok som kombinerar teorin om personaladministration med hur NJK sköter det i praktiken, som NJK kan använda vid sina personalprocesser i framtiden. Handboken innehåller även en riskanalys och förändringsförslag inom personaladministrationen.
Metoden som använts i arbetet är kvalitativ metod, enligt vilken strukturerade intervjuer är gjorda. Även praktikfallsmetoden har tillämpats, i och med att arbetet kombinerar existerande teori med egen undersökning. Intervjuobjekten är tre av en handfull anställda vid NJK. Teoridelen av arbetet består av olika lagar och förordningar avseende personaladministration. Dessa lagar och områden av personaladministration är valda för att passa just NJKs anställda. Intervjuguiderna baserar sig på teorin och intervjuobjekten i fråga är NJKs kanslichef, hamnchefen samt chefstränaren.
Efter att intervjuerna genomförts har själva handboken sammanställts, och den är enligt planen en kombination av teorin och respondenternas svar. Handboken går kapitelvis igenom teorin, och varje del av teorin komplimenteras med ett stycke som beskriver hur NJK sköter det personalärendet i fråga. Handboken innehåller även en riskanalys som är gjord på en riskanalysbotten enligt uppdragsgivarens önskan. I denna ingår förslag på åtgärder för att minska riskerna samt allmänna tips.
Avslutningsvis kan man konstatera att teori och praktik inte alltid är lätt att få att stämma överens, och att en liten förening nog skiljer sig från ett företag, såväl gällande ledningen som inom personalprocesser. Syftet med arbetet är uppfyllt, NJK har fått sin handbok och godkänt den, och tagit den i bruk. This thesis is a project written for the sailing club Nyländska Jaktklubben r.f. (NJK).
Since a new law in Finland was introduced regarding associations many old ones has been unregistered, thus it is in the biggest interest of an association to stay active and operative in order to survive. Associations with personnel are also supposed to have an updated staff documentation, in addition to other documentation needed for associations in general.The purpose with this thesis exam is to look into legislative requirements and best praxis in personnel management, and after that investigate how these matters has been taken care of at NJK in the past. The result is a handbook, or manual, which combines theory about personnel management and how NJK handles the matters, for NJKs use in the future. The handbook also contains a risk analysis and suggestions on how they can improve some personnel matters.
The method used in this thesis is a qualitative method, in which structured interviews has been conducted. Also, the case-study method has been practiced, due to the fact that this work combines existing theory with a new survey. The interviewees are three of a handful of workers at NJK. The theory part of this thesis consists of different laws and regulations regarding personnel administration. These laws and areas of personnel administration are chosen to fit the personnel at NJK. The interview guides are based on the theory and the interviewees in question are the office manager, the harbour manager and the chief coach.
After conducting the interviews, the handbook has been put together, and according to the plan it is a combination of the theory and the respondents’ answers. Each chapter of the handbook deals with a part of the theory, the laws, and is followed by a short description of NJK handles the matter in question. The risk analysis is also to be found in the handbook and includes tips on how to reduce or eliminate the risks, and some general suggestions.In conclusion one can say that theory and practice not always are easy to get to work together. A small association is different to a corporation in many ways. Lastly, the purpose is fulfilled, NJK has gotten their handbook and put it to use.
Sedan en ny lagstiftning år 2017 har många föreningar i Finland avregistrerats, och det är i en förenings intresse att upprätthålla sin aktivitet och verksamhet för att överleva. Föreningar med personal förutsätts även ha en uppdaterad dokumentation över personalen.
Syftet med detta arbete är att undersöka lagstiftade krav samt bästa praxis inom personaladministration, och sedan reda ut hur NJK har skött dessa ärenden tidigare. Resultatet är en handbok som kombinerar teorin om personaladministration med hur NJK sköter det i praktiken, som NJK kan använda vid sina personalprocesser i framtiden. Handboken innehåller även en riskanalys och förändringsförslag inom personaladministrationen.
Metoden som använts i arbetet är kvalitativ metod, enligt vilken strukturerade intervjuer är gjorda. Även praktikfallsmetoden har tillämpats, i och med att arbetet kombinerar existerande teori med egen undersökning. Intervjuobjekten är tre av en handfull anställda vid NJK. Teoridelen av arbetet består av olika lagar och förordningar avseende personaladministration. Dessa lagar och områden av personaladministration är valda för att passa just NJKs anställda. Intervjuguiderna baserar sig på teorin och intervjuobjekten i fråga är NJKs kanslichef, hamnchefen samt chefstränaren.
Efter att intervjuerna genomförts har själva handboken sammanställts, och den är enligt planen en kombination av teorin och respondenternas svar. Handboken går kapitelvis igenom teorin, och varje del av teorin komplimenteras med ett stycke som beskriver hur NJK sköter det personalärendet i fråga. Handboken innehåller även en riskanalys som är gjord på en riskanalysbotten enligt uppdragsgivarens önskan. I denna ingår förslag på åtgärder för att minska riskerna samt allmänna tips.
Avslutningsvis kan man konstatera att teori och praktik inte alltid är lätt att få att stämma överens, och att en liten förening nog skiljer sig från ett företag, såväl gällande ledningen som inom personalprocesser. Syftet med arbetet är uppfyllt, NJK har fått sin handbok och godkänt den, och tagit den i bruk.
Since a new law in Finland was introduced regarding associations many old ones has been unregistered, thus it is in the biggest interest of an association to stay active and operative in order to survive. Associations with personnel are also supposed to have an updated staff documentation, in addition to other documentation needed for associations in general.The purpose with this thesis exam is to look into legislative requirements and best praxis in personnel management, and after that investigate how these matters has been taken care of at NJK in the past. The result is a handbook, or manual, which combines theory about personnel management and how NJK handles the matters, for NJKs use in the future. The handbook also contains a risk analysis and suggestions on how they can improve some personnel matters.
The method used in this thesis is a qualitative method, in which structured interviews has been conducted. Also, the case-study method has been practiced, due to the fact that this work combines existing theory with a new survey. The interviewees are three of a handful of workers at NJK. The theory part of this thesis consists of different laws and regulations regarding personnel administration. These laws and areas of personnel administration are chosen to fit the personnel at NJK. The interview guides are based on the theory and the interviewees in question are the office manager, the harbour manager and the chief coach.
After conducting the interviews, the handbook has been put together, and according to the plan it is a combination of the theory and the respondents’ answers. Each chapter of the handbook deals with a part of the theory, the laws, and is followed by a short description of NJK handles the matter in question. The risk analysis is also to be found in the handbook and includes tips on how to reduce or eliminate the risks, and some general suggestions.In conclusion one can say that theory and practice not always are easy to get to work together. A small association is different to a corporation in many ways. Lastly, the purpose is fulfilled, NJK has gotten their handbook and put it to use.