Optimising pre-registration booths at the airport : A Slush case study
Thomasson, Gustav (2018)
Lataukset:
Thomasson, Gustav
Yrkeshögskolan Arcada
2018
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018053011325
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018053011325
Tiivistelmä
Företag kan gå miste om möjliga kunder om företagen misslyckas analysera och agera då personer undviker eller lämnar en kö. Därför kan kö-analys samt optimering ur ett logistik perspektiv möjligen gynna företag. Varje år tar sig ungefär 17500 personer till Helsingfors för att delta i tillväxt- och investeringsmässan Slush. Evenemangets volontärer organiserar registrering och förhandsregistrering före och under själva evenemangets lopp. Slush bidrog med idén till arbetet och syftet med avhandlingen var att bidra med analys av förhandsregistreringsprocessen samt rekommendationer om hur förhandsregistreringen kunde optimeras. Avgränsningen gällde endast förhandsregistreringen på Helsingfors-Vanda flygfält. Långsiktsplanen för Slush är att öka mängden förhandsregistreringar på flygfältet, eftersom det direkt minskar på mängden registreringar som behöver ske på själva evenemangsplatsen. Frågeställningen i avhandlingen var att undersöka kötiderna på flygfältet under år 2015 och 2016, samt vilka tekniska eller strategiska ändringar kunde bidra till en behagligare vänte-erfarenhet. Teoridelen inkluderade litteratur om evenemangsplanering av Getz, Bowdin och Tum samt kö-relaterade studier av Cameron och Gross. Som metoder användes både en kvalitativ och kvantitativ del. En ingående intervju gjordes med den huvudansvariga organisatören för förhandsregistreringen år 2016. Denna intervju gav värdefull insikt i organisationens resurser, förberedelser och processer. I den kvantitativa delen analyserades förhandsregistreringsdata från Slush datasystem (år 2015 gjordes 1060 och år 2016 1455 förhandsregistreringar) och kalkyler utfördes på tidsstämplarna. Dock möjliggjorde inte dessa enkla data en lika djup analys som hade önskats, utan ett antagande gjordes på basis av data och intervju att tidsskillnaden mellan tidsstämpel var en uppskattad processeringstid för deltagarna, processeringstiden låg mellan 60-120 sekunder per deltagare. Rekommendationerna berörde optimering samt sätt att göra vänte-erfarenheten behagligare. Rekommendationerna lydde:
• Ändra registreringsprogrammet så att det samlar in mångsidigare tidsrelaterade data
• Distrahera de köande deltagarna så att de inte fokuserar på själva väntetiden
• Implementera ett virtuellt kösystem (i mobiltelefonen) så att deltagaren kan fritt röra på sig medan hen väntar på sin tur
Denna avhandling kan förhoppningsvis vara till nytta för personer som planerar evenemang med en stor mängd besökare, ett längre sammandrag på svenska kan ses i bilaga 4. Businesses that fail to analyse and act on customers that abandon or avoid a queue could mean the loss of potential business income, thus applying queue and waiting experience optimisation out of a logistical perspective could benefit any business. Every year around 17500 people gather in Helsinki to attend the startup and investment event Slush. The event’s volunteers organise registration and pre-registration before and during the event. Slush provided the case study, and the aim was to analyse the pre-registration process and provide optimisation recommendations. The case study was limited to pre-registration at the Helsinki-Vantaa airport. The long-term goal for Slush is to increase the number of pre-registrations at the airport, as this directly decreases the number of needed registrations at the event venue. The research questions regarded the queue times at the airport in 2015 and 2016, as well as what technical or strategic changes could improve the wait experience. The theory was sourced from event management literature by Getz, Bowdin and Tum and queuing related studies by Cameron and Gross. Both qualitative and quantitative methods were used, attendee pre-registration ticket data from 2015 (1060) and 2016 (1455 tickets processed) was used for calculating and analysing the timestamps, as well as an extensive interview with the main pre-registration organiser for the year 2016. The interview gave valuable insights into the resources, preparation and processes concerning the pre-registration team. Based on the simple data available detailed analysis was not feasible, an assumption was formed based on the analysis and interview that the results indicated that an attendee could be expected to have been processed within the range of 60 to 120 seconds. The analysis combined with the interview provided the grounds for the main recommendations:
• Registration software modification that gathers more useful and accurate data
• Attendee distractions that can take the focus off queuing
• Virtual queuing that liberates the attendee from physically standing in a waiting line
This case study can hopefully be of use for individuals that plan events with a large number of attendees.
• Ändra registreringsprogrammet så att det samlar in mångsidigare tidsrelaterade data
• Distrahera de köande deltagarna så att de inte fokuserar på själva väntetiden
• Implementera ett virtuellt kösystem (i mobiltelefonen) så att deltagaren kan fritt röra på sig medan hen väntar på sin tur
Denna avhandling kan förhoppningsvis vara till nytta för personer som planerar evenemang med en stor mängd besökare, ett längre sammandrag på svenska kan ses i bilaga 4.
• Registration software modification that gathers more useful and accurate data
• Attendee distractions that can take the focus off queuing
• Virtual queuing that liberates the attendee from physically standing in a waiting line
This case study can hopefully be of use for individuals that plan events with a large number of attendees.